Als Freelancer:in trägst du die Verantwortung, korrekte und pünktliche Rechnungen zu stellen. Das klingt formal – ist aber dein Cashflow‑Turbo. In diesem Leitfaden erfährst du kompakt und praxisnah, welche Pflichtangaben 2025 zählen, wie du Sonderfälle wie Kleinunternehmerregelung, Kleinbetragsrechnung oder Reverse‑Charge sauber löst und wie dein Muster so aufgebaut ist, dass Auftraggeber sofort zahlen.
Warum eine saubere Rechnung 2025 noch wichtiger ist
Seit 2025 gilt in Deutschland eine E‑Rechnungs‑Pflicht mit Übergangsregeln im B2B‑Bereich. Heißt: Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, und auch Freelancer sollten ihre Prozesse darauf ausrichten. Für dich bedeutet das: Ein schlankes, rechtssicheres Rechnungs‑Setup spart Rückfragen, sorgt für schnellere Zahlungen und macht dich fit für die Umstellung.
Kurzüberblick: Was sich für dich in der Praxis ändert
Du kannst in der Übergangszeit weiterhin wie gewohnt fakturieren – vorausgesetzt, dein Business‑Kunde akzeptiert das Format. Gleichzeitig lohnt es sich, dein Muster jetzt so aufzubauen, dass alle Pflichtangaben sauber drin sind und du mit wenigen Klicks auf E‑Rechnung (z. B. XRechnung/ZUGFeRD) umstellen kannst. Wer das 2025 vorbereitet, spart 2026/27 doppelte Arbeit.
Die Pflichtangaben auf deiner Freelancer‑Rechnung
Damit Auftraggeber und Finanzamt nichts zu meckern haben, gehören bestimmte Angaben zwingend in jede Rechnung. Arbeite am besten mit einem fixen Grundgerüst, das du nur pro Auftrag füllst. So minimierst du Fehler und bleibst konsistent.
Identität & Kontakt
Dein vollständiger Name bzw. Firmierung, deine ladungsfähige Anschrift, E‑Mail und optional Telefonnummer. Nutze immer dieselbe Schreibweise wie im Impressum. Für EU‑Geschäfte gehört die USt‑IdNr. ins Brief‑/Rechnungskopf – national reicht alternativ die Steuernummer (nicht beide müssen erscheinen, die USt‑IdNr. ist aber für B2B EU sinnvoller).
Empfänger‑Daten
Vollständiger Name/Firma und Anschrift deines Auftraggebers. Prüfe bei Firmen die Rechtsform und die übliche Schreibweise in der Bestellung. Für internationale B2B‑Leistungen sollte die USt‑IdNr. des Kunden dokumentiert sein.
Rechnungs‑Basics
Vergib eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Verwende ein System, das Lücken vermeidet (z. B. JAHR‑MONAT‑laufende Nummer). Dazu kommen Rechnungsdatum sowie der Leistungszeitpunkt bzw. der Zeitraum, in dem du gearbeitet hast – der ist eigenständig anzugeben und nicht identisch mit dem Rechnungsdatum.
Leistungsbeschreibung
Beschreibe Menge, Art und Umfang nachvollziehbar. Statt „Design‑Leistung“ lieber „UX‑Design Sprint Woche 38/2025, Wireframes & Prototyping, 32h“. Paketpreise sind möglich, sollten aber so beschrieben werden, dass der Leistungsinhalt klar wird.
Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto
Führe das Netto‑Entgelt auf, den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 % bei begünstigten Leistungen), den ausgewiesenen Steuerbetrag und den Brutto‑Gesamtbetrag. Bei mehreren Positionen kann die Summe am Schluss stehen. Rabatte/Skonto regelst du transparent (siehe Steuer‑Tipp unten).
Zahlungsziel und Bankverbindung
Klare Zahlungsbedingungen vermeiden Mahnläufe: z. B. „Zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen“. Dazu IBAN, BIC (bei Auslandszahlungen) und Kontoinhaber. Optional: Referenz auf Bestellung/PO‑Nummer, damit das Controlling deines Kunden schneller anweist.
Sonderfälle, die du 2025 richtig lösen solltest
Freelancer‑Rechnungen sind nicht immer „Standard“. Diese Sonderfälle kommen oft vor – hier die Formulierungen und Stolperfallen.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Wenn du als Kleinunternehmer:in abrechnest, weist du keine Umsatzsteuer aus. Wichtig ist der klare Hinweis, damit der Kunde weiß, warum keine USt erscheint. Eine gängige Formulierung ist: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle übrigen Pflichtangaben bleiben bestehen – nur Steuersatz und Steuerbetrag entfallen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag (Brutto) bis 250 € gelten erleichterte Anforderungen. In der Praxis solltest du dennoch bei deinem Standard‑Template bleiben, damit du nicht versehentlich falsche Varianten mischst. Wenn du bewusst eine Kleinbetragsrechnung stellst, reichen u. a. Name/Anschrift des/der Leistenden, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Gesamtbetrag inkl. USt. Ein separates Ausweisen des Steuersatzes ist bei Kleinbetragsrechnungen nicht zwingend; viele Tools zeigen ihn dennoch zur Transparenz.
Reverse‑Charge (Steuerschuld verlagert)
Bei bestimmten Leistungen, z. B. an ausländische Unternehmer innerhalb der EU oder in speziellen Branchen, schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. In diesem Fall weist du keine USt aus und nimmst einen eindeutigen Hinweis in die Rechnung auf – typisch ist: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse‑Charge).“ Prüfe außerdem, ob die USt‑IdNr. beider Parteien auf der Rechnung aufgeführt ist und dokumentiere die Leistungsort‑Regel.
Auslandswährungen & Fremdsprachen
Rechnungen dürfen in Fremdwährung und/oder auf Englisch ausgestellt werden. Für deine Buchhaltung und die USt‑Voranmeldung zählt dennoch der Euro‑Betrag; nutze den amtlichen Umrechnungskurs (z. B. den EZB‑Referenzkurs am Leistungsdatum). Achte darauf, dass dein Tool den Steuerbetrag intern korrekt in EUR fortschreibt.
E‑Rechnung 2025: Was du konkret jetzt tun solltest
Die Pflicht zur strukturierten E‑Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD‑konform) wird in Deutschland schrittweise wirksam. Schon 2025 müssen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können. In der Übergangsphase kannst du – mit Einverständnis deines B2B‑Kunden – weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden. Mittel‑ bis langfristig führt jedoch kein Weg an der strukturierten E‑Rechnung vorbei. Für Solo‑Selbstständige ist das weniger dramatisch als es klingt: Moderne Rechnungs‑Tools erzeugen E‑Rechnungen per Klick.
Deine 5‑Punkte‑Checkliste für die Umstellung
- Tool prüfen: Kann dein Rechnungsprogramm XRechnung/ZUGFeRD erzeugen und E‑Rechnungen per E‑Mail/Portal versenden?
- Stammdaten pflegen: Firmenname, Anschrift, Bankdaten, USt‑IdNr., Standard‑Zahlungsziel und Standard‑Textbausteine einmal sauber hinterlegen.
- Nummernkreis festlegen: Jahresbezogener, lückenloser Aufbau – vermeidet Rückfragen der Buchhaltung.
- Vorlagentexte ergänzen: Bausteine für Kleinunternehmer, Reverse‑Charge, Skonto, Teil‑/Abschlagsrechnungen.
- Kunden abstimmen: Wichtig bei Großkunden – PO‑Nummer, Rechnungskanal, ggf. E‑Rechnungs‑Portal, Ansprechpartner.
Muster: So kann eine Freelancer‑Rechnung 2025 aussehen
Unten findest du eine textbasierte Vorlage, die du in dein Rechnungs‑Tool überträgst. Passe Felder und Formulierungen an dein Business an und speichere sie als Standard.
Rechnung – Musteraufbau (Textbausteine)
Rechnungssteller: Vor‑ und Nachname / Firma • Straße, Hausnummer • PLZ Ort • E‑Mail • USt‑IdNr. (oder Steuernummer)
Rechnung an: Firma/Name Kunde • Straße, Hausnummer • PLZ Ort • (USt‑IdNr. bei B2B EU)
Rechnungsnummer: 2025‑09‑001
Rechnungsdatum: 12.10.2025
Leistungszeitraum: 23.–27.09.2025
Betreff: UX‑Design Sprint Woche 39/2025
Position 1: UX‑Design, Konzeption & Prototyping, 32 Stunden × 85,00 € = 2.720,00 € netto
Zwischensumme netto: 2.720,00 €
Umsatzsteuer 19 %: 516,80 €
Rechnungsbetrag (brutto): 3.236,80 €
Zahlungsziel: zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen. Bitte überweisen Sie auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000, BIC ABCDDEFFXXX.
Optionaler Hinweis Skonto: Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto (Berechnung siehe unten).
Optional – Kleinunternehmer: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Optional – Reverse‑Charge: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse‑Charge).“
Steuer‑Tipp: Skonto richtig ausweisen und buchen
Skonto ist erlaubt – wichtig ist die korrekte Nettoberechnung. Variante A: Du ziehst in der Buchhaltung beim Zahlungseingang den Skonto‑Anteil netto vom Erlös ab und korrigierst die USt anteilig. Variante B: Du rechnest in der Rechnung beispielhaft vor („Skonto bei Zahlung bis TT.MM.: 2 % von 3.236,80 € = 64,74 € brutto / 54,41 € netto + 10,33 € USt“) – so hat die Kreditorenbuchhaltung deines Kunden sofort die richtige Zahl und zahlt schneller.
Weitere Praxistipps, die Ärger vermeiden
Formuliere das Leistungsdatum immer explizit, auch bei Sofort‑Leistungen. Hinterlege die Bestell‑/PO‑Nummer des Kunden im Kopf der Rechnung. Kennzeichne Teil‑ und Abschlagsrechnungen eindeutig (z. B. „Abschlagsrechnung 1/3 zum Projekt XY“). Für wiederkehrende Leistungen (Retainer) bietet sich ein fixiertes Abrechnungsintervall an (monatlich, zum Letzten). Prüfe bei Auslandsleistungen den Leistungsort und die richtige Steuerschuldnerschaft – im Zweifel kurz fachlich prüfen lassen.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
- Kein Leistungszeitraum angegeben: führt regelmäßig zu Rückfragen und Zahlungsstopp.
- Doppelte Nummern oder Lücken im Nummernkreis: die Buchhaltung deines Kunden schlägt Alarm.
- Kleinunternehmer ohne Hinweis: der Kunde sucht vergeblich die USt – das verzögert die Zahlung.
- Reverse‑Charge ohne eindeutigen Hinweis: kann beim Kunden zur falschen Behandlung führen.
- Ungenaue Leistungsbeschreibung: „Beratung“ ist zu dünn – konkretisiert die Tätigkeit, Dauer und Ergebnis.
Workflow: So schaffst du Rechnungen in <10 Minuten
Arbeite mit einer fixen Vorlage und Stammdaten. Für jeden Auftrag kopierst du die Vorlage, änderst Betreff, Zeitraum, Position und Betrag. Idealerweise erzeugst du Rechnungen direkt aus deinem Projekt‑/Zeiterfassungstool. Wiederkehrende Kunden bekommen ein identisches Layout – das senkt Rückfragen. Und: PDFs sauber benennen (JAHR‑MONAT‑KUNDE‑RENR), damit dein Kunde sie eindeutig ablegen kann. Wer bereits E‑Rechnungen versendet, hält zusätzlich die strukturierten Felder (Kundennummer, PO, Leistungszeitraum, Zahlungsziel) konsistent.
Checkliste: Dein rechtssicheres Rechnungs‑Template
- Absender‑Daten vollständig
- Empfänger‑Daten vollständig
- Einmalige Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum & Leistungszeitpunkt/‑zeitraum
- Leistungsbeschreibung nachvollziehbar
- Netto‑Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto
- Zahlungsziel & Bankverbindung
- Optional: Hinweis § 19 UStG (Kleinunternehmer)
- Optional: Reverse‑Charge‑Hinweis
- Optional: PO‑/Referenznummer, Skonto, Teil‑/Abschlagskennzeichnung
Fazit: 2025 professionell fakturieren – und schneller bezahlt werden
Mit einem klaren Muster, sauberen Pflichtangaben und zwei, drei Textbausteinen deckst du 99 % deiner Rechnungsfälle ab. Stelle jetzt auf ein zukunftsfähiges Setup um, halte die E‑Rechnungs‑Felder konsistent und nimm dir 30 Minuten, um deine Vorlage wasserdicht zu machen. Das zahlt sich jeden Monat in weniger Rückfragen und planbarer Liquidität aus.