Für dich als Mieter stellt sich deshalb nicht nur die Frage, wie hoch die Grundsteuer ausfällt. Viel wichtiger ist, ob dein Vermieter sie überhaupt auf dich umlegen darf, welcher Anteil tatsächlich auf deine Wohnung entfällt und ob der verwendete Verteilerschlüssel nachvollziehbar ist. Eine auffällige Erhöhung gegenüber dem Vorjahr muss nicht automatisch falsch sein, sollte aber überprüft werden.

Grundsätzlich zählt die Grundsteuer ausdrücklich zu den umlagefähigen Betriebskosten. Das bedeutet allerdings nicht, dass der Vermieter jede beliebige steuerliche Belastung einfach an seine Mieter weiterreichen kann. Entscheidend sind unter anderem der Mietvertrag, der tatsächlich festgesetzte Grundsteuerbetrag und die korrekte Verteilung auf die einzelnen Wohnungen.

Warum die Grundsteuer überhaupt in deiner Nebenkostenabrechnung auftaucht

Die Grundsteuer ist eine Steuer auf Grundbesitz. Steuerpflichtig gegenüber der Gemeinde ist grundsätzlich der Eigentümer des Grundstücks beziehungsweise der Immobilie. Du bekommst als Mieter deshalb keinen eigenen Grundsteuerbescheid von der Stadt oder Gemeinde und bist auch nicht selbst deren Steuerschuldner.

Mietrechtlich kann die Belastung trotzdem bei dir ankommen. Die Betriebskostenverordnung zählt die Grundsteuer ausdrücklich zu den „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“. Haben Vermieter und Mieter wirksam vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, kann die Grundsteuer deshalb Bestandteil der jährlichen Nebenkostenabrechnung sein.

Diese Unterscheidung ist wichtig: Gegenüber der Gemeinde bleibt dein Vermieter für die Zahlung verantwortlich. Deine Zahlungspflicht entsteht erst aufgrund des Mietverhältnisses und der vereinbarten Betriebskostenregelung. Die Gemeinde könnte sich bei einer nicht gezahlten Grundsteuer also nicht einfach an die einzelnen Wohnungsmieter wenden.

Bei einem Mehrfamilienhaus wird außerdem normalerweise nicht der komplette Steuerbetrag einem einzelnen Mieter berechnet. Die für das Grundstück beziehungsweise Gebäude anfallenden Kosten müssen entsprechend dem maßgeblichen Abrechnungsschlüssel auf die Mietparteien verteilt werden.

Darf der Vermieter die Grundsteuer immer auf den Mieter umlegen?

Nein. Dass die Grundsteuer nach der Betriebskostenverordnung grundsätzlich umlagefähig ist, reicht allein noch nicht aus. Zwischen Vermieter und Mieter muss vereinbart sein, dass Betriebskosten vom Mieter getragen werden.

Dabei muss allerdings nicht zwangsläufig jede einzelne Kostenart im Mietvertrag ausgeschrieben sein. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass bei Wohnraummietverträgen grundsätzlich bereits eine Vereinbarung ausreichen kann, nach der der Mieter „die Betriebskosten“ trägt. Damit werden grundsätzlich die Betriebskosten erfasst, die nach den gesetzlichen Regelungen und der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind.

In vielen Mietverträgen findet sich zusätzlich ein ausdrücklicher Hinweis auf die Betriebskostenverordnung oder eine Liste einzelner Kostenarten. Steht dort beispielsweise „laufende öffentliche Lasten des Grundstücks“ oder ausdrücklich „Grundsteuer“, ist die Zuordnung besonders eindeutig.

Anders sieht es aus, wenn überhaupt keine wirksame Betriebskostenumlage vereinbart wurde und die vereinbarte Miete sämtliche Kosten bereits umfasst. Dann kann der Vermieter nicht allein deshalb plötzlich zusätzlich Grundsteuer verlangen, weil diese Kosten bei ihm tatsächlich entstehen.

Wie wird die Grundsteuer auf die Wohnungen verteilt?

Bei einem Mehrfamilienhaus muss aus der gesamten umlagefähigen Grundsteuer der Anteil deiner Wohnung ermittelt werden. Welcher Verteilerschlüssel anzuwenden ist, hängt zunächst von den Regelungen des Mietvertrags und den gesetzlichen Vorgaben ab.

Wenn kein anderer zulässiger Abrechnungsmaßstab vereinbart wurde, werden Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt, soweit es sich nicht um verbrauchs- oder verursachungsabhängige Kosten handelt. Da die Grundsteuer nicht davon abhängt, wie viel Wasser du verbrauchst oder wie stark du heizt, kommt bei klassischen Mietshäusern häufig die Wohnfläche als Maßstab zum Einsatz. Für vermietete Eigentumswohnungen bestehen daneben besondere gesetzliche Regeln zur Kostenverteilung.

Ein vereinfachtes Beispiel zeigt die Wirkung. Auf ein Mietshaus mit insgesamt 800 Quadratmetern anrechenbarer Fläche entfällt eine umlagefähige Grundsteuer von 4.000 Euro pro Jahr. Deine Wohnung ist 80 Quadratmeter groß. Entspricht der Abrechnungsschlüssel der Wohnfläche und liegen keine Besonderheiten vor, beträgt dein Anteil 10 Prozent. In der Abrechnung würden damit 400 Euro Grundsteuer auf deine Wohnung entfallen.

Die monatliche Belastung läge rechnerisch bei rund 33,33 Euro. Dieser Betrag wird normalerweise nicht separat jeden Monat als Grundsteuer eingezogen, sondern steckt in deinen Betriebskostenvorauszahlungen und wird später im Rahmen der Jahresabrechnung berücksichtigt.

Warum sich die Grundsteuer seit 2025 deutlich verändert haben kann

Bei einem Vergleich mit älteren Nebenkostenabrechnungen solltest du berücksichtigen, dass die Grundsteuer seit dem 1. Januar 2025 nach reformierten Regeln berechnet wird. Anlass dafür war eine Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts, nachdem die früheren Bewertungsgrundlagen teilweise noch auf jahrzehntealten Grundstückswerten beruhten.

Die reformierte Grundsteuer wird nicht in ganz Deutschland nach einem vollständig identischen Modell berechnet. Mehrere Bundesländer nutzen eigene Modelle beziehungsweise abweichende Regelungen. Zudem bestimmen Städte und Gemeinden über ihren jeweiligen Hebesatz weiterhin wesentlich mit, wie hoch die endgültige Grundsteuer ausfällt.

Beim Bundesmodell wird die Grundsteuer vereinfacht über Grundsteuerwert, Steuermesszahl und kommunalen Hebesatz ermittelt. Für einzelne Immobilien können sich aus der Neubewertung erhebliche Veränderungen ergeben. Die politische Zielsetzung einer möglichst aufkommensneutralen Reform auf kommunaler Ebene bedeutet deshalb nicht, dass die Steuer für jedes einzelne Grundstück unverändert bleibt. Manche Eigentümer zahlen weniger, andere erheblich mehr.

Für Mieter kann sich diese Veränderung zeitversetzt bemerkbar machen. Betrifft deine Nebenkostenabrechnung erstmals vollständig das Kalenderjahr 2025, kann die dort ausgewiesene Grundsteuer deshalb deutlich von derjenigen aus einer Abrechnung für 2024 abweichen.

Eine höhere Grundsteuerposition ist damit noch kein Beweis für einen Fehler. Sie ist aber ein guter Anlass, die Zahlen nicht einfach ungeprüft zu übernehmen.

So prüfst du die Grundsteuer in deiner Nebenkostenabrechnung

Bei dieser Kostenposition musst du die komplizierte steuerliche Grundstücksbewertung normalerweise nicht selbst nachrechnen. Für die Kontrolle deiner Nebenkostenabrechnung sind zunächst einige viel einfachere Fragen wesentlich wichtiger.

Wenn dir eine Position ungewöhnlich hoch vorkommt, solltest du nicht nur auf den Endbetrag deiner Wohnung schauen. Wichtig ist zunächst, welchen Gesamtbetrag der Vermieter angesetzt hat. Anschließend lässt sich prüfen, wie daraus dein persönlicher Anteil entstanden ist.

Wie du auch die übrigen Positionen kontrollierst, zeigen wir dir im Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen.

Schritt für Schritt: Was du bei einer auffälligen Grundsteuer tun kannst

Eine erhöhte Grundsteuer solltest du systematisch prüfen. Besonders nach der Reform ist der bloße Vergleich mit dem vergangenen Jahr zwar hilfreich, aber noch keine ausreichende Grundlage für einen Widerspruch.

1. Vergleiche die Abrechnung mit dem Vorjahr. Prüfe zunächst, wie hoch der Grundsteueranteil für deine Wohnung bisher war. Ein deutlicher Sprung fällt so sofort auf.
2. Kontrolliere den Abrechnungsschlüssel. Schau nach, ob beispielsweise nach Wohnfläche abgerechnet wurde und ob derselbe Schlüssel verwendet wurde, den Mietvertrag und Abrechnung vorsehen.
3. Prüfe deine angesetzte Wohnfläche. Bereits eine falsche Flächenangabe kann deinen Kostenanteil dauerhaft erhöhen.
4. Kontrolliere die Gesamtkosten des Gebäudes. Entscheidend ist nicht nur dein Anteil, sondern auch der Ausgangsbetrag, aus dem dieser berechnet wurde.
5. Verlange bei Zweifeln Belegeinsicht. Du darfst Einsicht in die Unterlagen verlangen, die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegen. Dazu kann bei der Grundsteuer insbesondere der maßgebliche Grundsteuerbescheid gehören. Der Vermieter darf die Belege inzwischen auch elektronisch bereitstellen.
6. Rechne deinen Anteil selbst nach. Stimmen Grundsteuerbetrag, Gesamtfläche und deine Wohnfläche, lässt sich eine flächenbezogene Verteilung meist mit wenigen Rechenschritten kontrollieren.
7. Erhebe bei einem konkreten Fehler rechtzeitig Einwendungen. Formuliere möglichst genau, welche Position du beanstandest und warum.

Mehr über die zugrunde liegenden Dokumente erfährst du in unserem Ratgeber zur Belegeinsicht bei Nebenkostenabrechnungen.

Was ein starker Anstieg finanziell bedeuten kann

Auf den ersten Blick wirken Unterschiede bei der Grundsteuer häufig überschaubar. Über mehrere Jahre können sie sich dennoch deutlich auf deine Wohnkosten auswirken.

Angenommen, dein bisheriger Grundsteueranteil betrug 300 Euro im Jahr. Nach der Neubewertung werden deiner Wohnung 480 Euro zugerechnet. Das entspricht einer Mehrbelastung von 180 Euro jährlich beziehungsweise rechnerisch 15 Euro im Monat.

Kommt gleichzeitig eine höhere Belastung bei Versicherungen, Hausmeister, Wasser oder anderen Betriebskosten hinzu, kann daraus eine deutlich höhere Nebenkostennachzahlung entstehen. Gerade deshalb solltest du Veränderungen einzelner Kostenpositionen betrachten und nicht ausschließlich auf die Gesamtsumme der Abrechnung schauen.

Umgekehrt solltest du auch eine sinkende Grundsteuer erkennen können. Hat sich die tatsächliche Steuerbelastung des Grundstücks reduziert, muss sich dies grundsätzlich auch in den angesetzten umlagefähigen Kosten widerspiegeln. Eine Reform rechtfertigt keine pauschale Erhöhung unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten.

Grundsteuerbescheid und Nebenkostenabrechnung müssen zusammenpassen

Für die Prüfung ist der Grundsteuerbescheid besonders interessant, weil sich daraus die tatsächliche Steuerbelastung des Eigentümers ergibt. Der Vermieter kann nicht einfach einen geschätzten oder frei kalkulierten Grundsteuerbetrag in die Betriebskostenabrechnung einsetzen.

Fordere bei einer unklaren oder außergewöhnlich hohen Position deshalb Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen. Das gesetzliche Recht auf Belegeinsicht ist ausdrücklich vorgesehen.

Interessant ist dabei besonders der Vergleich zwischen dem Gesamtbetrag des Bescheids und der in der Betriebskostenabrechnung genannten Gesamtsumme. Danach solltest du überprüfen, welcher Anteil davon deiner Wohnung zugerechnet wurde.

Du musst dafür normalerweise weder einen Grundsteuerwertbescheid noch komplizierte steuerliche Bewertungsverfahren vollständig nachvollziehen. Für eine mietrechtliche Plausibilitätsprüfung steht zunächst die Frage im Mittelpunkt, welche Grundsteuer tatsächlich für das Objekt angefallen ist und wie sie anschließend auf die Mieter verteilt wurde.

Vorsicht bei gemischt genutzten Gebäuden

Etwas komplizierter kann die Grundsteuer bei Gebäuden werden, in denen sich neben Wohnungen auch Läden, Büros oder andere Gewerbeeinheiten befinden. Es lässt sich nicht pauschal sagen, dass in jedem gemischt genutzten Gebäude zwingend vor jeder Betriebskostenabrechnung ein eigener Gewerbeanteil herausgerechnet werden muss.

Der Bundesgerichtshof hat für Betriebskosten entschieden, dass ein Vorwegabzug bei gemischt genutzten Gebäuden jedenfalls nicht automatisch notwendig ist, wenn die gewerbliche Nutzung nicht zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung der Wohnraummieter führt. Entscheidend sind deshalb die konkreten Verhältnisse des Gebäudes und der jeweiligen Kostenposition.

Wohnst du beispielsweise über großen Gewerbeflächen und erscheint dein Grundsteueranteil ungewöhnlich hoch, kann eine genauere Prüfung sinnvoll sein. Gerade bei solchen Konstellationen solltest du dir nicht allein den auf deine Wohnung entfallenden Endbetrag erklären lassen, sondern auch die Berechnungsgrundlage und den verwendeten Umlagemaßstab ansehen.

Kann der Vermieter die Grundsteuer nachträglich korrigieren?

Grundsätzlich muss über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnung muss dem Mieter normalerweise spätestens zwölf Monate nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums zugehen. Nach Ablauf dieser Frist sind zusätzliche Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung zu vertreten hat.

Bei der Grundsteuer können allerdings Sonderfälle auftreten, beispielsweise wenn eine Behörde einen Bescheid erst später erlässt oder rückwirkend verändert. Das Gesetz lässt verspätete Nachforderungen zu, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Ob diese Ausnahme im konkreten Fall greift, hängt von den Umständen ab und lässt sich nicht allein anhand der Bezeichnung „Grundsteuer“ beantworten.

Eine nachträgliche Forderung solltest du deshalb nicht automatisch ablehnen, aber ebenso wenig ungeprüft zahlen. Prüfe, wann der entsprechende Grundsteuerbescheid ergangen ist, welchen Zeitraum er betrifft und wann der Vermieter davon erfahren hat.

Welche Fristen du selbst beachten solltest

Auch Mieter können eine Betriebskostenabrechnung nicht unbegrenzt beanstanden. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach deren Zugang gegenüber dem Vermieter geltend gemacht werden. Eine Ausnahme kann bestehen, wenn du die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hast.

Du solltest auffällige Grundsteuerbeträge deshalb möglichst früh prüfen. Warte nicht bis kurz vor Ablauf der Einwendungsfrist, wenn du noch Unterlagen anfordern und Berechnungen nachvollziehen möchtest.

Wie die Fristen im Detail funktionieren, erklären wir dir im Ratgeber Nebenkostenabrechnung und Fristen.

Typische Fehler bei der Grundsteuerposition

Ein häufiger Fehler besteht darin, nur die Höhe der Grundsteuer zu betrachten. Ein hoher Betrag kann korrekt und ein relativ niedriger Betrag trotzdem falsch verteilt sein. Die entscheidende Frage lautet deshalb immer: Wie ist der Anteil deiner Wohnung entstanden?

Problematisch können beispielsweise eine falsche Wohnfläche, ein nicht nachvollziehbarer Verteilerschlüssel, eine fehlerhafte Zuordnung von Gebäudeteilen oder ein vom tatsächlichen Grundsteuerbescheid abweichender Ausgangsbetrag sein.

Auch die Darstellung in der Abrechnung sollte nachvollziehbar sein. Grundsteuer und andere kommunale Kosten sollten nicht so undifferenziert miteinander vermischt werden, dass du die einzelnen Kostenarten nicht mehr erkennen kannst. Der Bundesgerichtshof hat etwa eine Zusammenfassung von Grundsteuer und Straßenreinigung zu einer einzigen undifferenzierten Kostenposition beanstandet.

Eine verständliche Abrechnung muss dir ermöglichen, den Rechenweg zumindest in seinen wesentlichen Schritten nachzuvollziehen. Dafür solltest du erkennen können, welche Gesamtkosten angesetzt wurden, welcher Verteilerschlüssel gilt und welcher Anteil auf deine Wohnung entfällt.

Grundsteuer und Nebenkostennachzahlung: Nicht nur auf die Endsumme schauen

Viele Mieter beschäftigen sich erst mit der Grundsteuer, wenn am Ende der Nebenkostenabrechnung eine größere Nachzahlung steht. Das kann dazu führen, dass einzelne Kostensteigerungen übersehen werden.

Besser ist es, die wichtigsten Positionen getrennt mit dem Vorjahr zu vergleichen. Steigen beispielsweise Heizkosten um 300 Euro, Grundsteuer um 180 Euro und Versicherungen um weitere 100 Euro, wird schnell sichtbar, wodurch die Gesamtnachzahlung entstanden ist.

Eine solche Aufteilung ist auch für deine zukünftige Haushaltsplanung hilfreich. Handelt es sich um dauerhaft gestiegene Betriebskosten, kann der Vermieter unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Vorauszahlungen anpassen. Dann solltest du die höheren monatlichen Wohnkosten künftig in deinem Budget berücksichtigen.

Wie du eine ungewöhnlich hohe Forderung kontrollierst, erfährst du im Ratgeber Hohe Nebenkostennachzahlung prüfen.

Grundsteuer prüfen lohnt sich besonders bei starken Veränderungen

Nicht jede Grundsteuerposition benötigt eine aufwendige Prüfung. Wenn sich Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und dein Anteil plausibel darstellen und nur geringfügig verändert haben, ist der Aufwand meist überschaubar.

Genauer hinschauen solltest du dagegen, wenn die Position plötzlich erheblich steigt, deine Wohnfläche falsch angegeben wurde, sich der Umlageschlüssel ohne erkennbare Erklärung verändert hat oder dir die zugrunde liegenden Gesamtkosten nicht nachvollziehbar erscheinen.

Gerade die Grundsteuerreform macht den Vergleich derzeit etwas schwieriger. Eine Veränderung gegenüber früheren Jahren ist seit 2025 grundsätzlich plausibel. Sie ersetzt aber nicht den Nachweis darüber, welche Kosten dem Vermieter tatsächlich entstanden sind und wie dein Anteil berechnet wurde.

Die sinnvollste Kontrolle besteht deshalb aus drei Ebenen: tatsächlicher Grundsteuerbetrag für das Objekt, korrekter Verteilerschlüssel und richtige Berechnung deines individuellen Anteils. Stimmen diese drei Punkte, lässt sich die Position meist gut nachvollziehen.

Häufige Fragen zur Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung

Muss ich als Mieter die Grundsteuer bezahlen?

Die Grundsteuer wird zunächst vom Eigentümer gegenüber der Stadt oder Gemeinde geschuldet. Als Mieter bist du nicht selbst Grundsteuerschuldner. Der Vermieter darf die Kosten jedoch grundsätzlich als Betriebskosten auf dich umlegen, wenn im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde, dass du die Betriebskosten trägst. Die Grundsteuer wird in der Betriebskostenverordnung ausdrücklich als umlagefähige laufende öffentliche Last genannt. Bei einem Mehrfamilienhaus zahlst du normalerweise nicht die gesamte Grundsteuer des Gebäudes, sondern lediglich den nach dem maßgeblichen Abrechnungsschlüssel auf deine Wohnung entfallenden Anteil.

Muss die Grundsteuer ausdrücklich im Mietvertrag stehen?

Nicht zwingend. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs kann bei einem Wohnraummietvertrag bereits eine Vereinbarung ausreichen, nach der der Mieter „die Betriebskosten“ trägt. Damit sind grundsätzlich die gesetzlich definierten Betriebskosten erfasst. Viele Mietverträge enthalten zusätzlich einen ausdrücklichen Verweis auf die Betriebskostenverordnung oder nennen einzelne Kostenpositionen. Bei ungewöhnlichen oder unklaren Vertragsformulierungen solltest du den Wortlaut dennoch genau prüfen. Gibt es überhaupt keine Vereinbarung über die Übernahme von Betriebskosten, kann der Vermieter die Grundsteuer nicht allein aufgrund ihrer gesetzlichen Umlagefähigkeit zusätzlich verlangen.

Warum ist meine Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung plötzlich höher?

Seit dem 1. Januar 2025 wird die Grundsteuer nach reformierten Regeln erhoben. Grundstücke wurden neu bewertet und Kommunen haben ihre Hebesätze festgelegt beziehungsweise angepasst. Deshalb kann sich die Steuerbelastung einzelner Immobilien gegenüber früher deutlich verändern. Eine Erhöhung ist somit nicht automatisch ein Abrechnungsfehler. Trotzdem solltest du einen starken Anstieg kontrollieren. Lass dir bei Zweifeln den zugrunde liegenden Grundsteuerbescheid zeigen und prüfe anschließend den Verteilerschlüssel sowie deinen persönlichen Anteil. Die angestrebte Aufkommensneutralität der Reform bedeutet nicht, dass jedes einzelne Grundstück genauso hoch belastet wird wie zuvor.

Darf der Vermieter die komplette Grundsteuer auf die Mieter verteilen?

Die tatsächlich umlagefähige Grundsteuer kann grundsätzlich vollständig Teil der Betriebskosten sein. Bei einem Mehrfamilienhaus muss sie jedoch nach dem maßgeblichen Verteilungsmaßstab auf die einzelnen Mietparteien beziehungsweise Wohnungen verteilt werden. Du zahlst deshalb normalerweise nur deinen Anteil. Bei einem vollständig vermieteten Einfamilienhaus kann dagegen faktisch die gesamte auf das Objekt entfallende umlagefähige Grundsteuer beim einzigen Mieter ankommen, sofern die Betriebskosten wirksam übertragen wurden. Entscheidend ist nicht ein pauschaler Prozentsatz, sondern welche Kosten tatsächlich entstanden sind und welcher Abrechnungsmaßstab für das jeweilige Mietverhältnis gilt.

Kann ich den Grundsteuerbescheid meines Vermieters einsehen?

Du hast als Mieter grundsätzlich Anspruch auf Einsicht in die Belege, die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegen. Für die Grundsteuer ist insbesondere der entsprechende Grundsteuerbescheid relevant, weil er die tatsächlich festgesetzte Belastung dokumentiert. Seit einer gesetzlichen Änderung darf der Vermieter die Belege auch elektronisch bereitstellen. Besonders sinnvoll ist die Einsicht, wenn die Grundsteuer gegenüber dem Vorjahr stark gestiegen ist oder die Gesamtkosten in deiner Abrechnung nicht nachvollziehbar erscheinen. Vergleiche anschließend den im Bescheid ausgewiesenen Betrag mit den Gesamtkosten in der Betriebskostenabrechnung und kontrolliere danach die Berechnung deines Anteils.

Nach welchem Schlüssel wird die Grundsteuer verteilt?

Wenn keine andere maßgebliche Regelung besteht, werden nicht verbrauchsabhängige Betriebskosten bei klassischen Wohnraummietverhältnissen grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Für vermietete Eigentumswohnungen gelten Besonderheiten. Deshalb solltest du zuerst deinen Mietvertrag und anschließend die Betriebskostenabrechnung prüfen. Wird nach Wohnfläche verteilt, kannst du deinen Anteil relativ leicht nachvollziehen: Wohnfläche deiner Wohnung geteilt durch die zugrunde gelegte Gesamtfläche ergibt deinen prozentualen Kostenanteil. Dieser Anteil wird anschließend auf die umlagefähigen Grundsteuerkosten angewendet. Stimmen Flächen oder Rechenweg nicht, kann auch der berechnete Grundsteueranteil falsch sein.

Kann ich wegen einer hohen Grundsteuer Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen?

Eine hohe Grundsteuer allein macht die Abrechnung nicht fehlerhaft. Du solltest zunächst prüfen, ob die tatsächlichen Kosten gestiegen sind und ob dein Anteil korrekt berechnet wurde. Findest du einen konkreten Fehler, kannst du Einwendungen gegenüber deinem Vermieter geltend machen. Dafür gilt grundsätzlich eine Frist von zwölf Monaten ab Zugang der Betriebskostenabrechnung. Formuliere möglichst konkret, welche Position du beanstandest. Fordere erforderlichenfalls vorher Belegeinsicht an. Gerade seit der Grundsteuerreform solltest du nicht ausschließlich damit argumentieren, dass der Betrag wesentlich höher als im Vorjahr ist, sondern die tatsächliche Berechnungsgrundlage überprüfen.

Gilt die Grundsteuerreform automatisch als Grund für höhere Nebenkosten?

Nein. Die Reform kann höhere Grundsteuerkosten verursachen, sie führt aber nicht automatisch bei jeder Immobilie zu einer höheren Belastung. Abhängig von Grundstück, Gebäude, Bundesland, Bewertungsmodell und kommunalem Hebesatz kann die Grundsteuer steigen, sinken oder sich nur relativ wenig verändern. Ein Vermieter darf deshalb nicht pauschal einen Reformzuschlag berechnen. Maßgeblich sind die tatsächlich entstandenen und umlagefähigen Kosten. Für dich bedeutet das: Eine erhöhte Position ist plausibel möglich, muss sich aber anhand der Abrechnungsunterlagen erklären lassen. Besonders bei starken Veränderungen lohnt sich deshalb der Vergleich mit dem Grundsteuerbescheid.

Fazit: Grundsteuer nicht pauschal akzeptieren, sondern nachvollziehen

Grundsteuer gehört grundsätzlich zu den umlagefähigen Betriebskosten und kann deshalb völlig zu Recht in deiner Nebenkostenabrechnung auftauchen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Übernahme der Betriebskosten mietvertraglich vereinbart wurde. Zusätzlich müssen die tatsächlichen Kosten korrekt angesetzt und nach dem maßgeblichen Schlüssel auf die Wohnungen verteilt werden. Gerade bei größeren Mehrfamilienhäusern solltest du deshalb nicht nur deinen persönlichen Endbetrag betrachten, sondern auch Gesamtkosten, Wohnfläche und Verteilerschlüssel kontrollieren.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Position seit der Grundsteuerreform. Seit 2025 kann sich die Belastung einzelner Immobilien deutlich gegenüber früheren Jahren verändert haben. Eine Steigerung ist deshalb nicht automatisch verdächtig – aber auch nicht automatisch richtig. Bei einem auffälligen Betrag solltest du den Vorjahreswert vergleichen, die Berechnung prüfen und bei Bedarf Einsicht in den Grundsteuerbescheid verlangen. So lässt sich meist schnell feststellen, ob die höhere Belastung tatsächlich auf der neuen Steuerfestsetzung beruht oder ob sich in der Nebenkostenabrechnung ein Fehler eingeschlichen hat.

Gleichzeitig gibt es zahlreiche laufende Kosten, die durchaus umlagefähig sein können: von Grundsteuer und Wasserversorgung über Gebäudereinigung und Gartenpflege bis zu Versicherungen, Hausmeister oder Aufzug. Ob du eine Position tatsächlich bezahlen musst, hängt jedoch nicht allein von der Kostenart ab. Auch der Mietvertrag, die konkrete Leistung, der Verteilerschlüssel und teilweise besondere gesetzliche Vorgaben spielen eine Rolle.

Gerade bei größeren Wohnanlagen können sich falsch angesetzte oder falsch aufgeteilte Kosten schnell auf mehrere Hundert Euro auswirken. Deshalb lohnt es sich, nicht nur nachzurechnen, sondern jede größere Position danach zu beurteilen, ob sie rechtlich als umlagefähige Betriebskosten einzuordnen ist.

Was sind umlagefähige Kosten?

Umlagefähige Kosten sind laufende Betriebskosten eines Grundstücks oder Gebäudes, die ein Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen auf seine Mieter übertragen darf. Rechtlich maßgeblich sind insbesondere § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung. Betriebskosten entstehen laufend durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, seiner Anlagen und Einrichtungen.

Das Wort „laufend“ ist dabei besonders wichtig. Eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe kann Betriebskostencharakter haben. Muss dagegen beispielsweise eine defekte Heizungsanlage repariert, ein kaputtes Dach instand gesetzt oder eine verschlissene Einrichtung erneuert werden, handelt es sich nicht deshalb um Betriebskosten, weil sich die Maßnahme auf das Gebäude bezieht.

Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten. Der Vermieter kann also nicht sämtliche Kosten des Gebäudes sammeln und anschließend anteilig auf die Bewohner verteilen.

Im Alltag werden die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten häufig gleichbedeutend verwendet. Für die rechtliche Prüfung deiner Abrechnung solltest du dich jedoch an den Betriebskosten orientieren, denn diese sind gesetzlich definiert.

Nicht jede Betriebskostenart darf automatisch berechnet werden

Dass eine Kostenposition grundsätzlich in der Betriebskostenverordnung auftaucht, reicht allein noch nicht immer aus. Der Mietvertrag muss vorsehen, dass du als Mieter Betriebskosten zusätzlich zur Grundmiete trägst. § 556 BGB erlaubt eine solche Vereinbarung ausdrücklich. Ohne entsprechende Vereinbarung sind Betriebskosten grundsätzlich mit der vereinbarten Miete abgegolten.

Bei Wohnraummietverträgen kann eine allgemeine Vereinbarung über die Übernahme der Betriebskosten beziehungsweise eine Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung für die dort aufgeführten Standardpositionen genügen. Bei den sogenannten sonstigen Betriebskosten ist besondere Aufmerksamkeit angebracht. Kosten, die lediglich unter diese Auffangposition fallen, müssen im Mietvertrag ausreichend konkret vereinbart sein.

Das bedeutet für deine Prüfung: Schau nicht ausschließlich auf die Nebenkostenabrechnung. Nimm zusätzlich deinen Mietvertrag zur Hand. Gerade bei ungewöhnlichen Positionen solltest du kontrollieren, ob sie dort überhaupt vorgesehen sind.

Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber Nebenkostenabrechnung verstehen.

Welche Kosten grundsätzlich umlagefähig sein können

Die Betriebskostenverordnung nennt zahlreiche Kostenarten, die grundsätzlich als Betriebskosten in Betracht kommen. Dazu gehören klassische Positionen wie Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Müllabfuhr oder Gebäudereinigung, aber auch Kosten für Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Versicherungen und den Hauswart.

Eine kompakte Einordnung hilft bei der ersten Kontrolle:

Die Tabelle ist eine erste Orientierung. Eine Position kann im konkreten Fall trotzdem problematisch sein, wenn beispielsweise nicht umlagefähige Leistungen darin enthalten sind oder die Kosten falsch verteilt wurden.

Grundsteuer: klassische Betriebskosten mit spürbarem Einfluss

Die Grundsteuer zählt ausdrücklich zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks und kann grundsätzlich als Betriebskostenposition umgelegt werden.

Für Mieter ist vor allem interessant, wie hoch der auf die eigene Wohnung entfallende Anteil ausfällt. Bei Mehrfamilienhäusern wird die Grundsteuer üblicherweise anhand des vereinbarten Verteilerschlüssels aufgeteilt. Fehlt eine andere wirksame Vereinbarung, sieht das Gesetz für viele Betriebskosten grundsätzlich die Wohnfläche als Maßstab vor. Verbrauchsabhängige beziehungsweise verursachungsabhängig erfasste Kosten müssen dagegen nach einem Maßstab verteilt werden, der den unterschiedlichen Verbrauch beziehungsweise die unterschiedliche Verursachung berücksichtigt.

Hat sich die Grundsteuer im Vergleich zum Vorjahr deutlich verändert, solltest du daher nicht nur die Summe betrachten. Prüfe auch, ob der Gesamtbetrag für das Grundstück und dein daraus berechneter Anteil nachvollziehbar dargestellt sind.

Wasser, Abwasser und Entwässerung

Zu den umlagefähigen Kosten der Wasserversorgung gehören nicht nur die reinen Verbrauchskosten. Auch Grundgebühren, bestimmte Kosten für Wasserzähler, deren Verwendung sowie weitere mit der Wasserversorgung verbundene laufende Aufwendungen können dazugehören. Auch die Kosten der Entwässerung sind in der Betriebskostenverordnung vorgesehen.

Bei Wasser lohnt sich ein Vergleich mit dem eigenen Verbrauch beziehungsweise mit den Vorjahreswerten besonders. Ein ungewöhnlich hoher Betrag kann verschiedene Ursachen haben: gestiegene Gebühren, höheren Verbrauch, eine veränderte Belegung des Hauses oder einen anderen Abrechnungsmaßstab.

Wird dein Wasserverbrauch individuell erfasst, sollte die Kostenverteilung diese Verbrauchsdaten berücksichtigen. Bei größeren Abweichungen solltest du Zählerstände und Ablesedaten mit den Angaben in der Abrechnung vergleichen.

Heizkosten und Warmwasser folgen besonderen Regeln

Heiz- und Warmwasserkosten sind zwar Betriebskosten, werden aber nicht einfach wie jede andere Kostenposition verteilt. Für viele zentral versorgte Gebäude schreibt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor.

Bei Heizkosten müssen grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten anhand des erfassten Wärmeverbrauchs verteilt werden. Der verbleibende Anteil wird beispielsweise nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Für Warmwasserkosten gelten vergleichbare Vorgaben.

Dadurch soll verhindert werden, dass ein sparsamer Haushalt genauso stark belastet wird wie ein Haushalt mit deutlich höherem Verbrauch. Trotzdem bedeutet ein niedriger eigener Verbrauch nicht, dass sämtliche Heizkosten entsprechend niedrig ausfallen, weil ein Teil der Gesamtkosten unabhängig vom individuellen Verbrauch verteilt wird.

Hinzu kommt die Aufteilung bestimmter CO₂-Kosten zwischen Mietern und Vermietern. Bei Wohngebäuden richtet sich die Aufteilung grundsätzlich nach der energetischen Qualität beziehungsweise dem spezifischen Kohlendioxidausstoß des Gebäudes. Je ungünstiger die Einstufung, desto größer kann der Anteil sein, den der Vermieter selbst tragen muss. Eine vollständige Weitergabe der CO₂-Kosten an den Mieter ist deshalb nicht in jedem Fall zulässig.

Wie du diese Positionen kontrollierst, zeigen wir ausführlich im Ratgeber Heizkosten prüfen.

Gebäudereinigung, Gartenpflege und Allgemeinstrom

Die Reinigung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile kann zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören. Gemeint sind beispielsweise Treppenhäuser, Flure, Zugänge, Kellerbereiche oder gemeinsam genutzte Waschräume. Auch laufende Kosten der Gartenpflege sind grundsätzlich vorgesehen. Dazu können beispielsweise die Pflege angelegter Grünflächen, Spielplätze oder bestimmter Zugangsflächen gehören.

Beim Allgemeinstrom solltest du darauf achten, was tatsächlich darüber betrieben wird. Umlagefähig sind typischerweise Stromkosten für gemeinschaftlich genutzte Gebäudeteile, beispielsweise Flur-, Treppenhaus-, Keller- oder Außenbeleuchtung. Strom für die private Wohnung gehört selbstverständlich nicht in diese Position.

Auffällig wird eine Abrechnung vor allem dann, wenn unter einem sehr allgemeinen Begriff ungewöhnlich hohe Beträge zusammengefasst werden. Eine Bezeichnung wie „Hausstrom“ oder „Allgemeinstrom“ sollte nicht dazu führen, dass völlig andere Verbrauchsstellen unbemerkt mitgerechnet werden.

Hausmeisterkosten: ein häufiger Prüfpunkt

Hausmeisterkosten gehören zu den Positionen, bei denen sich ein genauer Blick besonders lohnt. Die laufende Tätigkeit eines Hauswarts kann grundsätzlich umgelegt werden. Nicht umlagefähig sind jedoch Bestandteile seiner Vergütung, die beispielsweise auf Hausverwaltung, Instandhaltung, Instandsetzung oder Erneuerungsarbeiten entfallen.

Angenommen, ein Hausmeister übernimmt regelmäßig Treppenhauskontrollen, Winterdienst und kleinere organisatorische Aufgaben. Gleichzeitig führt er Reparaturen an Türen oder technischen Einrichtungen durch. Dann darf nicht automatisch sein gesamter Arbeitsaufwand als Hausmeisterkosten auf die Mieter verteilt werden.

Zusätzlich darf dieselbe Tätigkeit nicht doppelt abgerechnet werden. Wird beispielsweise eine Leistung bereits als gesonderte Betriebskostenposition berechnet, darf sie nicht ein zweites Mal vollständig in den Hausmeisterkosten auftauchen.

Mehr dazu erfährst du im Ratgeber Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung.

Welche Versicherungen dürfen Mieter bezahlen?

Auch bestimmte Versicherungen des Gebäudes können umlagefähige Betriebskosten sein. Die Betriebskostenverordnung nennt insbesondere Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes, beispielsweise Versicherungen gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- oder bestimmte Elementarschäden sowie bestimmte Haftpflichtversicherungen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Versicherung des Vermieters auf die Bewohner übertragen werden darf. Eine private Rechtsschutzversicherung des Eigentümers oder eine Versicherung, die nicht dem laufenden Betrieb des Gebäudes zuzurechnen ist, wird nicht allein dadurch umlagefähig, dass sie mit der Immobilie in irgendeinem Zusammenhang steht.

Bei auffälligen Versicherungsbeträgen solltest du deshalb prüfen, welche konkrete Versicherung hinter der Position steckt. Gerade Sammelbezeichnungen können mehrere Versicherungsverträge enthalten.

Aufzugskosten können auch im Erdgeschoss relevant sein

Zu den Betriebskosten eines Personen- oder Lastenaufzugs können unter anderem Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, regelmäßige Prüfungen und Reinigung gehören.

Ob ein Bewohner im Erdgeschoss ebenfalls einen Anteil tragen muss, lässt sich nicht pauschal allein aus der tatsächlichen Nutzung ableiten. Die vertragliche Gestaltung und der verwendete Umlagemaßstab spielen eine Rolle. Eine Nebenkostenprüfung sollte daher nicht bei der Frage enden: „Benutze ich den Aufzug?“ Wichtiger ist, ob die Kosten grundsätzlich umlagefähig sind und nach welchem Schlüssel sie verteilt werden.

Nicht unter die laufenden Aufzugskosten fallen dagegen beispielsweise größere Reparaturen oder der Austausch wesentlicher Anlagenteile. Solche Erhaltungsmaßnahmen bleiben grundsätzlich Vermietersache.

Kabelanschluss: alte Regeln gelten nicht mehr unverändert

Bei Kabel- und Breitbandkosten hat sich die Rechtslage in den vergangenen Jahren verändert. Laufende monatliche Grundgebühren für Breitbandanschlüsse, die früher über die Betriebskosten abgerechnet werden konnten, sind nach der Betriebskostenverordnung nur bis zum 30. Juni 2024 in dieser bisherigen Form erfasst. Bestimmte Betriebskosten technischer Verteilanlagen können weiterhin berücksichtigt werden. Für bestimmte gebäudeinterne Glasfasernetze kann außerdem unter gesetzlichen Voraussetzungen ein Glasfaserbereitstellungsentgelt relevant sein.

Taucht in einer neueren Nebenkostenabrechnung weiterhin eine klassische monatliche Kabel-TV-Grundgebühr auf, solltest du die Position deshalb nicht ungeprüft akzeptieren. Lass dir erklären, welche konkrete Leistung berechnet wird und auf welcher Grundlage sie umgelegt wird.

Gerade ältere Abrechnungsvorlagen werden nicht immer sauber an geänderte Regelungen angepasst.

Was nicht als Betriebskosten auf dich abgewälzt werden darf

Die wichtigste Abgrenzung verläuft zwischen laufenden Betriebskosten und Kosten, die der Vermieter für Verwaltung, Erhaltung oder Reparatur seines Eigentums trägt. Die Betriebskostenverordnung schließt Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich aus.

Ein typisches Beispiel ist eine Heizungsanlage. Die regelmäßige Wartung kann unter bestimmten Voraussetzungen Betriebskostencharakter haben. Wird dagegen eine defekte Pumpe ersetzt oder eine größere Reparatur durchgeführt, handelt es sich grundsätzlich nicht einfach um laufende Heizkosten. Ähnliches gilt beim Aufzug, bei Türen, Dach, Leitungen oder anderen Gebäudebestandteilen.

Auch klassische Verwaltungsarbeiten gehören nicht in deine Betriebskostenabrechnung. Der Aufwand für die Organisation und Verwaltung des Mietobjekts ist grundsätzlich Sache des Vermieters.

Eine hohe Rechnung eines Dienstleisters ist daher nicht automatisch umlagefähig. Du solltest immer fragen: Welche konkrete Leistung wurde erbracht?

Umlagefähig bedeutet noch nicht automatisch korrekt abgerechnet

Selbst wenn eine Kostenposition grundsätzlich zulässig ist, kann der für deine Wohnung berechnete Betrag falsch sein. Eine vollständige Prüfung umfasst deshalb mindestens drei Ebenen: die Kostenart, die tatsächliche Höhe der Gesamtkosten und die Verteilung auf die einzelnen Wohnungen.

Fehlt eine abweichende Vereinbarung, werden viele Betriebskosten grundsätzlich nach Wohnfläche verteilt. Kosten, deren Verbrauch oder Verursachung erfasst wird, müssen dagegen entsprechend berücksichtigt werden. Für Heiz- und Warmwasserkosten bestehen zusätzlich besondere Vorschriften.

Ein einfaches Beispiel zeigt die finanzielle Wirkung. Angenommen, für ein Gebäude fallen 4.800 Euro umlagefähige Kosten einer bestimmten Position an. Die Gesamtwohnfläche beträgt 800 Quadratmeter. Deine Wohnung hat 80 Quadratmeter. Bei einer reinen Verteilung nach Wohnfläche würden 10 Prozent und damit 480 Euro auf deine Wohnung entfallen.

Ist allerdings schon der Ausgangsbetrag von 4.800 Euro falsch, wurden nicht umlagefähige Leistungen eingerechnet oder beträgt deine tatsächliche Wohnfläche nur 75 Quadratmeter, verändert sich auch dein Anteil.

So prüfst du umlagefähige Kosten Schritt für Schritt

Bei einer längeren Nebenkostenabrechnung musst du nicht jede Zahl wahllos kontrollieren. Sinnvoller ist ein systematisches Vorgehen:

1. Vergleiche die Positionen mit deinem Mietvertrag. Prüfe, ob Betriebskosten vereinbart sind und ob ungewöhnliche sonstige Betriebskosten ausreichend benannt wurden.
2. Trenne laufende Kosten von Reparaturen und Verwaltung. Begriffe wie Reparatur, Instandsetzung, Erneuerung oder Verwaltung verdienen besondere Aufmerksamkeit.
3. Vergleiche mit der Vorjahresabrechnung. Große Sprünge bei einzelnen Positionen sind ein guter Ausgangspunkt für eine genauere Prüfung.
4. Kontrolliere den Verteilerschlüssel. Stimmen Gesamtfläche, deine Wohnfläche, Verbrauchswerte oder andere verwendete Bezugsgrößen?
5. Prüfe Mischpositionen besonders genau. Hausmeister, Wartungsverträge oder technische Dienstleistungen können umlagefähige und nicht umlagefähige Bestandteile gleichzeitig enthalten.
6. Fordere bei Bedarf Belege an. Vermieter müssen Mietern auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege ermöglichen. Nach geltender Rechtslage können Belege auch elektronisch bereitgestellt werden.

Gerade bei einer hohen Nachzahlung solltest du nicht ausschließlich kontrollieren, ob die Addition stimmt. Ein rechnerisch korrektes Endergebnis kann trotzdem auf Kosten beruhen, die ganz oder teilweise nicht auf dich hätten verteilt werden dürfen.

Wie du die komplette Abrechnung kontrollierst, zeigen wir dir im Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen.

Wann sich die Prüfung finanziell besonders lohnt

Je höher eine einzelne Position ist, desto größer ist naturgemäß das mögliche Einsparpotenzial. Besonders aufmerksam solltest du werden, wenn Hausmeisterkosten, Versicherungen, Gartenpflege, Gebäudereinigung oder technische Dienstleistungen gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen sind.

Auch neue Kostenarten verdienen Aufmerksamkeit. Taucht eine Position erstmals auf, solltest du klären, wodurch sie entstanden ist und ob dein Mietvertrag ihre Umlage überhaupt abdeckt. Bei „sonstigen Betriebskosten“ ist diese Kontrolle besonders relevant.

Eine Abweichung bedeutet allerdings nicht automatisch, dass die Abrechnung falsch ist. Gebühren können steigen, Dienstleistungen teurer werden und neue laufende Betriebskosten können tatsächlich entstehen. Dein Ziel sollte deshalb nicht sein, jede Erhöhung grundsätzlich anzuzweifeln, sondern ungewöhnliche Beträge nachvollziehen zu können.

Fristen bei der Nebenkostenabrechnung nicht übersehen

Wenn über Betriebskostenvorauszahlungen abgerechnet wird, muss der Vermieter grundsätzlich jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Nach Ablauf dieser Frist kann eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen sein, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.

Auch Mieter sollten nicht unbegrenzt warten. Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung müssen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitgeteilt werden. Ausnahmen können bestehen, wenn der Mieter eine verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.

Du solltest eine auffällige Position deshalb nicht monatelang zur Seite legen. Je früher du Belege anforderst und konkrete Fragen stellst, desto leichter lassen sich Unklarheiten aufklären.

Mehr zu den zeitlichen Vorgaben findest du in unserem Ratgeber Abrechnungsfrist bei Nebenkosten.

Häufige Fragen zu umlagefähigen Kosten

Welche Nebenkosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen?

Grundsätzlich können laufende Betriebskosten umgelegt werden, wenn eine entsprechende Vereinbarung im Mietverhältnis besteht. Dazu zählen unter anderem Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heiz- und Warmwasserkosten, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinbeleuchtung, bestimmte Versicherungen, Aufzugskosten und unter bestimmten Voraussetzungen Hausmeisterkosten. Welche Positionen tatsächlich berechnet werden dürfen, hängt jedoch vom Mietvertrag und von der konkreten Leistung ab. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören grundsätzlich nicht dazu.

Sind Reparaturkosten über die Nebenkosten umlagefähig?

Grundsätzlich nein. Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung gehören nach der Betriebskostenverordnung nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Wenn beispielsweise ein defektes Bauteil der Heizungsanlage ausgetauscht, eine kaputte Tür repariert oder eine technische Anlage instand gesetzt wird, dürfen diese Ausgaben nicht einfach als laufende Nebenkosten auf die Mieter verteilt werden. Anders kann es bei regelmäßigen Wartungs-, Prüfungs- oder Pflegeleistungen aussehen. Deshalb solltest du bei Rechnungen genau unterscheiden, ob eine laufende Wartung oder eine konkrete Reparatur abgerechnet wurde.

Können Hausmeisterkosten vollständig auf die Mieter umgelegt werden?

Nicht zwangsläufig. Laufende Hausmeistertätigkeiten können grundsätzlich Betriebskosten sein. Übernimmt der Hausmeister jedoch zusätzlich Verwaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Erneuerungsarbeiten, dürfen die darauf entfallenden Kostenanteile nicht als umlagefähige Hauswartkosten angesetzt werden. Bei hohen Hausmeisterkosten lohnt es sich deshalb, die Tätigkeitsbeschreibung oder zugrunde liegenden Rechnungen beziehungsweise Verträge anzusehen. Außerdem sollten Leistungen nicht doppelt auftauchen, beispielsweise gleichzeitig vollständig beim Hausmeister und noch einmal als eigene Reinigungs- oder Gartenpflegeposition.

Ist die Grundsteuer auf Mieter umlagefähig?

Ja, die Grundsteuer gehört ausdrücklich zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks und ist in der Betriebskostenverordnung als Betriebskostenposition aufgeführt. Voraussetzung ist allerdings, dass die Betriebskosten wirksam auf den Mieter übertragen wurden. Bei Mehrfamilienhäusern wird der Gesamtbetrag anschließend nach dem maßgeblichen Verteilerschlüssel auf die Wohnungen verteilt. Deshalb solltest du bei einer auffälligen Grundsteuerposition sowohl den Gesamtbetrag als auch die Berechnung deines Anteils kontrollieren.

Muss ich Aufzugskosten zahlen, obwohl ich im Erdgeschoss wohne?

Dass du einen Aufzug persönlich kaum oder überhaupt nicht benutzt, bedeutet nicht automatisch, dass du keinerlei Aufzugskosten tragen musst. Maßgeblich sind unter anderem die mietvertragliche Vereinbarung und der angewendete Verteilerschlüssel. Umlagefähig können beispielsweise Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, bestimmte Prüfungen und Reinigung des Aufzugs sein. Reparaturen und Instandsetzungen gehören dagegen nicht einfach zu den laufenden Betriebskosten. Prüfe daher nicht nur die grundsätzliche Aufzugposition, sondern auch, welche einzelnen Leistungen darin enthalten sind.

Darf der Vermieter Kabel-TV weiterhin über die Nebenkosten abrechnen?

Die früher verbreitete Umlage monatlicher Kabelanschluss-Grundgebühren über die Betriebskosten ist seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr in der bisherigen Form möglich. Die Betriebskostenverordnung nennt solche Grundgebühren nur bis zum 30. Juni 2024. Bestimmte Betriebskosten technischer Verteilanlagen können weiterhin relevant sein; bei bestimmten Glasfasernetzen bestehen zudem spezielle gesetzliche Regelungen. Wenn eine aktuelle Abrechnung weiterhin eine klassische Kabel-TV-Grundgebühr enthält, solltest du deshalb genau prüfen, welche Leistung tatsächlich berechnet wird.

Was bedeutet „sonstige Betriebskosten“?

Die Betriebskostenverordnung enthält neben konkret benannten Positionen eine Auffangkategorie für sonstige Betriebskosten. Darunter können laufende Gebäudekosten fallen, die nicht bereits von den anderen Kostenarten erfasst werden. Das bedeutet aber nicht, dass der Vermieter beliebige zusätzliche Ausgaben unter diesem Begriff abrechnen darf. Gerade sonstige Betriebskosten müssen mietvertraglich ausreichend konkret vereinbart sein. Taucht eine ungewöhnliche Position auf, solltest du deshalb den Mietvertrag prüfen und dir erklären lassen, welche Leistung hinter der Bezeichnung steckt.

Was kann ich tun, wenn mir eine Kostenposition falsch vorkommt?

Prüfe zunächst die Bezeichnung, den Gesamtbetrag und den Verteilerschlüssel und vergleiche die Position mit dem Vorjahr. Anschließend solltest du deinen Mietvertrag heranziehen. Bleibt die Kostenart unklar oder erscheint der Betrag ungewöhnlich hoch, kannst du Belegeinsicht verlangen. Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die Unterlagen ermöglichen, auf denen die Abrechnung beruht. Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang mitgeteilt werden. Bei größeren Streitbeträgen oder komplizierten rechtlichen Fragen kann zusätzlich eine individuelle Beratung sinnvoll sein.

Fazit: Umlagefähige Kosten immer in drei Schritten prüfen

Eine Nebenkostenposition ist nicht schon deshalb korrekt, weil sie nach einer typischen Betriebskostenart klingt. Zuerst muss es sich überhaupt um laufende Betriebskosten handeln. Danach ist zu prüfen, ob die Kosten nach Mietvertrag und gesetzlichen Regeln auf dich übertragen werden dürfen. Erst im dritten Schritt geht es darum, ob der konkrete Betrag und der verwendete Verteilerschlüssel stimmen. Besonders bei Hausmeisterkosten, Wartungsverträgen, Versicherungen, technischen Leistungen und sonstigen Betriebskosten können sich umlagefähige und nicht umlagefähige Bestandteile vermischen.

Bei einer hohen Nachzahlung lohnt sich diese Prüfung besonders. Vergleiche deine Abrechnung mit dem Vorjahr, kontrolliere ungewöhnlich hohe oder neue Positionen und fordere bei Bedarf die zugrunde liegenden Belege an. Schon eine einzige falsch eingeordnete größere Kostenposition kann deinen Anteil deutlich verändern. Wenn du die komplette Abrechnung systematisch durchgehen möchtest, hilft dir unser Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen beim nächsten Schritt.