Inkassokosten – wie hoch dürfen sie sein?

Eine offene Rechnung über 80 Euro wird nicht bezahlt. Einige Wochen später liegt ein Schreiben eines Inkassounternehmens im Briefkasten. Aus den ursprünglichen 80 Euro sind plötzlich 140 Euro geworden. Neben der eigentlichen Forderung verlangt das Unternehmen Geschäftsgebühren, Auslagen und Verzugszinsen. Für den Empfänger stellt sich eine berechtigte Frage: Darf Inkasso tatsächlich so teuer sein?

Inkassokosten sind in Deutschland gesetzlich begrenzt. Bei einer berechtigten, unbestrittenen Forderung richtet sich die erstattungsfähige Geschäftsgebühr grundsätzlich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). In einfachen Fällen beträgt der Gebührensatz 0,5. Bei gewöhnlichen Inkassotätigkeiten kann ein Gebührensatz bis 0,9 in Betracht kommen. Ein Satz von 1,3 setzt bei unbestrittenen Forderungen eine besonders umfangreiche oder besonders schwierige Tätigkeit voraus. Hinzukommen können zulässige Auslagen und gegebenenfalls Umsatzsteuer.

Entscheidend ist allerdings nicht allein die Höhe der Rechnung. Inkassokosten müssen überhaupt erst vom Schuldner zu erstatten sein. Dafür ist unter anderem relevant, ob die ursprüngliche Forderung berechtigt war, ob sich der Betroffene im Zahlungsverzug befand und ob die Beauftragung des Inkassounternehmens erforderlich war. Wer diese Voraussetzungen kennt, kann eine Inkassorechnung wesentlich besser beurteilen und unnötige Zahlungen vermeiden.

Wie hoch dürfen Inkassokosten maximal sein?

Eine bundesweit einheitliche Obergrenze von beispielsweise 30 oder 50 Euro für sämtliche Inkassofälle existiert nicht. Stattdessen wird die zulässige Gebühr anhand des Gegenstandswerts berechnet. Dieser entspricht bei einer gewöhnlichen Geldforderung grundsätzlich dem Betrag, den das Inkassounternehmen für seinen Auftraggeber eintreiben soll. Bei einer offenen Rechnung über 200 Euro bildet somit regelmäßig dieser Betrag die Berechnungsgrundlage.

Das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz legt für bestimmte Forderungshöhen eine sogenannte einfache Gebühr fest. Auf diese Gebühr wird anschließend ein Faktor angewendet. Gerade dieser Gebührensatz entscheidet darüber, ob eine Inkassoforderung angemessen ist oder unnötig hoch ausfällt.

Für unbestrittene Forderungen gelten insbesondere folgende Abstufungen:

• 0,5-Gebühr: Für einfache Fälle. Ein solcher liegt in der Regel vor, wenn die Forderung innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung des Inkassodienstleisters beglichen wird.
• Bis zu 0,9-Gebühr: Bei einer gewöhnlichen außergerichtlichen Inkassobearbeitung, die nicht mehr als einfach ist.
• Bis zu 1,3-Gebühr: Nur wenn die Inkassotätigkeit besonders umfangreich oder besonders schwierig war.

Diese Sätze sind nicht als automatische Pauschalen zu verstehen. Ein Inkassounternehmen darf insbesondere nicht allein deshalb die höchste Gebühr verlangen, weil ein Verbraucher auf die erste Zahlungsaufforderung nicht reagiert hat. Die tatsächlich erforderliche und erbrachte Tätigkeit muss die geltend gemachte Gebührenhöhe rechtfertigen.

Inkassokosten-Tabelle: Gebühren nach Forderungshöhe

Die folgende Übersicht zeigt beispielhaft, welche Geschäftsgebühren bei unterschiedlichen Hauptforderungen entstehen können. Zugrunde liegen die seit Juni 2025 angehobenen RVG-Gebührenwerte, die auch im Oktober 2026 maßgeblich sind.

Die Tabelle zeigt ausschließlich die rechnerischen Geschäftsgebühren. Zusätzliche Auslagen, gegebenenfalls Umsatzsteuer und weitere berechtigte Forderungsbestandteile sind nicht enthalten. Außerdem bedeutet die Darstellung einer 1,3-Gebühr keineswegs, dass diese in jedem aufgeführten Fall verlangt werden darf.

Bei unbestrittenen Forderungen bis einschließlich 50 Euro gilt eine besondere reduzierte Berechnungsgrundlage von 31,50 Euro. Deshalb fällt die Geschäftsgebühr dort niedriger aus als bei Forderungen oberhalb dieser Grenze. Bereits bei einer Hauptforderung von 50,01 Euro kann dagegen die allgemeine Gebührenstufe bis 500 Euro maßgeblich werden.

Auffällig ist außerdem, dass eine Rechnung über 60 Euro gebührenrechtlich grundsätzlich genauso behandelt wird wie eine Rechnung über 450 Euro. Beide Beträge liegen innerhalb derselben Wertstufe. Die Inkassogebühr steigt deshalb nicht mit jedem zusätzlichen Euro der Hauptforderung.

Beispielrechnung: Was darf Inkasso bei 100 Euro verlangen?

Ein Verbraucher bezahlt eine berechtigte Rechnung über 100 Euro nicht rechtzeitig. Er befindet sich bereits im Zahlungsverzug, als der Gläubiger ein Inkassounternehmen einschaltet. Der Verbraucher erkennt die Rechnung an und begleicht sie innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Inkasso-Zahlungsaufforderung vollständig.

In diesem einfachen Fall kommt grundsätzlich eine Geschäftsgebühr mit dem Faktor 0,5 in Betracht. Die einfache RVG-Gebühr beträgt bei einer Forderung über 50 bis 500 Euro derzeit 51,50 Euro.

Beispielrechnung: 100 Euro Hauptforderung

Die Umsatzsteuer wurde in dieser Modellrechnung unter der Annahme berücksichtigt, dass der Gläubiger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und die weiteren Voraussetzungen für eine entsprechende Erstattung erfüllt sind. Verzugszinsen und sonstige mögliche Verzugsschäden sind nicht eingerechnet.

Von den insgesamt 136,77 Euro entfallen somit 36,77 Euro auf Inkassogebühr, Auslagen und Umsatzsteuer. Die ursprüngliche Rechnung macht weiterhin 100 Euro aus.

Würde in einem entsprechend gelagerten Fall eine 0,9-Gebühr berechtigt sein, ergäben sich bei gleicher Berechnung einschließlich Auslagenpauschale und Umsatzsteuer 66,19 Euro Inkassokosten. Ein Gebührensatz von 1,3 würde rechnerisch 95,60 Euro ergeben, dürfte bei einer unbestrittenen Forderung aber nur unter den zusätzlichen gesetzlichen Voraussetzungen angesetzt werden.

Wichtig: Die Beträge zeigen mögliche gesetzliche Gebührenberechnungen. Ob der Verbraucher sie tatsächlich bezahlen muss, ist eine zweite Frage. Fehlt es beispielsweise am Zahlungsverzug oder ist die Hauptforderung unberechtigt, kann bereits der Anspruch auf Erstattung der Inkassokosten scheitern.

Wann müssen Verbraucher Inkassokosten überhaupt bezahlen?

Eine Inkassorechnung wird nicht allein dadurch berechtigt, dass ein Unternehmen ein professionell gestaltetes Schreiben verschickt. Der Gläubiger muss einen rechtlichen Anspruch auf Erstattung der geltend gemachten Kosten haben. Bei gewöhnlichen offenen Rechnungen kommen Inkassokosten insbesondere als Verzugsschaden nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs in Betracht.

Zunächst muss die Hauptforderung tatsächlich bestehen und fällig sein. Eine Rechnung für eine nie bestellte Ware oder eine nicht vereinbarte Dienstleistung begründet nicht allein deshalb eine Zahlungspflicht, weil ein Inkassodienstleister eingeschaltet wurde. Ebenso können fehlerhafte Vertragsabschlüsse, wirksame Widerrufe oder bereits erfolgte Zahlungen dazu führen, dass die Forderung ganz oder teilweise unbegründet ist.

Hinzu kommt grundsätzlich der Zahlungsverzug. Dieser tritt häufig ein, wenn ein Schuldner nach Fälligkeit und Zugang einer Mahnung nicht bezahlt. Eine Mahnung ist allerdings nicht immer erforderlich. Wurde beispielsweise ein konkreter Zahlungstermin kalendermäßig vereinbart, kann Verzug unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ohne zusätzliche Mahnung eintreten.

Bei Verbrauchern ist außerdem die 30-Tage-Regel relevant. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung kann Verzug eintreten, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Gegenüber Verbrauchern setzt diese Regel grundsätzlich voraus, dass in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung ausdrücklich auf die entsprechende Rechtsfolge hingewiesen wurde.

Wer die Nichtzahlung nicht zu vertreten hat, befindet sich unter den Voraussetzungen des § 286 Absatz 4 BGB nicht im Verzug. Auch solche Umstände können für die Erstattungsfähigkeit von Inkassokosten entscheidend sein.

Muss der Gläubiger zuerst selbst mahnen?

Nicht unbedingt. Eine gesetzliche Pflicht, vor Einschaltung eines Inkassounternehmens grundsätzlich zwei oder drei eigene Mahnungen zu verschicken, gibt es nicht. Befindet sich der Schuldner bereits im Verzug, darf ein Gläubiger grundsätzlich externe Hilfe zur Forderungsdurchsetzung in Anspruch nehmen.

Anders sieht die Situation aus, wenn ein Verbraucher noch gar nicht im Zahlungsverzug ist. Eine unmittelbar beauftragte Inkassofirma kann nicht ohne Weiteres ihre Kosten als Verzugsschaden auf den Verbraucher übertragen. Besonders kritisch sind daher Schreiben, bei denen die erste erkennbare Zahlungsaufforderung bereits mit erheblichen Inkassogebühren verbunden ist.

Auch die Erforderlichkeit der Kosten spielt eine Rolle. Gläubiger müssen bei der Rechtsverfolgung die Schadensminderungspflicht beachten. Unnötige, doppelte oder vermeidbare Kosten sind deshalb nicht automatisch erstattungsfähig.

Welche zusätzlichen Gebühren darf ein Inkassounternehmen berechnen?

Neben der Geschäftsgebühr finden sich auf Inkassoabrechnungen häufig weitere Positionen. Manche sind rechtlich vorgesehen, andere müssen genauer begründet werden. Ein seriöser Forderungsnachweis sollte erkennen lassen, wie sich die Gesamtsumme zusammensetzt und auf welcher Grundlage die einzelnen Beträge verlangt werden.

Auslagenpauschale und Umsatzsteuer

Für Post- und Telekommunikationskosten sieht das RVG eine Auslagenpauschale von 20 Prozent der entsprechenden Gebühren vor, höchstens jedoch 20 Euro. Alternativ können unter den gesetzlichen Voraussetzungen tatsächlich angefallene entsprechende Auslagen angesetzt werden. Die Pauschale ist somit kein frei wählbarer Zuschlag von 20 Euro auf jede Inkassorechnung.

Beträgt die Geschäftsgebühr beispielsweise 25,75 Euro, ergibt sich daraus eine Pauschale von 5,15 Euro. Bei einer Geschäftsgebühr von 120 Euro wäre die rechnerische 20-Prozent-Grenze bereits überschritten; die Pauschale wäre daher auf 20 Euro begrenzt.

Auch Umsatzsteuer kann bei einer Inkassokostenforderung eine Rolle spielen. Allerdings darf sie nicht ohne Weiteres als zusätzlicher Schaden vom Schuldner verlangt werden. Ist der Gläubiger zum entsprechenden Vorsteuerabzug berechtigt, stellt die Umsatzsteuer insoweit regelmäßig keinen ersatzfähigen Schaden dar. Bei gegenüber Privatpersonen geltend gemachter Umsatzsteuer auf Inkassokosten muss das Inkassounternehmen erläutern, dass der Auftraggeber diese Beträge nicht als Vorsteuer abziehen kann.

Verzugszinsen auf die offene Rechnung

Eine berechtigte Hauptforderung kann sich durch Verzugszinsen erhöhen. Bei gewöhnlichen Geldschulden gegenüber Verbrauchern beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem jeweiligen Basiszinssatz. Dieser wird regelmäßig zum 1. Januar und 1. Juli neu bestimmt.

Wie stark sich dadurch eine Rechnung erhöht, lässt sich anhand eines Beispiels zeigen. Bei einer offenen Forderung von 500 Euro, einem angenommenen jährlichen Verzugszinssatz von 6 Prozent und einer Verzugsdauer von 60 Tagen ergeben sich bei taggenauer Berechnung mit 365 Tagen rund 4,93 Euro Zinsen.

Ein Inkassounternehmen darf dagegen nicht beliebige Zinssätze erfinden. Verlangt es einen höheren vertraglichen oder gesetzlichen Zinssatz, muss dafür eine entsprechende Grundlage bestehen. Ein pauschaler Zuschlag ohne nachvollziehbare Berechnung sollte überprüft werden.

Adressermittlung, Kontoführung und weitere Kosten

Weitere Positionen können entstehen, wenn beispielsweise eine aktuelle Anschrift ermittelt werden muss. Solche Kosten kommen jedoch nicht automatisch in jeder Angelegenheit als erstattungsfähiger Schaden infrage. Sie müssen tatsächlich angefallen, erforderlich und angemessen sein.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen sogenannte Kontoführungsgebühren, pauschale Verwaltungsentgelte oder Gebühren für die laufende Überwachung einer Forderung. Solche Beträge sind nicht schon deshalb zulässig, weil sie auf einer Inkassorechnung stehen. Insbesondere die gewöhnliche interne Bearbeitung einer Forderung darf nicht beliebig zusätzlich berechnet werden.

Auch zusätzliche Gebühren für ein weiteres standardisiertes Mahnschreiben sind kritisch zu betrachten, wenn die betreffende Tätigkeit bereits durch die Geschäftsgebühr abgegolten ist. Verbraucher sollten sich daher nicht nur den Gesamtbetrag ansehen, sondern gerade diese kleineren Kostenpositionen überprüfen.

Welche Inkassokosten sind besonders häufig überhöht?

Überhöhte Inkassoforderungen lassen sich nicht immer auf den ersten Blick erkennen. Ein häufiger Fehler liegt darin, eine rechnerisch mögliche Gebühr mit einer tatsächlich erstattungsfähigen Gebühr gleichzusetzen.

Besonders auffällig ist eine 1,3-Geschäftsgebühr bei einer gewöhnlichen, unbestrittenen Forderung, für deren Bearbeitung keine besonderen Schwierigkeiten ersichtlich sind. Die bloße Behauptung, ein Vorgang sei umfangreich gewesen, genügt nicht automatisch als überzeugende Begründung. Maßgeblich ist die konkret erforderliche Tätigkeit.

Problematisch können außerdem mehrere Gebühren für denselben Bearbeitungsschritt sein. Wird zunächst ein Inkassounternehmen und anschließend ein Rechtsanwalt mit derselben Forderung beauftragt, dürfen nicht ohne Weiteres sämtliche Kosten beider Dienstleister zusätzlich auf den Schuldner übertragen werden. § 13f RDG begrenzt die Erstattungsfähigkeit solcher Doppelbeauftragungen grundsätzlich auf die Kosten, die bei alleiniger Beauftragung eines Rechtsanwalts entstanden wären. Für bestimmte Fälle, in denen der Schuldner die Forderung erst nach der Beauftragung des Inkassodienstleisters bestreitet, sieht das Gesetz eine Ausnahme vor.

Ebenfalls bedenklich sind unklare Vergleichs-, Bearbeitungs- oder Überwachungsgebühren, die ohne erkennbare Rechtsgrundlage verlangt werden. Je mehr unterschiedliche Positionen eine Abrechnung enthält, desto wichtiger ist eine getrennte Prüfung.

Ein hoher Gesamtbetrag beweist noch keinen Rechtsverstoß. Eine kompliziert wirkende Abrechnung beweist umgekehrt aber auch nicht, dass sämtliche Kosten berechtigt sind. Entscheidend bleiben Anspruchsgrundlage, Erforderlichkeit und nachvollziehbare Gebührenberechnung.

Inkassoforderung prüfen: So gehen Verbraucher richtig vor

Wer ein Inkassoschreiben erhält, sollte es weder ungeprüft bezahlen noch einfach ignorieren. Zunächst ist eine Trennung zwischen Hauptforderung und zusätzlichen Kosten sinnvoll. Dadurch lässt sich feststellen, welcher Teil der Rechnung möglicherweise berechtigt ist und über welche Positionen tatsächlich Streit besteht.

Eine systematische Prüfung hilft besonders dann, wenn mehrere Gebühren aufgeführt sind oder die ursprüngliche Rechnung schon längere Zeit zurückliegt.

Checkliste: Inkassokosten in sechs Schritten kontrollieren

1. Hauptforderung feststellen. Prüfen Sie, welcher Vertrag oder welche Rechnung der Forderung zugrunde liegt, ob sie tatsächlich besteht und ob bereits Zahlungen erfolgt sind.
2. Zahlungsverzug prüfen. Kontrollieren Sie Rechnungsdatum, Fälligkeit, Mahnungen und gegebenenfalls den Hinweis auf den Zahlungsverzug nach 30 Tagen.
3. Geschäftsgebühr nachrechnen. Vergleichen Sie die Höhe der Hauptforderung mit der maßgeblichen RVG-Gebührenstufe und dem verlangten Gebührensatz.
4. Zusatzkosten kontrollieren. Überprüfen Sie Auslagen, Umsatzsteuer, Verzugszinsen und alle weiteren Kostenpositionen auf ihre Grundlage.
5. Forderung schriftlich beanstanden. Widersprechen Sie unberechtigten Beträgen nachvollziehbar und verlangen Sie bei Bedarf eine vollständige Forderungsaufstellung.
6. Unterlagen aufbewahren. Sichern Sie das Inkassoschreiben, Rechnungen, Mahnungen, Kontoauszüge und Ihren Schriftverkehr für eine mögliche spätere Auseinandersetzung.

Bei einer offensichtlich berechtigten Hauptforderung kann es sinnvoll sein, diese zeitnah und unter eindeutiger Zuordnung zu begleichen, während überhöhte Nebenkosten gesondert bestritten werden. Eine Zahlung ohne klare Zweckbestimmung kann problematisch sein, weil gesetzliche Regeln zur Verrechnung von Zahlungen bestehen. Wer die Hauptforderung gesondert bezahlen möchte, sollte deshalb ausdrücklich bestimmen, auf welche Forderung die Zahlung erfolgen soll, und einen bestehenden Streit über Nebenkosten dokumentieren.

Bei größeren Beträgen oder rechtlich schwierigen Sachverhalten empfiehlt sich eine Prüfung durch eine Verbraucherzentrale, Schuldnerberatungsstelle oder einen Rechtsanwalt.

Inkassokosten widersprechen: Was sollte im Schreiben stehen?

Ein Widerspruch gegen Inkassokosten muss nicht aus langen juristischen Ausführungen bestehen. Entscheidend ist, dass der Verbraucher deutlich macht, welche Forderungsbestandteile bestritten werden und warum die Kosten aus seiner Sicht nicht berechtigt sind.

Wer beispielsweise eine 1,3-Geschäftsgebühr für überhöht hält, kann eine Erläuterung verlangen, weshalb der Vorgang besonders schwierig oder besonders umfangreich gewesen sein soll. Wer eine Rechnung bereits bezahlt hat, sollte den Zahlungstermin und einen passenden Zahlungsnachweis nennen. Bei einer vollständig unbekannten Forderung sollte zunächst die Anspruchsgrundlage geklärt werden.

Eine mögliche Formulierung lautet:

„Hiermit widerspreche ich den geltend gemachten Inkassokosten, soweit diese nicht dem Grunde und der Höhe nach rechtlich erstattungsfähig sind. Bitte übersenden Sie mir eine nachvollziehbare Aufstellung sämtlicher Kostenpositionen einschließlich der zugrunde gelegten Geschäftsgebühr, des Gegenstandswerts und der Begründung für den angesetzten Gebührensatz. Bis zur Klärung erkenne ich die bestrittenen Kosten nicht an.“

Diese Formulierung ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung. Sie verdeutlicht aber, dass der Verbraucher nicht pauschal sämtliche Kosten akzeptiert, sondern eine konkrete Erläuterung verlangt.

Besonders wichtig ist eine klare Unterscheidung zwischen einem einfachen Inkassoschreiben und einem gerichtlichen Mahnbescheid. Gegen ein gewöhnliches Inkassoschreiben gibt es keine allgemeine gesetzliche Widerspruchsfrist von zwei Wochen. Bei einem gerichtlichen Mahnbescheid ist dagegen grundsätzlich innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Widerspruch einzulegen, wenn der geltend gemachte Anspruch bestritten wird. Ein solches Dokument darf deshalb keinesfalls wie gewöhnliche Inkassopost behandelt werden.

Ratenzahlung beim Inkasso: Warum zusätzliche Kosten entstehen können

Nicht jeder Verbraucher kann eine offene Forderung sofort vollständig bezahlen. Inkassounternehmen bieten deshalb häufig Ratenzahlungen oder Stundungen an. Das kann helfen, eine Forderung geordnet zurückzuführen. Allerdings sollten die Bedingungen vor der Zustimmung sorgfältig geprüft werden.

Eine Ratenzahlungsvereinbarung kann zusätzliche Gebühren auslösen. Inkassodienstleister müssen Privatpersonen vor Abschluss einer solchen Vereinbarung in Textform auf dadurch entstehende Kosten hinweisen. Der Umstand, dass eine Ratenzahlung angeboten wird, macht eine zusätzliche Gebühr jedoch nicht automatisch in jeder verlangten Höhe erstattungsfähig.

Noch problematischer sind Vereinbarungen, die neben der eigentlichen Ratenzahlung ein umfassendes Schuldanerkenntnis enthalten. Wer ein solches Dokument unterschreibt, kann dadurch seine rechtliche Position erheblich verändern. Das gilt insbesondere, wenn die Vereinbarung bislang bestrittene Kosten einbezieht oder zusätzliche Verpflichtungen enthält.

Ein Beispiel verdeutlicht die finanzielle Bedeutung: Bei einer offenen Gesamtsumme von 600 Euro würde eine Ratenzahlung über sechs Monate ohne weitere Zinsen und Gebühren monatlich 100 Euro kosten. Kommen hingegen zusätzliche 60 Euro an wirksam vereinbarten Kosten hinzu, steigt die Gesamtsumme auf 660 Euro und die Monatsrate auf 110 Euro.

Eine überschaubare Monatsrate ist daher allein noch kein gutes Angebot. Entscheidend ist, wie viel insgesamt bezahlt werden muss und ob die Raten dauerhaft tragbar sind. Wer bereits mehrere offene Forderungen hat, sollte zunächst seine finanzielle Gesamtsituation ordnen, bevor er neue Zahlungsvereinbarungen unterschreibt.

Was gilt bei bestrittenen Forderungen, alten Rechnungen und drohender SCHUFA-Meldung?

Nicht jede Inkassoangelegenheit entspricht dem gewöhnlichen Fall einer vergessenen Rechnung. Besonders sorgfältig sollten Verbraucher reagieren, wenn eine Forderung inhaltlich bestritten wird, schon mehrere Jahre zurückliegt oder mit einem negativen Eintrag bei einer Auskunftei gedroht wird.

Wenn die ursprüngliche Forderung bestritten wird

Wurde eine Ware nie bestellt, eine Leistung nicht erbracht oder ein Vertrag wirksam widerrufen, kann die Hauptforderung unbegründet sein. Dann besteht regelmäßig auch keine Pflicht, auf dieser Grundlage entstandene Inkassokosten zu bezahlen. Entscheidend sind die tatsächlichen Vertragsverhältnisse und die rechtliche Bewertung des Einzelfalls.

Wer die Forderung vollständig bestreitet, sollte dies dem Inkassounternehmen nachvollziehbar in Textform mitteilen. Dabei können Vertragsunterlagen, Kündigungsbestätigungen oder andere Nachweise helfen. Ein bloßer Hinweis, man wolle nicht bezahlen, ist weniger hilfreich als eine konkrete Begründung.

Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen einer von Anfang an bestrittenen Forderung und einer Forderung, die erst später bestritten wird. Dies kann unter anderem für die Erstattungsfähigkeit bestimmter Rechtsverfolgungskosten von Bedeutung sein.

Wenn die Rechnung möglicherweise verjährt ist

Viele gewöhnliche Zahlungsansprüche unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis von den maßgeblichen Umständen erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.

Eine im Jahr 2023 entstandene gewöhnliche Forderung kann deshalb grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2026 verjähren, wenn keine besonderen Umstände eingreifen. Unter anderem gerichtliche Verfahren können die Verjährung hemmen; bestimmte Anerkennungshandlungen können einen Neubeginn auslösen.

Verjährung bedeutet nicht, dass die Forderung automatisch gelöscht wird. Der Schuldner muss sich grundsätzlich auf die Verjährung berufen, um die Leistung verweigern zu können. Deshalb sollten Verbraucher alte Inkassoforderungen vor einer Zahlung oder Unterzeichnung einer Ratenvereinbarung besonders sorgfältig prüfen. Für rechtskräftig titulierte Forderungen können erheblich längere Verjährungsfristen gelten.

Wenn das Inkassounternehmen mit einem SCHUFA-Eintrag droht

Ein Inkassounternehmen darf nicht allein deshalb beliebige negative Bonitätseinträge veranlassen, weil eine Zahlungsaufforderung unbeantwortet geblieben ist. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an Auskunfteien müssen die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sein.

Bei nicht titulierten Forderungen gelten insbesondere besondere Anforderungen an Fälligkeit, vorherige Mahnungen, Hinweise und die Frage, ob die Forderung bestritten wurde. Ein rechtzeitig und nachvollziehbar erklärtes Bestreiten kann deshalb erhebliche Bedeutung haben.

Eine Inkassodrohung ist außerdem keine gerichtliche Entscheidung. Das Unternehmen darf eine mögliche Bonitätsmeldung nicht so darstellen, als stehe bereits eine rechtskräftig festgestellte Zahlungsverpflichtung fest, wenn dies tatsächlich nicht der Fall ist.

Was passiert, wenn man Inkassokosten nicht bezahlt?

Wer eine berechtigte Forderung dauerhaft nicht bezahlt, muss mit weiteren rechtlichen Schritten rechnen. Ein Gläubiger kann beispielsweise ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder Klage erheben. Dadurch können zusätzliche Gerichts- und Rechtsverfolgungskosten entstehen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

Nicht jede Inkassoforderung führt allerdings automatisch vor Gericht. Ob der Gläubiger tatsächlich weitere Schritte einleitet, hängt von den Umständen des Falls ab. Verbraucher sollten deshalb weder davon ausgehen, dass jedes Inkassoschreiben folgenlos bleibt, noch aus Angst vor möglichen Konsequenzen ungeprüft sämtliche Beträge bezahlen.

Besonders relevant ist der Unterschied zwischen einer Zahlungsaufforderung und einem vollstreckbaren Titel. Ein Inkassounternehmen kann nicht allein aufgrund seines Schreibens das Konto eines Verbrauchers pfänden. Für eine Zwangsvollstreckung benötigt der Gläubiger grundsätzlich einen geeigneten Vollstreckungstitel, beispielsweise einen Vollstreckungsbescheid oder ein Urteil, und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen müssen vorliegen.

Geht ein gerichtlicher Mahnbescheid ein, besteht konkreter Handlungsbedarf. Ein Widerspruch verhindert nicht automatisch, dass der Gläubiger den Anspruch anschließend gerichtlich weiterverfolgt. Er verhindert jedoch, dass der Mahnbescheid ohne Weiteres wegen eines unterbliebenen Widerspruchs Grundlage für den nächsten Schritt des Mahnverfahrens wird.

Wer die Hauptforderung anerkennt, aber nur einzelne Inkassokosten bestreitet, kann auch prüfen, ob ein teilweiser Widerspruch gegen einen gerichtlichen Mahnbescheid sachgerecht ist. Bei Unsicherheit sollte rechtlicher Rat eingeholt werden, bevor gerichtliche Fristen verstreichen.

Fazit: Inkassokosten müssen nachvollziehbar und rechtlich begründet sein

Inkassokosten können eine ursprünglich überschaubare Rechnung deutlich verteuern. Das bedeutet jedoch nicht, dass Inkassounternehmen ihre Gebühren beliebig festsetzen dürfen. Für die Erstattung außergerichtlicher Inkassokosten gelten gesetzliche Grenzen, die sich insbesondere aus dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz und dem Rechtsdienstleistungsgesetz ergeben. Bei gewöhnlichen unbestrittenen Forderungen sind die Abstufungen zwischen 0,5, 0,9 und 1,3 besonders wichtig.

Für Verbraucher ist die Prüfung der Hauptforderung mindestens ebenso entscheidend wie die Gebührenberechnung. Ohne berechtigten Anspruch, Zahlungsverzug und die weiteren Voraussetzungen eines erstattungsfähigen Schadens können Inkassokosten bereits dem Grunde nach problematisch sein. Deshalb sollte eine hohe Inkassorechnung nicht vorschnell unterschrieben oder bezahlt werden.

Wer eine Forderung erhält, sollte zunächst Ruhe bewahren, die Unterlagen kontrollieren und unberechtigte Positionen schriftlich zurückweisen. Bei berechtigten Schulden ist eine frühzeitige, finanziell tragbare Lösung sinnvoll. Denn zusätzliche Kosten entstehen häufig gerade dann, wenn offene Forderungen über längere Zeit ungeklärt bleiben oder gerichtliche Schritte notwendig werden.

Häufige Fragen zu Inkassokosten

Gerade bei kleineren Rechnungen, überraschend hohen Gebühren oder wiederholten Mahnungen entstehen häufig Unsicherheiten. Die folgenden Antworten helfen dabei, typische Inkassosituationen schnell einzuordnen.

Wie hoch dürfen Inkassokosten bei einer Forderung von 50 Euro sein?

Bei einer unbestrittenen Forderung von höchstens 50 Euro gilt für die betreffende Geschäftsgebühr eine reduzierte Berechnungsgrundlage von 31,50 Euro. Eine 0,5-Geschäftsgebühr beträgt daraus 15,75 Euro. Hinzukommen können eine zulässige Auslagenpauschale von 3,15 Euro und gegebenenfalls Umsatzsteuer. Ob diese Kosten tatsächlich erstattet werden müssen, hängt von den weiteren rechtlichen Voraussetzungen ab.

Darf ein Inkassounternehmen 100 Euro Gebühren verlangen?

Das kann bei entsprechend hohen Forderungen oder besonderen Umständen möglich sein. Bei einer gewöhnlichen Forderung von 100 Euro wäre eine solche zusätzliche Gebührensumme jedoch besonders erklärungsbedürftig. Maßgeblich sind die gesetzlichen Gebührenstufen, der gerechtfertigte Gebührensatz und mögliche Zusatzkosten.

Muss ich Inkassokosten bezahlen, wenn ich die Hauptforderung sofort begleiche?

Nicht automatisch. War der Verbraucher bereits im Verzug und waren die Inkassokosten zuvor berechtigt entstanden, kann eine spätere Zahlung der Hauptforderung die Erstattungspflicht grundsätzlich bestehen lassen. Wurde die Forderung dagegen vor der kostenverursachenden Beauftragung beglichen oder bestand kein Zahlungsverzug, kann die Situation anders aussehen.

Wie viele Mahnungen muss ich erhalten, bevor Inkasso eingeschaltet werden darf?

Eine feste gesetzliche Mindestzahl von Mahnungen gibt es nicht. In bestimmten Fällen kann Zahlungsverzug bereits ohne vorherige Mahnung eintreten. Entscheidend ist daher nicht, ob eine zweite oder dritte Mahnung verschickt wurde, sondern ob die rechtlichen Voraussetzungen für den Verzug und die Erstattung der Kosten erfüllt sind.

Darf ein Inkassounternehmen mehrfach Mahngebühren verlangen?

Notwendige und erstattungsfähige Kosten können grundsätzlich geltend gemacht werden. Die gewöhnliche Inkassobearbeitung darf aber nicht beliebig durch zusätzliche Mahn- und Verwaltungsgebühren verteuert werden. Insbesondere doppelt berechnete Tätigkeiten oder nicht erforderliche Kosten sollten Verbraucher überprüfen.

Können Inkassokosten höher sein als die eigentliche Rechnung?

Ja, das ist bei kleinen Hauptforderungen durchaus möglich. Eine ursprünglich geringe Rechnung kann durch Geschäftsgebühren, Auslagen und weitere berechtigte Verzugsschäden erheblich anwachsen. Dass die Nebenkosten höher sind als die Hauptforderung, macht sie nicht automatisch unzulässig, rechtfertigt aber eine besonders genaue Prüfung.

Kann ich überhöhte Inkassokosten zurückfordern?

Wurden Gebühren ohne rechtlichen Grund bezahlt, kann grundsätzlich ein Rückzahlungsanspruch in Betracht kommen. Ob und in welcher Höhe dieser besteht, hängt unter anderem von der Forderungsgrundlage, der konkreten Zahlung und möglichen Vereinbarungen ab. Bei größeren Beträgen kann eine rechtliche Prüfung sinnvoll sein.

Was ist der Unterschied zwischen Inkasso und einem gerichtlichen Mahnbescheid?

Ein gewöhnliches Inkassoschreiben ist eine außergerichtliche Zahlungsaufforderung. Ein gerichtlicher Mahnbescheid wird dagegen im gerichtlichen Mahnverfahren erlassen und löst wichtige Fristen aus. Gegen einen unberechtigten Mahnbescheid sollte grundsätzlich innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung Widerspruch eingelegt werden.