Eine Wohnung zu vermieten klingt finanziell zunächst unkompliziert: Der Mieter zahlt jeden Monat seine Miete, ein Teil der laufenden Kosten wird über die Nebenkosten abgerechnet und dem Eigentümer bleibt ein regelmäßiger Überschuss. In der Praxis ist die Rechnung deutlich umfangreicher. Reparaturen, Verwaltung, mögliche Leerstände, Finanzierungskosten, nicht umlagefähiges Hausgeld und steuerliche Besonderheiten können einen erheblichen Teil der Mieteinnahmen aufzehren.

Besonders wichtig ist deshalb die Unterscheidung zwischen Kosten, die über die Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, und Ausgaben, die beim Vermieter verbleiben. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören grundsätzlich nicht zu den Betriebskosten. Der Vermieter ist außerdem verpflichtet, die Wohnung während der Mietzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten.

Wer eine Wohnung vermieten möchte, sollte deshalb nicht nur fragen: „Wie hoch ist meine mögliche Miete?“, sondern vor allem: „Welcher Betrag bleibt nach allen Kosten tatsächlich übrig?“ Genau diese zweite Rechnung entscheidet darüber, ob sich die Vermietung finanziell trägt.

Welche Kosten entstehen beim Vermieten einer Wohnung?

Die Ausgaben eines Vermieters lassen sich grob in drei Gruppen einteilen. Es gibt laufende Betriebskosten, die unter bestimmten Voraussetzungen auf den Mieter umgelegt werden können. Daneben stehen Kosten, die wirtschaftlich beim Eigentümer verbleiben. Hinzu kommen größere, unregelmäßige Belastungen wie Reparaturen, Modernisierungen oder Sonderumlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft.

Diese Trennung ist wichtig, weil selbst ein hohes monatliches Hausgeld nicht automatisch bedeutet, dass der Vermieter denselben Betrag aus eigener Tasche bezahlen muss. Umgekehrt darf aber auch nicht angenommen werden, dass sämtliche laufenden Ausgaben einfach über die Nebenkostenabrechnung an den Mieter weitergegeben werden können.

Welche Betriebskosten der Mieter tatsächlich tragen muss, hängt zusätzlich vom Mietvertrag ab. Das Bürgerliche Gesetzbuch erlaubt die Übertragung von Betriebskosten auf den Mieter, wenn eine entsprechende Vereinbarung besteht. Ohne wirksame Vereinbarung trägt grundsätzlich der Vermieter die auf der Mietsache ruhenden Lasten.

Umlagefähige Nebenkosten sind kein Vermietergewinn

Ein häufiger Denkfehler entsteht bei der Warmmiete. Zahlt ein Mieter beispielsweise 900 Euro Kaltmiete und 250 Euro Nebenkostenvorauszahlung, fließen zwar jeden Monat 1.150 Euro auf das Vermieterkonto. Wirtschaftlich sind die zusätzlichen 250 Euro jedoch kein Ertrag, den der Vermieter frei verwenden kann.

Aus diesen Vorauszahlungen werden etwa Wasser, Abwasser, Müllentsorgung, Grundsteuer, Gebäudereinigung oder Heizkosten bezahlt. Sind die tatsächlichen Kosten höher als die geleisteten Vorauszahlungen, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Nachzahlung entstehen. Sind sie niedriger, erhält der Mieter regelmäßig ein Guthaben zurück.

Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen muss jährlich abgerechnet werden. Für die Verteilung gelten außerdem gesetzliche Regeln. Ist kein anderer zulässiger Maßstab vereinbart, werden Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt; verbrauchsabhängige Kosten müssen dagegen ihrem Verbrauch beziehungsweise ihrer Verursachung entsprechend berücksichtigt werden.

Für Vermieter bedeutet das: Die Warmmiete eignet sich kaum, um die Rentabilität einer Wohnung zu beurteilen. Ausgangspunkt einer seriösen Kalkulation sollte die Nettokaltmiete sein.

Diese Kosten bleiben normalerweise beim Vermieter

Besonders relevant für die Rendite sind die Kosten, die nicht auf den Mieter übertragen werden können. Dazu gehören vor allem Verwaltung und Instandhaltung. Wer diese Ausgaben in seiner Kalkulation übersieht, kann eine vermeintlich lukrative Wohnung schnell zu positiv bewerten.

Bei einer einzelnen Eigentumswohnung können beispielsweise Kosten für den WEG-Verwalter, bestimmte Kontoführungs- oder Verwaltungskosten sowie Teile des Hausgeldes beim Eigentümer verbleiben. Zusätzlich können Kosten innerhalb der Wohnung entstehen: Eine defekte Heizungsanlage, undichte Leitungen, Schäden an fest eingebauten Einrichtungen oder notwendige Arbeiten an Fenstern und anderen Bauteilen können – abhängig vom konkreten Fall – Sache des Vermieters sein.

Einzelne kleinere Reparaturen können zwar unter bestimmten Voraussetzungen über eine wirksame Kleinreparaturklausel im Mietvertrag auf den Mieter übertragen werden. Das ändert jedoch nichts am Grundprinzip: Die Erhaltung der Mietsache bleibt grundsätzlich Aufgabe des Vermieters. Eine pauschale Klausel, nach der der Mieter sämtliche Reparaturen übernimmt, löst dieses Problem nicht.

Gerade bei älteren Wohnungen ist deshalb eine eigene Liquiditätsreserve sinnvoll. Wer sämtliche monatlichen Überschüsse verbraucht und erst bei einer größeren Reparatur über die Finanzierung nachdenkt, trägt ein unnötiges Risiko.

Eigentumswohnung: Das Hausgeld richtig einordnen

Bei vermieteten Eigentumswohnungen gehört das Hausgeld zu den wichtigsten Zahlen. Der Eigentümer zahlt es an die Wohnungseigentümergemeinschaft, doch das Hausgeld besteht aus verschiedenen Bestandteilen.

Ein Teil betrifft Betriebskosten, die bei entsprechender mietvertraglicher Regelung auf den Mieter umgelegt werden können. Andere Bestandteile bleiben beim Eigentümer. Dazu zählen insbesondere Verwaltungskosten und Zuführungen zur Erhaltungsrücklage der Gemeinschaft.

Genau deshalb genügt es nicht, beim Kauf einer Wohnung lediglich zu fragen, wie hoch das monatliche Hausgeld ist. Aussagekräftiger ist die Aufteilung. Bei einem Hausgeld von beispielsweise 350 Euro im Monat können vielleicht 230 Euro auf den Mieter umlagefähig sein, während 120 Euro wirtschaftlich beim Eigentümer verbleiben. Bei einer anderen Wohnung kann das Verhältnis völlig anders aussehen.

Hinzu kommen mögliche Sonderumlagen. Reicht die Erhaltungsrücklage der Gemeinschaft beispielsweise für eine größere Dachsanierung, Fassadenarbeit oder den Austausch technischer Anlagen nicht aus, können die Eigentümer zusätzliche Zahlungen beschließen. Eine vermietete Wohnung kann deshalb trotz positiver Monatskalkulation kurzfristig einen erheblichen Liquiditätsbedarf verursachen.

Auch steuerlich ist die Erhaltungsrücklage besonders zu betrachten. Zahlungen eines Wohnungseigentümers in die Erhaltungsrücklage sind nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht bereits bei Einzahlung als Werbungskosten abziehbar. Ein entsprechender Werbungskostenabzug kommt grundsätzlich erst in Betracht, wenn die Gemeinschaft die Mittel tatsächlich für steuerlich berücksichtigungsfähige Erhaltungsmaßnahmen verwendet.

Wie viel sollte ein Vermieter für Reparaturen zurücklegen?

Eine allgemeingültige monatliche Rücklage gibt es nicht. Der finanzielle Bedarf hängt stark vom Gebäudealter, Zustand, Umfang des Gemeinschaftseigentums, der Ausstattung und bereits geplanten Sanierungen ab.

Eine Wohnung in einem relativ neuen Mehrfamilienhaus mit solider Erhaltungsrücklage kann kurzfristig deutlich geringere Eigentümerkosten verursachen als eine Wohnung in einem älteren Gebäude mit Sanierungsstau. Bei letzterem können bereits Dach, Fassade, Leitungen, Fenster oder Heiztechnik erhebliche Summen erfordern.

Für die persönliche Kalkulation ist deshalb eine objektbezogene Betrachtung sinnvoller als eine starre Pauschale. Bei einer Eigentumswohnung sollten vor dem Kauf oder spätestens vor der Vermietung insbesondere Wirtschaftsplan, Jahresabrechnungen, Höhe der Erhaltungsrücklage und Protokolle vergangener Eigentümerversammlungen geprüft werden. Dort finden sich häufig Hinweise auf Maßnahmen, die in den nächsten Jahren finanziell relevant werden könnten.

Für Arbeiten innerhalb der Wohnung benötigt der Vermieter zusätzlich eine eigene Reserve. Selbst wenn das Gemeinschaftseigentum finanziell gut aufgestellt ist, bezahlt die WEG nicht automatisch eine defekte Einbauküche, beschädigte Sanitäreinrichtungen oder sämtliche Reparaturen am Sondereigentum.

Beispiel: Was von 900 Euro Kaltmiete tatsächlich übrig bleiben kann

Wie stark sich Eigentümerkosten auf das Ergebnis auswirken, zeigt eine vereinfachte Modellrechnung. Angenommen, eine Wohnung bringt 900 Euro Nettokaltmiete im Monat. Das entspricht 10.800 Euro Kaltmiete im Jahr.

Zusätzlich überweist der Mieter beispielsweise 250 Euro monatliche Betriebskostenvorauszahlung. Diese 3.000 Euro pro Jahr werden hier nicht als Ertrag gerechnet, weil ihnen entsprechende Betriebskosten gegenüberstehen.

Der Eigentümer trägt im Beispiel jährlich 1.800 Euro Darlehenszinsen, 360 Euro Verwaltungskosten, 1.200 Euro tatsächlich angefallene beziehungsweise kalkulatorisch berücksichtigte Erhaltungsaufwendungen und weitere 500 Euro nicht umlagefähige Kosten. Für Leerstand, Mietausfall oder kleinere ungeplante Ausgaben werden zusätzlich 400 Euro einkalkuliert.

Damit verbleiben von 10.800 Euro Kaltmiete zunächst rund 6.540 Euro vor Tilgung und Einkommensteuer.

Wird für das Immobiliendarlehen zusätzlich eine jährliche Tilgung von 3.600 Euro gezahlt, verbleiben liquide 2.940 Euro beziehungsweise rund 245 Euro im Monat. Die Tilgung ist allerdings nicht einfach „verloren“: Sie reduziert die Darlehensschuld und erhöht damit rechnerisch das Eigenkapital des Eigentümers in der Immobilie.

Gleichzeitig zeigt das Beispiel, warum die monatliche Kaltmiete nicht mit einem freien Einkommen gleichgesetzt werden darf. Von ursprünglich 900 Euro Miete bleiben in dieser Modellrechnung nur rund 245 Euro monatlicher Liquiditätsüberschuss – noch vor der individuellen Einkommensteuer.

Finanzierung: Zinsen und Tilgung haben unterschiedliche Wirkung

Bei finanzierten Immobilien muss zwischen Zinsen und Tilgung unterschieden werden. Beides belastet zwar das Bankkonto des Vermieters, steuerlich handelt es sich aber um unterschiedliche Vorgänge.

Schuldzinsen, die wirtschaftlich mit der Vermietung zusammenhängen, können grundsätzlich Werbungskosten darstellen. Die Tilgung des Darlehens ist dagegen keine Werbungskostenposition. Sie reduziert lediglich die offene Darlehensschuld.

Dadurch können sich steuerliches Ergebnis und tatsächlicher Kontostand erheblich unterscheiden. Ein Vermieter kann beispielsweise steuerlich einen Überschuss erzielen, obwohl ein großer Teil der Mieteinnahmen für die Tilgung des Darlehens benötigt wird. Umgekehrt können Abschreibungen das steuerpflichtige Ergebnis reduzieren, obwohl dadurch kein Geld vom Konto abgeflossen ist.

Für die Beurteilung einer vermieteten Immobilie sind deshalb mindestens zwei Rechnungen sinnvoll: eine Liquiditätsrechnung und eine steuerliche Rechnung.

Steuern auf Mieteinnahmen

Einkünfte aus der Vermietung einer Wohnung gehören grundsätzlich zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Versteuert wird dabei nicht einfach die gesamte vereinnahmte Kaltmiete. Den Einnahmen können steuerlich anerkannte Werbungskosten gegenüberstehen.

Dazu können beispielsweise Darlehenszinsen, bestimmte Versicherungen, Verwaltungskosten, tatsächlich getragene Erhaltungsaufwendungen und weitere vermietungsbezogene Ausgaben gehören. Zusätzlich kann für den Gebäudeanteil eine Abschreibung berücksichtigt werden. Grund und Boden wird dagegen nicht abgeschrieben.

Bei Wohngebäuden richtet sich die reguläre lineare Gebäudeabschreibung unter anderem nach dem Fertigstellungszeitpunkt. Für Gebäude, die nach dem 31. Dezember 2022 fertiggestellt wurden, sieht das Einkommensteuergesetz grundsätzlich 3 Prozent jährlich vor. Für viele ältere Wohngebäude gelten 2 Prozent beziehungsweise bei sehr alten Gebäuden 2,5 Prozent.

Steuerliche Regeln sollten dennoch nicht isoliert betrachtet werden. Entscheidend ist die konkrete Immobilie. Anschaffungskosten müssen beispielsweise zwischen Gebäude und Grundstück aufgeteilt werden, größere Modernisierungen können anders behandelt werden als laufende Reparaturen und bestimmte Kosten gehören zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Besonders relevant ist die Grenze für sogenannte anschaffungsnahe Herstellungskosten. Übersteigen Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung – ohne Umsatzsteuer gerechnet – 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes, können die betreffenden Aufwendungen steuerlich als Herstellungskosten behandelt werden. Dann ist ein sofortiger vollständiger Werbungskostenabzug regelmäßig nicht möglich.

Wer eine sanierungsbedürftige Wohnung kauft und unmittelbar danach umfangreich renovieren möchte, sollte diesen Punkt deshalb bereits vor Beginn der Arbeiten berücksichtigen.

Günstige Vermietung an Angehörige kann steuerliche Folgen haben

Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn eine Wohnung deutlich unterhalb der ortsüblichen Miete vermietet wird, beispielsweise an Kinder, Eltern oder andere Angehörige.

Liegt das Entgelt für eine Wohnungsvermietung unter 50 Prozent der ortsüblichen Marktmiete, wird die Überlassung steuerlich in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufgeteilt. Bei einer auf Dauer angelegten Wohnungsvermietung gilt sie bei mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Miete grundsätzlich als entgeltlich. Im Bereich zwischen diesen beiden Grenzen kann eine zusätzliche steuerliche Prüfung erforderlich werden.

Eine besonders niedrige Familienmiete kann deshalb dazu führen, dass Werbungskosten nicht in dem Umfang berücksichtigt werden können, den der Vermieter erwartet. Bei solchen Gestaltungen lohnt sich eine individuelle steuerliche Prüfung.

Die Miethöhe darf nicht beliebig festgelegt werden

Auch die Kaltmiete kann nicht in jedem Fall völlig frei gewählt werden. Liegt die Wohnung in einem Gebiet, das durch Landesverordnung als angespannter Wohnungsmarkt bestimmt wurde, kann die sogenannte Mietpreisbremse greifen.

Bei einer Neuvermietung darf die Miete dort grundsätzlich höchstens zehn Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen. Die Regelungen zu Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt können nach derzeitiger Gesetzeslage längstens bis Ende 2029 gelten. Gleichzeitig bestehen Ausnahmen und Sonderregelungen, etwa für bestimmte Neubauten, die erste Vermietung nach umfassender Modernisierung oder in bestimmten Fällen bei einer bereits höheren Vormiete.

Vor Abschluss eines Mietvertrags sollte deshalb geprüft werden, ob für die betreffende Stadt oder Gemeinde eine entsprechende Landesverordnung gilt und welche ortsübliche Vergleichsmiete zugrunde gelegt werden kann.

Wer sich auf bestimmte Ausnahmen von der Mietpreisbremse beruft, muss außerdem Informationspflichten gegenüber dem zukünftigen Mieter beachten. Eine hohe gewünschte Miete sollte daher nicht einfach aus vergleichbaren Immobilienanzeigen übernommen werden.

Der Mietvertrag entscheidet über viele finanzielle Details

Ein guter Mietvertrag schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern beeinflusst unmittelbar die wirtschaftliche Seite der Vermietung. Besonders wichtig ist eine klare Regelung der Betriebskosten.

Werden Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, müssen diese später abgerechnet werden. Bei einer Betriebskostenpauschale funktioniert die Abrechnung dagegen anders. Auch Vereinbarungen über Kleinreparaturen, Schönheitsreparaturen oder Staffelmieten können finanzielle Auswirkungen haben, sind jedoch nicht automatisch wirksam, nur weil sie in einer Vorlage stehen.

Vermieter sollten deshalb vermeiden, irgendeinen alten Mustermietvertrag aus dem Internet zu übernehmen. Mietrecht entwickelt sich durch Gesetzgebung und Rechtsprechung kontinuierlich weiter. Eine Klausel, die früher verbreitet war, kann heute unwirksam oder für den konkreten Mietvertrag ungeeignet sein.

Die Mietkaution gehört nicht zum Vermögen des Vermieters

Eine Kaution schützt den Vermieter beispielsweise gegen bestimmte offene Forderungen aus dem Mietverhältnis. Sie ist jedoch kein zusätzlicher Vermietungsertrag.

Bei Wohnraum darf eine vereinbarte Mietsicherheit grundsätzlich höchstens drei Monatsmieten ohne ausgewiesene Betriebskosten betragen. Eine als Geldsumme geleistete Kaution darf der Mieter in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen leisten. Der Vermieter muss eine Geldkaution grundsätzlich getrennt von seinem eigenen Vermögen anlegen; die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit.

Die Kaution sollte deshalb buchhalterisch und tatsächlich von den eigenen Einnahmen getrennt behandelt werden. Wer sie auf das gewöhnliche Privatkonto überweist und anschließend für laufende Ausgaben verwendet, behandelt fremdes Sicherungsvermögen wie eigenes Geld.

Energieausweis und Immobilienanzeige

Vor einer Neuvermietung muss auch die energetische Dokumentation geprüft werden. Für eine zu vermietende Wohnung beziehungsweise das zugehörige Gebäude muss grundsätzlich ein gültiger Energieausweis vorhanden sein, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

Bei einer Besichtigung ist der Energieausweis beziehungsweise eine Kopie grundsätzlich spätestens dort vorzulegen. Bei einer Vermietungsanzeige in kommerziellen Medien müssen bei vorhandenem Energieausweis außerdem bestimmte Angaben veröffentlicht werden, darunter etwa Art des Energieausweises, Energiekennwert, wesentlicher Energieträger und bei Wohngebäuden grundsätzlich auch Baujahr und Energieeffizienzklasse.

Dieser Punkt ist nicht nur Formalität. Die energetische Qualität einer Wohnung beeinflusst zunehmend auch deren laufende Kosten und damit die Attraktivität für Mieter.

Heizkosten verursachen zusätzliche Abrechnungspflichten

Bei zentral beheizten Mehrfamilienhäusern gelten besondere Anforderungen an die Verbrauchserfassung und Heizkostenabrechnung. Heiz- und Warmwasserkosten müssen grundsätzlich verbrauchsabhängig erfasst und verteilt werden.

Sind fernablesbare Messgeräte installiert, bestehen außerdem regelmäßige Informationspflichten über den Verbrauch. Für ältere, noch nicht fernablesbare Ausstattung sieht die Heizkostenverordnung grundsätzlich eine Nachrüstung beziehungsweise einen Austausch bis Ende 2026 vor, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Für private Vermieter kann das zunächst technisch wirken, finanziell ist es aber relevant. Fehler bei der Verbrauchserfassung oder bei gesetzlich vorgeschriebenen Informationen können Kürzungsrechte des Mieters auslösen. Die Heizkostenabrechnung sollte deshalb nicht als gewöhnlicher Bestandteil der Nebenkostenabrechnung nebenbei behandelt werden.

CO₂-Kosten können teilweise beim Vermieter bleiben

Bei bestimmten fossilen Heizsystemen können die im Energiepreis enthaltenen CO₂-Kosten nicht vollständig auf den Mieter übertragen werden. Bei Wohngebäuden richtet sich die Aufteilung grundsätzlich nach dem CO₂-Ausstoß des Gebäudes beziehungsweise der Wohnung.

Das bestehende Stufenmodell reicht von sehr effizienten Gebäuden, bei denen der Mieter den CO₂-Kostenanteil grundsätzlich vollständig trägt, bis zu besonders emissionsintensiven Gebäuden, bei denen bis zu 95 Prozent dieser Kosten dem Vermieter zugeordnet werden können.

Damit entsteht für Vermieter älterer energetisch schwacher Gebäude ein zusätzlicher wirtschaftlicher Faktor. Eine hohe Kaltmiete kann langfristig weniger aussagekräftig sein, wenn gleichzeitig Energieverbrauch, Modernisierungsbedarf und nicht umlagefähige Energiekosten steigen.

Weitere Pflichten beim Einzug

Mit der Schlüsselübergabe endet die Arbeit des Vermieters nicht. Beim Einzug benötigt der Mieter regelmäßig eine Wohnungsgeberbestätigung für seine Anmeldung bei der Meldebehörde. Der Wohnungsgeber ist gesetzlich verpflichtet, beim Meldevorgang mitzuwirken und den Einzug innerhalb der gesetzlichen Frist zu bestätigen.

Sinnvoll ist außerdem ein ausführliches Übergabeprotokoll. Darin sollten Zählerstände, Anzahl der übergebenen Schlüssel, vorhandene Schäden und der Zustand wichtiger Einrichtungen dokumentiert werden. Fotos können die Dokumentation ergänzen.

Auch Vorgaben zu Rauchwarnmeldern müssen Vermieter berücksichtigen. Die konkreten Pflichten richten sich nach den jeweiligen landesrechtlichen Regelungen. Gerade bei Wohnungen in einem anderen Bundesland sollte deshalb nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass dieselben Anforderungen gelten wie am eigenen Wohnort.

Leerstand und Mietausfall gehören in jede Kalkulation

Viele Renditeberechnungen setzen zwölf vollständig bezahlte Monatsmieten voraus. Langfristig kann das zu optimistisch sein.

Zwischen zwei Mietverhältnissen können einige Wochen ohne Einnahmen liegen. Gleichzeitig laufen Finanzierung, nicht umlagefähiges Hausgeld, Grundkosten und gegebenenfalls Renovierungsarbeiten weiter. Noch belastender kann ein Mieter sein, der seine Miete verspätet oder überhaupt nicht zahlt.

Eine konservative Kalkulation berücksichtigt deshalb einen Sicherheitsabschlag. Das muss nicht bedeuten, jedes Jahr mit mehreren Monaten Leerstand zu rechnen. Schon eine kleine jährliche Reserve verhindert jedoch, dass eine Rechnung nur dann funktioniert, wenn über Jahrzehnte jede einzelne Miete pünktlich eingeht und niemals eine Wohnung leer steht.

Besonders knapp kalkulierte Immobilien reagieren empfindlich auf solche Abweichungen. Wer nach Zins, Tilgung und laufenden Eigentümerkosten lediglich 50 Euro monatlichen Überschuss erzielt, kann bereits durch eine einzige größere Reparatur den Überschuss mehrerer Jahre verlieren.

Vermieten bedeutet auch Verwaltungsarbeit

Bei nur einer Wohnung wird dieser Punkt leicht unterschätzt. Vermietung erzeugt regelmäßig organisatorische Aufgaben: Zahlungen kontrollieren, Rechnungen sortieren, Abrechnungen erstellen, Handwerker koordinieren, mit der Hausverwaltung kommunizieren, steuerliche Unterlagen vorbereiten und auf Anliegen des Mieters reagieren.

Wer diese Arbeiten selbst erledigt, spart zwar externe Verwaltungskosten, investiert dafür eigene Zeit. Wer einen Dienstleister beauftragt, muss dessen Kosten in der Renditerechnung berücksichtigen. Verwaltungskosten gehören grundsätzlich nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.

Eine vermietete Wohnung ist deshalb keine vollständig passive Geldanlage. Der Verwaltungsaufwand kann gering sein, wenn Wohnung, Mieter und Eigentümergemeinschaft problemlos funktionieren. In schwierigen Phasen kann er jedoch deutlich steigen.

Wann lohnt sich die Vermietung finanziell?

Eine Wohnung kann trotz aller Kosten wirtschaftlich attraktiv sein. Entscheidend ist aber nicht die Bruttomietrendite allein.

Eine gute Kalkulation berücksichtigt Nettokaltmiete, nicht umlagefähige Kosten, Instandhaltung, Finanzierung, mögliche Leerstände, steuerliche Effekte und zukünftigen Investitionsbedarf. Bei einer Eigentumswohnung sollte zusätzlich betrachtet werden, wie solide die WEG finanziell aufgestellt ist.

Auch die Tilgung darf nicht falsch bewertet werden. Sie belastet zwar die laufende Liquidität, baut gleichzeitig aber Darlehensschuld ab. Eine Immobilie kann deshalb einen eher kleinen monatlichen Überschuss erzeugen und trotzdem langfristig Vermögen aufbauen. Umgekehrt kann eine Wohnung mit scheinbar guter Mietrendite unattraktiv sein, wenn hoher Sanierungsbedarf oder eine schwache Eigentümergemeinschaft erhebliche zusätzliche Kosten erwarten lassen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, ob die Miete höher ist als die Kreditrate. Relevant ist der gesamte Geldfluss.

Checkliste: Vor der ersten Vermietung

1. Realistische Nettokaltmiete und ortsübliche Vergleichsmiete prüfen.
2. Prüfen, ob für den Standort die Mietpreisbremse oder andere lokale Vorgaben gelten.
3. Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten sauber trennen.
4. Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan und WEG-Rücklage prüfen.
5. Rücklage für Reparaturen und ungeplante Ausgaben einplanen.
6. Gültigen Energieausweis kontrollieren und Pflichtangaben für die Anzeige übernehmen.
7. Rechtlich aktuellen Mietvertrag verwenden.
8. Betriebskosten und Verteilerschlüssel eindeutig regeln.
9. Mietkaution getrennt vom eigenen Vermögen verwalten.
10. Übergabeprotokoll, Zählerstände und Wohnungsgeberbestätigung vorbereiten.
11. Steuerliche Behandlung von Zinsen, Abschreibung und Renovierungen klären.
12. Liquiditätsrechnung auch mit Leerstand oder größeren Reparaturen durchspielen.

Häufige Fehler bei privaten Vermietern

Einer der häufigsten Fehler ist eine Renditeberechnung allein auf Basis der Kaltmiete. Wer beispielsweise 900 Euro monatliche Miete einer Kreditrate von 700 Euro gegenüberstellt und daraus einen Gewinn von 200 Euro ableitet, blendet Verwaltung, Reparaturen, nicht umlagefähiges Hausgeld, Leerstand und Steuern aus.

Ebenso problematisch ist es, das gesamte Hausgeld automatisch als Mieternebenkosten anzusehen. Gerade bei Eigentumswohnungen können darin erhebliche Eigentümerkosten und Beiträge zur Erhaltungsrücklage enthalten sein.

Auch zu geringe finanzielle Reserven können teuer werden. Eigentümer sollten nicht davon ausgehen, dass eine große Reparatur immer Jahre im Voraus angekündigt wird. Ein Leitungswasserschaden, ein technischer Defekt oder eine kurzfristig beschlossene Sonderumlage kann deutlich früher Liquidität erfordern.

Ein weiterer Fehler besteht darin, steuerliche Vorteile mit tatsächlichem Gewinn gleichzusetzen. Eine Abschreibung reduziert beispielsweise den steuerpflichtigen Überschuss, stellt aber keinen zusätzlichen Geldeingang dar. Umgekehrt belastet die Tilgung die Liquidität, obwohl sie steuerlich grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehbar ist.

Fazit: Entscheidend ist nicht die Miete, sondern was nach allen Kosten bleibt

Eine Wohnung zu vermieten kann regelmäßige Einnahmen erzeugen und langfristig zum Vermögensaufbau beitragen. Vermieter übernehmen dafür jedoch weit mehr als die Aufgabe, einmal im Monat die Miete zu erhalten. Sie tragen Verantwortung für den Zustand der Wohnung, müssen Abrechnungs- und Informationspflichten erfüllen und benötigen ausreichend finanzielle Reserven für nicht umlagefähige Kosten und größere Maßnahmen.

Der wichtigste Unterschied liegt zwischen umlagefähigen Betriebskosten und echten Eigentümerkosten. Grundsteuer, Wasser oder Müll können bei entsprechender Vereinbarung regelmäßig über die Betriebskosten abgerechnet werden. Verwaltung, Instandhaltung, Erhaltungsrücklagen und Finanzierung bleiben dagegen ganz oder teilweise Sache des Eigentümers.

Wer eine Wohnung vermieten möchte, sollte deshalb vor dem ersten Mietvertrag eine vollständige Jahresrechnung erstellen. Erst wenn Kaltmiete, nicht umlagefähige Kosten, Finanzierung, Rücklagen, mögliche Leerstände und steuerliche Auswirkungen gemeinsam betrachtet werden, lässt sich einschätzen, wie rentabel die Vermietung tatsächlich ist.

Häufige Fragen zu Kosten und Pflichten beim Vermieten einer Wohnung

Wer erstmals vermietet, stößt häufig erst nach und nach auf einzelne Kostenpositionen und rechtliche Pflichten. Die folgenden Fragen betreffen Punkte, die für die praktische Vermietung besonders relevant sind.

Welche Kosten darf ein Vermieter auf den Mieter umlegen?

Umlagefähig sind grundsätzlich nur Betriebskosten, deren Übernahme wirksam vereinbart wurde und die nach den gesetzlichen Vorgaben umlagefähig sind. Dazu können beispielsweise Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Gebäudereinigung oder bestimmte Versicherungen gehören. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Reparaturkosten gehören grundsätzlich nicht dazu.

Muss der Vermieter jede Reparatur bezahlen?

Die Pflicht zur Erhaltung der Wohnung liegt grundsätzlich beim Vermieter. Bei bestimmten kleineren Schäden kann allerdings eine wirksame Kleinreparaturklausel dazu führen, dass der Mieter innerhalb enger Grenzen an Kosten beteiligt wird. Größere Reparaturen lassen sich dadurch nicht pauschal auf den Mieter übertragen.

Wie hoch darf die Mietkaution sein?

Bei Wohnraum darf eine vereinbarte Kaution grundsätzlich maximal drei Nettokaltmieten betragen. Der Mieter ist bei einer Geldkaution berechtigt, diese in drei Monatsraten zu zahlen. Das Geld muss grundsätzlich getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden.

Muss ich Mieteinnahmen versteuern?

Mieteinnahmen gehören grundsätzlich zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Versteuert wird jedoch nicht automatisch die komplette Kaltmiete, da steuerlich anerkannte Werbungskosten gegengerechnet werden können. Welche Aufwendungen im Einzelfall berücksichtigt werden können, hängt von der jeweiligen Immobilie und der Art der Kosten ab.

Kann ich die Kreditrate steuerlich absetzen?

Nicht die gesamte Kreditrate. Der auf die vermietete Immobilie entfallende Zinsanteil kann grundsätzlich Werbungskosten darstellen. Die Tilgung reduziert dagegen lediglich die Darlehensschuld und ist normalerweise nicht als Werbungskosten abziehbar.

Wie viel Rücklage braucht ein privater Vermieter?

Eine feste gesetzliche oder wirtschaftlich immer passende Höhe gibt es nicht. Entscheidend sind Alter und Zustand des Gebäudes, vorhandene WEG-Rücklagen, technische Ausstattung und absehbare Sanierungen. Je älter oder reparaturanfälliger die Immobilie ist, desto größer sollte der finanzielle Puffer ausfallen.

Was passiert bei einer Sonderumlage der Eigentümergemeinschaft?

Beschließt eine Wohnungseigentümergemeinschaft eine Sonderumlage, muss der Eigentümer seinen Anteil entsprechend dem Beschluss tragen. Eine solche Zahlung kann die Liquidität erheblich belasten und lässt sich nicht automatisch auf den Mieter übertragen. Vor dem Kauf einer Wohnung lohnt deshalb der Blick in Versammlungsprotokolle und geplante Sanierungsmaßnahmen.

Brauche ich bei jeder Vermietung einen Energieausweis?

Bei der Vermietung einer Wohnung beziehungsweise eines Gebäudes muss grundsätzlich ein gültiger Energieausweis vorhanden sein, soweit keine gesetzliche Ausnahme besteht. Bei Besichtigungen bestehen Vorlagepflichten, außerdem müssen bei kommerziellen Immobilienanzeigen bestimmte Angaben aus einem vorhandenen Energieausweis veröffentlicht werden.