Inkassokosten prüfen: Welche Gebühren sind zulässig und welche nicht?

Du erhältst eine Inkassoforderung über eine ursprünglich offene Rechnung von 150 Euro. Plötzlich sollst Du jedoch deutlich mehr bezahlen, weil das Inkassounternehmen zusätzlich Gebühren, Mahnkosten, Zinsen und weitere Auslagen berechnet. Doch welche dieser Kosten sind überhaupt zulässig?

Die wichtigste Antwort lautet: Inkassokosten dürfen nicht beliebig hoch sein. Sie müssen grundsätzlich auf einer berechtigten Forderung beruhen, als ersatzfähiger Schaden entstanden sein und sich innerhalb der gesetzlichen Grenzen bewegen. Auch wenn Du eine Rechnung tatsächlich nicht bezahlt hast, musst Du deshalb nicht automatisch jede zusätzliche Gebühr akzeptieren.

Entscheidend sind unter anderem der Zeitpunkt des Zahlungsverzugs, die Höhe der ursprünglichen Forderung, der tatsächliche Aufwand des Inkassounternehmens und die einzelnen Positionen der Kostenaufstellung. Dieser Ratgeber zeigt Dir, wie Du Inkassogebühren nachvollziehbar überprüfst, welche Beträge bei typischen Forderungen entstehen können und wie Du vorgehst, wenn ein Inkassounternehmen zu viel Geld verlangt.

Wann musst Du Inkassokosten überhaupt bezahlen?

Bevor Du die Höhe einzelner Inkassogebühren überprüfst, solltest Du klären, ob Du überhaupt verpflichtet bist, diese Kosten zu übernehmen. Denn selbst eine formal korrekt berechnete Inkassogebühr ist nicht automatisch erstattungsfähig.

Inkassokosten werden üblicherweise als sogenannter Verzugsschaden geltend gemacht. Gemeint sind zusätzliche Kosten, die einem Gläubiger dadurch entstehen, dass eine fällige Forderung nicht rechtzeitig beglichen wird. Beauftragt er deshalb ein Inkassounternehmen, können die notwendigen und angemessenen Kosten unter bestimmten Voraussetzungen auf den Schuldner übertragen werden.

Dafür müssen grundsätzlich drei Voraussetzungen erfüllt sein: Die ursprüngliche Forderung muss berechtigt sein, Du musst Dich mit der Zahlung im Verzug befinden und die geltend gemachten Kosten müssen tatsächlich als ersatzfähiger Schaden entstanden sein.

Die ursprüngliche Forderung muss berechtigt sein

Ausgangspunkt jeder Kostenprüfung ist die sogenannte Hauptforderung. Dabei handelt es sich beispielsweise um den Kaufpreis einer Bestellung, eine unbezahlte Telefonrechnung oder eine offene Vergütung für eine tatsächlich erbrachte Dienstleistung.

Hat es den behaupteten Vertrag nie gegeben, wurde die Rechnung bereits vollständig bezahlt oder besteht der Zahlungsanspruch aus anderen Gründen nicht, fehlt regelmäßig auch die Grundlage für die darauf gestützten Inkassokosten.

Das gilt beispielsweise bei einer unberechtigten Forderung aus einem angeblich abgeschlossenen Online-Abonnement. Kann das Unternehmen keinen wirksamen Vertrag nachweisen, musst Du nicht allein deshalb Inkassogebühren bezahlen, weil ein Inkassobüro eingeschaltet wurde.

Prüfe deshalb zunächst, ob Du die ursprüngliche Rechnung kennst, ob der Betrag stimmt und ob bereits geleistete Zahlungen berücksichtigt wurden. Bei einer teilweise berechtigten Forderung musst Du zwischen dem unstreitigen und dem streitigen Betrag unterscheiden.

Du musst Dich grundsätzlich im Zahlungsverzug befinden

Eine unbezahlte Rechnung bedeutet nicht in jedem Fall, dass Du bereits im rechtlichen Sinne im Verzug bist. Nach § 286 BGB tritt Zahlungsverzug normalerweise ein, wenn eine Forderung fällig ist und Du nach einer entsprechenden Mahnung nicht bezahlst. Allerdings gibt es wichtige Ausnahmen.

Eine Mahnung kann beispielsweise entbehrlich sein, wenn ein verbindlicher Zahlungstermin bereits nach dem Kalender bestimmt wurde. Auch bei bestimmten Rücklastschriften kann Verzug ohne vorherige Mahnung eintreten.

Für gewöhnliche Entgeltforderungen gilt außerdem die sogenannte 30-Tage-Regelung: Als Verbraucher gerätst Du spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Rechtsfolge hinweist und Du nicht bezahlst. Ein solcher Hinweis ist nicht erforderlich, wenn der Verzug bereits aus einem anderen gesetzlichen Grund eingetreten ist.

Wird ein Inkassounternehmen dagegen eingeschaltet, bevor Du überhaupt in Verzug geraten bist, sind dessen Kosten nicht ohne Weiteres als Verzugsschaden auf Dich übertragbar.

Die Kosten müssen notwendig und erstattungsfähig sein

Auch bei einer berechtigten Hauptforderung und bestehendem Zahlungsverzug darf der Gläubiger nicht jede beliebige Ausgabe auf Dich abwälzen.

Die Einschaltung eines Inkassounternehmens muss im konkreten Zusammenhang als Maßnahme zur Durchsetzung der Forderung grundsätzlich erforderlich und zweckmäßig sein. Außerdem muss der Gläubiger seine Pflicht beachten, einen Schaden nicht unnötig zu vergrößern.

Eine weitere zentrale Grenze enthält § 13e Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG). Danach kann ein Gläubiger die Kosten eines Inkassodienstleisters nur bis zu der Höhe als Schaden ersetzt verlangen, die ein Rechtsanwalt für eine entsprechende Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz verlangen könnte.

Diese gesetzliche Obergrenze bedeutet allerdings nicht, dass immer automatisch der höchstmögliche Betrag verlangt werden darf. Entscheidend bleibt, welche Kosten tatsächlich entstanden sind und welcher Gebührenansatz für den konkreten Fall gerechtfertigt ist.

Wie hoch dürfen Inkassogebühren sein?

Die Höhe zulässiger Inkassogebühren richtet sich insbesondere nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Dabei spielt zunächst der Gegenstandswert eine Rolle. Bei einer gewöhnlichen Geldforderung entspricht dieser im außergerichtlichen Inkassoverfahren regelmäßig der geltend gemachten Hauptforderung.

Das Gesetz sieht unterschiedliche Gebührenstufen vor. Innerhalb dieser Stufen wird eine sogenannte einfache Gebühr festgelegt, die anschließend mit einem bestimmten Gebührensatz multipliziert wird.

Für eine unbestrittene Forderung gelten bei Inkassodienstleistungen besondere Grenzen. In einfachen Fällen darf grundsätzlich nur eine 0,5-Geschäftsgebühr verlangt werden. Im Regelfall liegt der Gebührensatz höchstens bei 0,9. Nur bei einer besonders umfangreichen oder besonders schwierigen Inkassodienstleistung darf dieser Wert überschritten werden, wobei höchstens ein Satz von 1,3 zulässig ist.

Die 0,5-Gebühr bei einfachen Inkassofällen

Ein einfacher Fall liegt nach den gesetzlichen Vorgaben in der Regel vor, wenn die Forderung innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung des Inkassounternehmens beglichen wird.

Ein typisches Beispiel: Du hast eine Rechnung über 200 Euro übersehen, befindest Dich bereits im Zahlungsverzug und erhältst erstmals Post von einem Inkassobüro. Du erkennst die Forderung an und bezahlst sie innerhalb der genannten zwei Wochen.

Unter diesen Voraussetzungen ist regelmäßig nur eine Geschäftsgebühr mit dem Faktor 0,5 gerechtfertigt.

Nach der seit dem 1. Juni 2025 geltenden Gebührentabelle beträgt die einfache Gebühr bei einem Gegenstandswert bis 500 Euro 51,50 Euro. Daraus ergibt sich für einen einfachen Inkassofall eine Geschäftsgebühr von 25,75 Euro. Zusätzlich können die gesetzlich vorgesehenen Auslagen und gegebenenfalls Umsatzsteuer hinzukommen.

Entscheidend ist, dass die Begleichung innerhalb der ersten zwei Wochen nach dem ersten Inkassoschreiben ein gesetzlich ausdrücklich genanntes Regelbeispiel für einen einfachen Fall ist.

Die 0,9-Gebühr im Regelfall

Wird eine unbestrittene Forderung nicht innerhalb der ersten zwei Wochen beglichen und sind weitere Inkassobemühungen erforderlich, kann grundsätzlich ein höherer Gebührenansatz gerechtfertigt sein.

Für gewöhnliche außergerichtliche Inkassodienstleistungen bei unbestrittenen Forderungen liegt die gesetzliche Grenze im Regelfall bei einem Gebührensatz von 0,9.

Bei einer Hauptforderung von 200 Euro ergibt sich daraus auf Grundlage der aktuellen Gebührentabelle eine Geschäftsgebühr von 46,35 Euro.

Allerdings darf ein Inkassounternehmen nicht für jedes weitere Schreiben eine neue vollständige Geschäftsgebühr abrechnen. Die Gebühr deckt die Tätigkeit innerhalb derselben außergerichtlichen Angelegenheit grundsätzlich insgesamt ab.

Mehrere Mahnschreiben, die sich auf dieselbe Forderung beziehen, führen daher nicht automatisch dazu, dass die Geschäftsgebühr mehrfach entsteht.

Die 1,3-Gebühr bei besonders schwierigen Fällen

Bei einer unbestrittenen Forderung darf die Geschäftsgebühr nur dann über den Satz von 0,9 hinausgehen, wenn die Inkassodienstleistung besonders umfangreich oder besonders schwierig war.

Ein bloßes Standardschreiben, eine automatisierte Zahlungserinnerung oder die übliche Überwachung eines Zahlungseingangs rechtfertigen nicht allein einen solchen Aufschlag.

Verlangt ein Inkassounternehmen eine Geschäftsgebühr von 1,3, solltest Du deshalb eine nachvollziehbare Erklärung dafür verlangen, weshalb gerade Dein Fall eine besonders schwierige oder umfangreiche Bearbeitung erforderlich gemacht haben soll.

Die gesetzliche Höchstgrenze stellt keine Pauschale dar, die bei jedem länger laufenden Inkassoverfahren ausgeschöpft werden darf. Ist die Forderung tatsächlich bestritten, kann eine andere gebührenrechtliche Beurteilung erforderlich sein. Auch dann müssen Gebührenhöhe und Erstattungsfähigkeit anhand der konkreten Tätigkeit geprüft werden.

Inkassokosten berechnen: Drei konkrete Rechenbeispiele

Anhand typischer Forderungsbeträge lässt sich nachvollziehen, wie Inkassogebühren entstehen. Die folgenden Beispiele verwenden die seit dem 1. Juni 2025 geltende RVG-Gebührentabelle und die gesetzlichen Gebührensätze für unbestrittene Forderungen.

Berücksichtigt werden ausschließlich die Geschäftsgebühr und die mögliche Post- und Telekommunikationspauschale. Umsatzsteuer, Verzugszinsen und sonstige berechtigte Kosten sind zunächst nicht enthalten.

Bei der Forderung über 45 Euro kommt die besondere Gebührenregelung für unbestrittene Forderungen bis 50 Euro zur Anwendung. Sie sieht eine einfache Gebühr von 31,50 Euro vor. Daraus ergibt sich bei einem Satz von 0,5 die Geschäftsgebühr von 15,75 Euro.

Bei den beiden Beispielen mit einer Hauptforderung von 200 Euro beträgt die einfache Gebühr jeweils 51,50 Euro. Der Unterschied zwischen den Ergebnissen entsteht ausschließlich durch den angewendeten Gebührensatz.

Die Auslagenpauschale wird mit 20 Prozent der jeweiligen Geschäftsgebühr berechnet. Sie ist bei dieser gesetzlichen Berechnungsart auf höchstens 20 Euro begrenzt.

Wichtig ist außerdem, dass auf erstattungsfähige Inkassoleistungen Umsatzsteuer hinzukommen kann. Dies gilt jedoch nicht uneingeschränkt. Kann der Gläubiger die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, stellt sie für ihn insoweit keinen ersatzfähigen Schaden dar.

Die Beispielbeträge sind deshalb keine allgemeingültigen Endbeträge. Sie zeigen, wie die gesetzliche Gebührenstruktur funktioniert und welche Berechnung Du mit der Kostenaufstellung Deines Inkassounternehmens vergleichen kannst.

Bei älteren Inkassoaufträgen kann noch eine frühere Gebührentabelle maßgeblich sein. Das Datum des Inkassoschreibens allein entscheidet nicht immer darüber, welche Fassung des Gebührenrechts anzuwenden ist.

Welche zusätzlichen Inkassokosten sind zulässig?

Neben der eigentlichen Geschäftsgebühr enthalten Inkassoforderungen häufig weitere Positionen. Dazu gehören Mahnkosten, Verzugszinsen, Auslagen, Rücklastschriftkosten und gegebenenfalls Gebühren für eine Zahlungsvereinbarung.

Diese Positionen müssen einzeln geprüft werden. Die Tatsache, dass eine zusätzliche Gebühr auf einer Kostenaufstellung erscheint, bedeutet noch nicht, dass sie rechtmäßig ist.

Post- und Telekommunikationskosten

Nach Nummer 7002 des Vergütungsverzeichnisses zum RVG kann eine Pauschale für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen berechnet werden.

Sie beträgt 20 Prozent der maßgeblichen Gebühren, höchstens jedoch 20 Euro. Alternativ können nach den gesetzlichen Voraussetzungen tatsächlich entstandene Post- und Telekommunikationsentgelte abgerechnet werden.

Eine solche Auslagenpauschale darf nicht mit einer weiteren beliebigen Verwaltungspauschale verwechselt werden. Insbesondere können allgemeine Betriebskosten nicht einfach zusätzlich berechnet werden, wenn sie bereits durch die Geschäftsgebühr abgegolten sind.

Bei einer Forderung über 200 Euro mit einer 0,5-Geschäftsgebühr von 25,75 Euro beträgt die rechnerische Auslagenpauschale beispielsweise 5,15 Euro.

Mahnkosten des ursprünglichen Gläubigers

Auch der ursprüngliche Gläubiger kann unter bestimmten Voraussetzungen Mahnkosten als Verzugsschaden verlangen. Erstattungsfähig sind grundsätzlich die erforderlichen zusätzlichen Sachkosten einer Mahnung, beispielsweise tatsächlich angefallenes Porto und angemessene Kosten für Papier und Druck.

Nicht erstattungsfähig sind dagegen normalerweise allgemeine Personalkosten oder pauschale Verwaltungskosten für die eigene Forderungsbearbeitung.

Besonders wichtig ist die erste Mahnung, durch die der Zahlungsverzug überhaupt erst herbeigeführt wird. Ihre Kosten können grundsätzlich noch nicht als Schaden aus einem bereits bestehenden Zahlungsverzug verlangt werden. Bestand der Verzug dagegen schon vorher, muss die Situation anders beurteilt werden.

Für Mahnkosten existiert kein allgemeiner gesetzlicher Pauschalbetrag, der unabhängig vom tatsächlichen Aufwand immer verlangt werden darf. Eine Forderung von beispielsweise fünf oder zehn Euro pro Mahnung sollte deshalb nicht ungeprüft akzeptiert werden.

Bei elektronisch versendeten Mahnungen fallen häufig keine nennenswerten zusätzlichen Versandkosten an. Auch hier darf ein Unternehmen nicht einfach fiktive Kosten berechnen.

Verzugszinsen

Befindest Du Dich mit einer Geldforderung im Verzug, kann der Gläubiger grundsätzlich Verzugszinsen verlangen.

Bei den üblichen Forderungen gegen Verbraucher beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz nach § 288 Absatz 1 BGB fünf Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz.

Die Zinsen werden anhand der offenen Forderung, des maßgeblichen Zinssatzes und der Dauer des Verzugs berechnet. Weil sich der Basiszinssatz ändern kann, muss eine längere Verzugsdauer gegebenenfalls in unterschiedliche Berechnungszeiträume unterteilt werden.

Das Inkassounternehmen muss bei geltend gemachten Zinsen die zu verzinsende Forderung, den Zinssatz und den Berechnungszeitraum angeben. Diese Angaben sind wichtig, damit Du eine fehlerhafte Zinsberechnung erkennen kannst.

Verlangt das Unternehmen einen höheren Zinssatz als den gesetzlichen Verzugszinssatz, muss es gesondert erklären, auf welcher Grundlage dieser höhere Anspruch beruhen soll.

Rücklastschriftkosten

Konnte eine vereinbarte Lastschrift wegen mangelnder Kontodeckung nicht eingelöst werden, können dem Gläubiger zusätzliche Bankkosten entstehen.

Solche tatsächlich entstandenen und erforderlichen Kosten können grundsätzlich erstattungsfähig sein, wenn Du die Rücklastschrift zu vertreten hast.

Anders kann die Situation aussehen, wenn eine Lastschrift unberechtigt eingezogen wurde oder der Fehler im Verantwortungsbereich des Zahlungsempfängers lag.

Prüfe deshalb, ob die berechneten Rücklastschriftkosten tatsächlich angefallen sind und ob sie nachvollziehbar nachgewiesen werden können. Eine beliebige Bearbeitungsgebühr ist nicht automatisch mit einem echten Bankentgelt gleichzusetzen.

Kosten einer notwendigen Adressermittlung

Bist Du umgezogen, hast Deine neue Anschrift trotz einer entsprechenden Verpflichtung nicht mitgeteilt und musste der Gläubiger deshalb Deine Adresse ermitteln lassen, können notwendige Ermittlungskosten im Einzelfall erstattungsfähig sein.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Position mit der Bezeichnung „Adressermittlung“ berechtigt ist.

Hat der Gläubiger Deine aktuelle Anschrift bereits erhalten oder war eine zusätzliche Ermittlung offensichtlich unnötig, solltest Du die Kosten beanstanden.

Verlange bei entsprechenden Forderungen eine Erklärung, wann die Ermittlung durchgeführt wurde, weshalb sie erforderlich war und welche Kosten tatsächlich angefallen sind.

Welche Inkassogebühren sind unzulässig oder besonders kritisch?

Inkassoforderungen enthalten mitunter Positionen, die zusätzlich zur eigentlichen Geschäftsgebühr erhoben werden, obwohl sie keinen eigenständigen erstattungsfähigen Schaden darstellen.

Insbesondere allgemeine Verwaltungskosten und mehrfach berechnete Gebühren sollten genauer untersucht werden.

Kontoführungsgebühren und laufende Verwaltungskosten

Inkassounternehmen berechnen gelegentlich sogenannte Kontoführungsgebühren. Gemeint ist damit beispielsweise die Überwachung des Forderungskontos oder die Kontrolle eingehender Zahlungen.

Solche Tätigkeiten gehören grundsätzlich zur normalen Inkassobearbeitung und werden bereits durch die Geschäftsgebühr abgegolten.

Zusätzliche Gebühren für die bloße Führung eines Forderungskontos musst Du deshalb grundsätzlich nicht akzeptieren.

Ähnliches gilt für allgemeine Bearbeitungskosten, interne Verwaltungspauschalen oder Kosten der gewöhnlichen Zahlungsüberwachung. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung der Position, sondern ob tatsächlich eine eigenständig erstattungsfähige Leistung oder ein konkreter zusätzlicher Schaden vorliegt.

Mehrfach berechnete Geschäftsgebühren

Ein weiteres Warnsignal liegt vor, wenn ein Inkassounternehmen für dieselbe außergerichtliche Angelegenheit wiederholt vollständige Geschäftsgebühren verlangt.

Schickt das Unternehmen beispielsweise zunächst eine Zahlungsaufforderung und später zwei weitere Mahnungen, entsteht dadurch nicht automatisch jedes Mal ein neuer vollständiger Gebührenanspruch.

Die Geschäftsgebühr vergütet grundsätzlich die Tätigkeit in derselben Angelegenheit. Ein zusätzlicher Brief kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auswirkungen auf die Einordnung des Bearbeitungsumfangs haben, rechtfertigt aber keine beliebige Vervielfachung der Gebühr.

Wird die Forderung nacheinander von verschiedenen Dienstleistern bearbeitet, solltest Du ebenfalls prüfen lassen, ob tatsächlich zusätzliche erstattungsfähige Kosten entstanden sind oder ob unnötige Mehrkosten weitergegeben werden sollen.

Inkassogebühren für eine selbst gekaufte Forderung

Manche Inkassounternehmen kaufen offene Forderungen auf. Sie werden dadurch selbst zum neuen Gläubiger und versuchen anschließend, das Geld im eigenen Namen einzutreiben.

Für die bloße Bearbeitung einer solchen eigenen Forderung können sie grundsätzlich keine zusätzlichen Inkassodienstleisterkosten so verlangen, als hätten sie einen fremden Dienstleister mit der Einziehung beauftragt.

Das liegt daran, dass die eigene Forderungsverwaltung keinen entsprechenden externen Verzugsschaden erzeugt.

Davon zu unterscheiden sind bereits zuvor wirksam entstandene Nebenforderungen und mögliche später tatsächlich entstehende, gesondert zu prüfende Rechtsverfolgungskosten. Der Forderungskauf lässt bestehende berechtigte Ansprüche nicht automatisch entfallen.

Umsatzsteuer ohne erstattungsfähigen Schaden

Bei Inkassokosten taucht häufig zusätzlich Umsatzsteuer auf. Entscheidend ist, ob diese Steuer den ursprünglichen Gläubiger wirtschaftlich tatsächlich belastet.

Kann der Gläubiger die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, fehlt es insoweit an einem erstattungsfähigen Schaden. Das Inkassounternehmen darf sie dann nicht einfach zusätzlich auf Dich überwälzen.

Nach § 13a RDG muss ein Inkassodienstleister bei der Geltendmachung entsprechender Umsatzsteuerbeträge ausdrücklich erklären, dass sein Auftraggeber diese Beträge nicht als Vorsteuer abziehen kann.

Fehlt diese Erklärung oder bestehen Zweifel an der Berechnung, solltest Du eine entsprechende Erläuterung verlangen.

Darf ein Inkassounternehmen gleichzeitig Anwaltskosten verlangen?

Ein Gläubiger darf grundsätzlich entscheiden, ob er zur Durchsetzung seiner Forderung ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt einschaltet.

Problematisch wird es allerdings, wenn für dieselbe Forderung zunächst ein Inkassobüro und anschließend zusätzlich ein Rechtsanwalt beauftragt werden und sämtliche Gebühren ohne Einschränkung auf Dich übertragen werden sollen.

§ 13f RDG begrenzt den erstattungsfähigen Schaden grundsätzlich auf die Höhe der Kosten, die bei alleiniger Beauftragung eines Rechtsanwalts entstanden wären. Diese Begrenzung betrifft sowohl außergerichtliche als auch gerichtliche Aufträge.

Eine wichtige Ausnahme besteht, wenn Du die Forderung erst nach Beauftragung des Inkassounternehmens bestritten hast und gerade dieses Bestreiten Anlass für die zusätzliche Beauftragung eines Rechtsanwalts gegeben hat.

Es wäre deshalb falsch, gleichzeitig geltend gemachte Inkasso- und Anwaltskosten immer vollständig für unzulässig zu erklären. Ebenso wenig darfst Du aber davon ausgehen, dass jede doppelte Kostenaufstellung automatisch gerechtfertigt ist.

Verlange insbesondere eine nachvollziehbare Aufstellung der jeweiligen Tätigkeiten, der angewandten Gebühren und gegebenenfalls der erforderlichen Gebührenanrechnung. Bei erheblichen Beträgen oder bereits laufenden Gerichtsverfahren kann eine rechtliche Einzelfallprüfung sinnvoll sein.

Welche Kosten können durch eine Ratenzahlung entstehen?

Kannst Du die gesamte Forderung nicht auf einmal begleichen, bietet das Inkassounternehmen möglicherweise eine Ratenzahlung an.

Eine solche Vereinbarung kann helfen, eine berechtigte Forderung geordnet zurückzuzahlen. Sie kann allerdings auch zusätzliche Kosten verursachen.

Für die Mitwirkung an einer entsprechenden Zahlungsvereinbarung sieht das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz unter bestimmten Voraussetzungen eine Einigungsgebühr mit dem Gebührensatz 0,7 vor. Der maßgebliche Gegenstandswert beträgt bei einer solchen Zahlungsvereinbarung nach § 31b RVG grundsätzlich 50 Prozent des Anspruchs.

Diese Gebühr entsteht jedoch nicht automatisch bei jeder formlosen Bitte um Zahlungsaufschub. Entscheidend sind die konkreten gesetzlichen Voraussetzungen sowie die Vereinbarung und ihre Erstattungsfähigkeit.

Bevor ein Inkassodienstleister mit Dir eine Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarung trifft, muss er Dich über die dadurch entstehenden Kosten in Textform informieren.

Prüfe außerdem, ob die angebotene Vereinbarung ein Schuldanerkenntnis enthält. Damit könntest Du nicht nur die ursprüngliche Rechnung, sondern auch bisher streitige Gebühren anerkennen.

Auch ein Verzicht auf Einwendungen, Angaben zu Arbeitgeber und Kontoverbindungen oder weitreichende Abtretungen gehören nicht selbstverständlich zu einer notwendigen Ratenzahlungsregelung.

Besonders kritisch sind kleine Monatsraten, wenn laufende Zinsen und zusätzliche Kosten dazu führen, dass die Gesamtverschuldung kaum sinkt. Eine tragfähige Vereinbarung sollte deshalb den anerkannten Gesamtbetrag, sämtliche Kosten, den Zahlungsplan und die Behandlung weiterer Zinsen eindeutig regeln.

So kannst Du überhöhte Inkassokosten zurückweisen

Hältst Du einzelne Inkassokosten für unberechtigt, musst Du nicht zwangsläufig die vollständige Hauptforderung bestreiten.

Du kannst ausdrücklich zwischen dem Betrag unterscheiden, den Du tatsächlich schuldest, und den zusätzlich verlangten Gebühren, deren Berechtigung Du anzweifelst.

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, weil ein Streit über möglicherweise überhöhte Inkassokosten nicht dazu führen sollte, dass eine eindeutig berechtigte Hauptforderung unnötig weiter anwächst.

Verlange eine vollständige Kostenaufstellung

Das Inkassounternehmen muss bereits bei der ersten Geltendmachung einer Forderung gegenüber einer Privatperson bestimmte Angaben klar und verständlich übermitteln.

Dazu gehören insbesondere Informationen über den Auftraggeber, den Forderungsgrund und die geltend gemachten Inkassokosten einschließlich ihrer Art, Höhe und ihres Entstehungsgrundes.

Bei Verzugszinsen sind zusätzlich die Berechnungsgrundlagen anzugeben.

Fordere fehlende Informationen schriftlich nach. Bitte um eine nachvollziehbare Aufstellung, aus der die ursprüngliche Rechnung, sämtliche Zahlungen, Gebühren, Zinsen und zusätzlichen Auslagen hervorgehen.

Du solltest erkennen können, wie das Unternehmen vom ursprünglichen Rechnungsbetrag zum aktuell geforderten Gesamtbetrag gelangt.

Widersprich unberechtigten Positionen ausdrücklich

Stellst Du fest, dass beispielsweise eine Kontoführungsgebühr berechnet wurde oder eine Geschäftsgebühr offensichtlich überhöht erscheint, solltest Du den betreffenden Betrag schriftlich beanstanden.

Nenne die strittigen Positionen möglichst genau. Erkläre, weshalb Du diese nicht anerkennst, und fordere eine korrigierte Forderungsaufstellung beziehungsweise eine nachvollziehbare Begründung.

Ein bloßer Anruf ist weniger günstig, weil sich sein Inhalt später möglicherweise nicht nachweisen lässt.

Bewahre Dein Schreiben und den Versandnachweis auf. Bei wichtigen Einwendungen kann ein Einwurfeinschreiben sinnvoll sein.

Wichtig: Ein außergerichtlicher Widerspruch gegen ein Inkassoschreiben ersetzt keinen Widerspruch gegen einen späteren gerichtlichen Mahnbescheid.

Bezahle unstreitige Beträge gezielt

Ist die Hauptforderung zweifelsfrei berechtigt und kannst Du sie bezahlen, kann es sinnvoll sein, diesen Betrag unabhängig vom Streit über zusätzliche Gebühren zu begleichen.

Dabei solltest Du eine eindeutige Tilgungsbestimmung verwenden und schriftlich erklären, dass Deine Zahlung ausschließlich auf die bezeichnete Hauptforderung erfolgen soll und Du die strittigen Nebenforderungen nicht anerkennst.

Ohne eine solche Bestimmung sieht § 367 BGB grundsätzlich vor, dass eine nicht zur vollständigen Tilgung ausreichende Zahlung zuerst auf Kosten, anschließend auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung angerechnet wird.

Allerdings darf der Gläubiger eine Zahlung ablehnen, wenn Du eine abweichende Anrechnung bestimmst. Eine Tilgungsbestimmung garantiert daher nicht, dass der Empfänger sie in jedem Fall akzeptieren muss.

Lasse bei einer Ablehnung oder widersprüchlichen Abrechnung die weitere Vorgehensweise prüfen.

Checkliste

Mit dieser Checkliste kannst Du eine Inkassoforderung systematisch kontrollieren und die wichtigsten Informationen für einen möglichen Widerspruch zusammenstellen.

1. Originalrechnung und Hauptforderung kontrollieren

Vergleiche die geltend gemachte Hauptforderung mit der ursprünglichen Rechnung, dem zugrunde liegenden Vertrag und Deinen Zahlungsnachweisen. Kontrolliere insbesondere, ob bereits geleistete Zahlungen vollständig berücksichtigt wurden und ob überhaupt ein wirksamer Zahlungsanspruch besteht.

2. Zeitpunkt des Zahlungsverzugs feststellen

Prüfe, wann die Forderung fällig wurde, ob eine Mahnung erforderlich war und ob Du Dich bereits vor der Beauftragung des Inkassounternehmens im Verzug befunden hast. Bewahre Mahnungen, Rechnungen und relevante Vertragsunterlagen auf.

3. Geschäftsgebühr nachrechnen

Vergleiche die Hauptforderung mit der maßgeblichen RVG-Gebührentabelle. Prüfe anschließend den angesetzten Gebührenfaktor. Bei einer unbestrittenen Forderung, die innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Inkassozahlungsaufforderung beglichen wurde, ist regelmäßig der Satz von 0,5 maßgeblich.

4. Sämtliche Zusatzkosten einzeln prüfen

Kontrolliere Mahnkosten, Verzugszinsen, Auslagen, Umsatzsteuer und mögliche Gebühren einer Zahlungsvereinbarung. Verlange für unklare Positionen eine nachvollziehbare Begründung und gegebenenfalls geeignete Nachweise.

5. Unberechtigte Gebühren schriftlich beanstanden

Teile dem Inkassounternehmen mit, welche Positionen Du bestreitest. Verlange eine korrigierte Abrechnung und dokumentiere sämtliche Schreiben. Unterschreibe keine Vereinbarung, mit der Du ungeprüfte Kosten oder die vollständige Gesamtforderung anerkennst.

6. Gerichtliche Schreiben gesondert behandeln

Erhältst Du einen gerichtlichen Mahnbescheid, prüfe ihn unabhängig von Deinem bisherigen Schriftwechsel mit dem Inkassounternehmen. Gegen einen Mahnbescheid kann grundsätzlich innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Widerspruch eingelegt werden, auch beschränkt auf bestimmte Forderungsteile. Bei einem Vollstreckungsbescheid ist die ebenfalls grundsätzlich zweiwöchige Einspruchsfrist besonders wichtig.

Wo bekommst Du Hilfe bei strittigen Inkassokosten?

Nicht jede Inkassoforderung lässt sich ohne rechtliche Unterstützung beurteilen. Besonders bei älteren Forderungen, bereits vorhandenen Vollstreckungstiteln oder einer größeren Zahl unterschiedlicher Gebühren können zusätzliche rechtliche Fragen entstehen.

Eine erste Möglichkeit bietet der kostenlose Inkasso-Check der Verbraucherzentralen. Dort kannst Du anhand Deiner Angaben überprüfen, ob eine Forderung grundsätzlich berechtigt erscheint und ob die geltend gemachten Inkassokosten angemessen sind.

Die Verbraucherzentralen bieten außerdem individuelle Beratungen an. Ob hierfür Kosten entstehen, hängt vom jeweiligen Beratungsangebot ab.

Wenn Du mehrere offene Forderungen hast und die Rückzahlung insgesamt nicht mehr bewältigen kannst, kann eine anerkannte Schuldnerberatungsstelle helfen. Gemeinnützige und kommunale Angebote sind für Betroffene häufig kostenfrei oder bieten entsprechende Beratungsmöglichkeiten. Die konkreten Bedingungen solltest Du bei der jeweiligen Stelle erfragen.

Geht es dagegen um eine schwierige rechtliche Auseinandersetzung, einen Prozess oder bereits eingeleitete Vollstreckungsmaßnahmen, kann anwaltliche Unterstützung erforderlich sein. Bei geringem Einkommen kommt unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch Beratungshilfe infrage.

Das Bundesamt für Justiz beaufsichtigt registrierte Inkassodienstleister. Bei möglichen Verstößen gegen gesetzliche Berufspflichten kannst Du Dich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Eine aufsichtsrechtliche Beschwerde ersetzt allerdings nicht die Klärung Deiner individuellen Zahlungs- oder Rechtsstreitigkeit.

Wenn Du wegen Inkassoforderungen Schwierigkeiten hast, Miete, Lebensmittel oder notwendige Energieversorgung zu finanzieren, sollte die Sicherung Deiner grundlegenden Lebenshaltung Vorrang bei der finanziellen Planung haben. Hole Dir in einer solchen Situation möglichst früh Unterstützung, bevor zusätzliche Verpflichtungen eingegangen werden, die Du dauerhaft nicht erfüllen kannst.

Häufige Fragen zu Inkassokosten und zulässigen Gebühren

Viele Fragen zu Inkassokosten betreffen besondere Situationen, die bei einer gewöhnlichen Kostenaufstellung nicht sofort erkennbar sind. Die folgenden Antworten helfen Dir, weitere typische Zweifelsfälle einzuordnen.

Dürfen Inkassokosten höher sein als die ursprüngliche Rechnung?

Ja. Das Verhältnis zwischen Hauptforderung und Inkassokosten ist allein kein ausreichender Maßstab für deren Rechtmäßigkeit. Bei kleinen Rechnungsbeträgen können gesetzlich zulässige Mindest- und Wertgebühren dazu führen, dass die zusätzlichen Kosten im Verhältnis zur ursprünglichen Rechnung erheblich erscheinen. Entscheidend ist, ob die Forderung berechtigt ist, Zahlungsverzug bestand und die einzelnen Gebühren innerhalb der gesetzlichen Grenzen liegen. Besonders bei Kleinforderungen solltest Du jedoch sorgfältig prüfen, ob der richtige Gegenstandswert und Gebührensatz verwendet wurden und ob neben der Geschäftsgebühr unzulässige Zusatzpositionen auftauchen.

Darf ein Inkassounternehmen für jede weitere Mahnung neue Gebühren verlangen?

Nicht automatisch. Die gewöhnliche außergerichtliche Forderungsbearbeitung wird grundsätzlich durch die Geschäftsgebühr abgedeckt. Mehrere Schreiben innerhalb derselben Angelegenheit lösen deshalb nicht jeweils eine neue vollständige Geschäftsgebühr aus. Bei zunächst einfachen Fällen kann sich die gebührenrechtliche Bewertung allerdings ändern, wenn weitere Bearbeitung erforderlich wird. Daneben können bestimmte tatsächlich entstandene und erstattungsfähige Auslagen berücksichtigt werden. Eine automatische Gebühr für jede weitere Zahlungserinnerung ist damit nicht gleichzusetzen. Verlangt das Unternehmen mehrfach Geschäftsgebühren, solltest Du eine genaue Erläuterung der angeblich unterschiedlichen Angelegenheiten verlangen.

Muss ich Inkassokosten bezahlen, wenn ich die Rechnung inzwischen beglichen habe?

Das hängt insbesondere davon ab, wann Du bezahlt hast und wann das Inkassounternehmen beauftragt wurde. Hast Du die Forderung bereits vollständig beglichen, bevor ein erstattungsfähiger Inkassoschaden entstehen konnte, sind später geltend gemachte Inkassokosten grundsätzlich kritisch zu prüfen. Warst Du dagegen bereits im Verzug und hatte der Gläubiger das Inkassounternehmen schon wirksam mit der Einziehung beauftragt, können entsprechende Kosten trotz späterer Zahlung bestehen bleiben. Maßgeblich ist nicht allein das Datum des Inkassoschreibens, sondern insbesondere der Zeitpunkt der Beauftragung und der Entstehung der Kosten.

Sind Inkassogebühren ohne vorherige Mahnung zulässig?

Ja, das ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Eine vorherige Mahnung ist nicht immer erforderlich, damit Zahlungsverzug eintritt. Das gilt beispielsweise bei bestimmten verbindlich vereinbarten Zahlungsterminen und unter entsprechenden Voraussetzungen bei nicht eingelösten Lastschriften. Auch die gesetzliche 30-Tage-Regelung kann dazu führen, dass ein Verbraucher ohne zusätzliche Mahnung in Verzug gerät, wenn die Rechnung den notwendigen Hinweis enthält. War der Zahlungsverzug bereits vor der Beauftragung des Inkassounternehmens eingetreten, können erforderliche Inkassokosten grundsätzlich erstattungsfähig sein. Fehlt es hingegen am Verzug, solltest Du die Kosten zurückweisen und eine Begründung verlangen.

Was passiert, wenn ich nur die Hauptforderung und nicht die Inkassokosten bezahle?

Durch die Zahlung der Hauptforderung kann diese Verpflichtung erlöschen, sofern die Zahlung tatsächlich entsprechend angerechnet wird. Berechtigte Nebenforderungen können jedoch weiterhin bestehen bleiben. Deshalb solltest Du strittigen Gebühren ausdrücklich widersprechen und eine eindeutige Tilgungsbestimmung verwenden. Ohne abweichende Bestimmung greift grundsätzlich die gesetzliche Reihenfolge, bei der zuerst Kosten und Zinsen berücksichtigt werden. Der Gläubiger kann eine von dieser Reihenfolge abweichend bestimmte Zahlung allerdings ablehnen. Bleiben berechtigte Gebühren offen, können sie weiterhin geltend gemacht werden. Eine fachliche Prüfung verhindert, dass Du unnötig Kosten anerkennst oder einen bestehenden Anspruch übersiehst.

Kann ich bereits bezahlte Inkassokosten zurückfordern?

Eine Rückforderung kann infrage kommen, wenn Du Beträge bezahlt hast, für die tatsächlich kein rechtlicher Zahlungsanspruch bestand. Entscheidend sind jedoch die Umstände der Zahlung und die Frage, ob beispielsweise eine wirksame Vereinbarung oder ein Schuldanerkenntnis vorliegt. Auch Verjährungsfragen können relevant werden. Bewahre deshalb das ursprüngliche Inkassoschreiben, die Gebührenaufstellung, Deinen Zahlungsnachweis und sämtliche späteren Vereinbarungen auf. Lass zunächst prüfen, welche Positionen tatsächlich unberechtigt waren und ob ein Rückzahlungsanspruch besteht. Bei größeren Beträgen kann sich eine individuelle Beratung durch eine Verbraucherzentrale oder einen Rechtsanwalt anbieten.

Darf das Inkassounternehmen trotz meines Widerspruchs weitere Kosten verlangen?

Ein außergerichtlicher Widerspruch führt nicht automatisch dazu, dass sämtliche weiteren Maßnahmen oder Kosten ausgeschlossen sind. Ist die Forderung berechtigt und befindest Du Dich im Verzug, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen weitere Kosten entstehen. Bestreitest Du die Forderung dagegen aus nachvollziehbaren Gründen, muss der Gläubiger das Prozess- und Kostenrisiko seiner weiteren Schritte berücksichtigen. Reagierst Du auf ein gerichtliches Schreiben nicht, kann dies unabhängig von Deinem bisherigen Widerspruch erhebliche Folgen haben. Einem gerichtlichen Mahnbescheid solltest Du deshalb fristgerecht und gegebenenfalls nur hinsichtlich der streitigen Positionen widersprechen.

Können Inkassokosten auch noch nach mehreren Jahren verlangt werden?

Grundsätzlich können Inkassokosten wie andere Forderungen der Verjährung unterliegen. Welche Frist gilt, hängt von der Art des Anspruchs, seinem Entstehungszeitpunkt und möglichen verjährungshemmenden Maßnahmen ab. Auch ein bereits vorhandener Vollstreckungstitel kann die rechtliche Beurteilung verändern. Bei gewöhnlichen zivilrechtlichen Ansprüchen gilt häufig die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist, deren Beginn besonderen gesetzlichen Regeln unterliegt. Die Verjährung wird nicht immer automatisch berücksichtigt, sondern muss grundsätzlich durch eine entsprechende Einrede geltend gemacht werden. Bevor Du eine alte Forderung anerkennst oder eine Ratenvereinbarung unterschreibst, solltest Du deshalb die Verjährung und die vorhandenen Unterlagen prüfen lassen.

Fazit

Inkassokosten sind nicht automatisch unzulässig, nur weil sie die ursprüngliche Rechnung erheblich verteuern. Hat ein Gläubiger eine berechtigte Forderung und befindest Du Dich bereits im Zahlungsverzug, können die notwendigen Kosten eines beauftragten Inkassounternehmens grundsätzlich als Schaden auf Dich übertragen werden. Allerdings gelten dafür gesetzliche Grenzen, die Du bei jeder Forderungsaufstellung überprüfen solltest.

Besonders wichtig ist die richtige Berechnung der Geschäftsgebühr. Bei einfachen Fällen ist regelmäßig ein Gebührensatz von 0,5 maßgeblich, insbesondere wenn Du die unbestrittene Forderung innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Inkassozahlungsaufforderung begleichst. Bei gewöhnlichen unbestrittenen Forderungen gilt grundsätzlich ein Satz von höchstens 0,9. Ein höherer Ansatz setzt eine besonders umfangreiche oder schwierige Tätigkeit voraus. Hinzukommen dürfen nur solche Auslagen und weiteren Kosten, die tatsächlich rechtlich gerechtfertigt sind.

Kontoführungsgebühren, pauschale Verwaltungskosten, mehrfach berechnete Geschäftsgebühren und nicht nachvollziehbare Zusatzpositionen solltest Du deshalb nicht ungeprüft akzeptieren. Verlange eine vollständige Aufstellung und beanstande unberechtigte Forderungsteile schriftlich. Ist die Hauptforderung hingegen eindeutig berechtigt, solltest Du den Streit über zusätzliche Gebühren möglichst von der Zahlung dieses Betrags trennen und auf eine korrekte Zahlungsanrechnung achten.

Entscheidend ist, dass Du weder aus Unsicherheit sämtliche verlangten Kosten anerkennst noch eine berechtigte Forderung vollständig ignorierst. Mit der Originalrechnung, einer nachvollziehbaren Gebührenberechnung und einer klaren schriftlichen Kommunikation lassen sich viele Unstimmigkeiten bereits außergerichtlich klären. Bei komplizierten Fällen, drohenden gerichtlichen Maßnahmen oder einer insgesamt nicht mehr tragbaren finanziellen Belastung solltest Du rechtzeitig eine Verbraucherzentrale, eine anerkannte Schuldnerberatungsstelle oder geeignete rechtliche Unterstützung einschalten.