Ein Inkassobrief wirkt auf den ersten Blick häufig eindeutig: Zur ursprünglichen Rechnung kommen Inkassogebühren, Auslagen, Mahnkosten und Zinsen hinzu, manchmal außerdem Kosten für Adressermittlungen oder eine angebotene Ratenzahlung. Aus einer überschaubaren Forderung können so schnell deutlich höhere Gesamtbeträge werden. Trotzdem bedeutet eine detaillierte Forderungsaufstellung nicht automatisch, dass jede einzelne Position rechtmäßig und vom Schuldner zu erstatten ist.

Die wichtigste Regel lautet: Inkassokosten können grundsätzlich nur verlangt werden, wenn die zugrunde liegende Forderung berechtigt ist, der Schuldner sich in der Regel bereits im Zahlungsverzug befindet und die Einschaltung des Inkassodienstleisters als erforderliche Rechtsverfolgung angesehen werden kann. Außerdem sind die erstattungsfähigen Inkassokosten gesetzlich begrenzt. Ein Gläubiger darf seinem Schuldner für die Tätigkeit eines Inkassodienstleisters grundsätzlich nicht mehr als den Betrag als Schaden auferlegen, den ein Rechtsanwalt nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz für eine vergleichbare Tätigkeit verlangen könnte.

Gerade deshalb lohnt es sich, ein Inkassoschreiben nicht nur nach dem Gesamtbetrag zu beurteilen. Wer Hauptforderung, Verzug, Inkassogebühr, Auslagen, Zinsen und zusätzliche Nebenforderungen getrennt prüft, erkennt deutlich schneller, welche Kosten plausibel sind und wo eine genauere Prüfung angebracht ist.

Wann musst du Inkassokosten überhaupt bezahlen?

Eine berechtigte ursprüngliche Rechnung allein reicht nicht in jedem Fall aus, damit zusätzlich Inkassokosten auf den Schuldner übertragen werden können. Entscheidend ist vor allem, ob bereits Zahlungsverzug eingetreten war, als das Inkassounternehmen eingeschaltet wurde. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch tritt Verzug regelmäßig ein, wenn eine fällige Forderung nach einer Mahnung nicht bezahlt wird. Eine Mahnung ist jedoch beispielsweise entbehrlich, wenn für die Zahlung bereits ein konkreter Kalendertag bestimmt war oder der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert.

Bei Verbrauchern gibt es außerdem die bekannte 30-Tage-Regel. Danach kommt ein Verbraucher spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder vergleichbaren Zahlungsaufstellung in Verzug, allerdings nur dann automatisch über diese Regel, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Rechtsfolge hingewiesen hat. Das bedeutet zugleich: Die verbreitete Vorstellung, jeder Verbraucher befinde sich automatisch exakt 30 Tage nach Erhalt einer Rechnung im Verzug, ist zu pauschal. Je nach Vereinbarung und vorheriger Mahnung kann der Verzug früher eintreten – ohne entsprechenden Hinweis auf der Rechnung greift die spezielle 30-Tage-Regel gegenüber Verbrauchern dagegen nicht ohne Weiteres.

Wurde ein Inkassounternehmen eingeschaltet, obwohl die Rechnung noch gar nicht fällig war oder der Schuldner noch nicht in Verzug geraten war, spricht daher viel dagegen, die dadurch verursachten Inkassokosten als Verzugsschaden auf ihn abzuwälzen. Ebenso sollte eine Forderung hinterfragt werden, wenn beispielsweise rechtzeitig bezahlt wurde und das Inkasso erst danach beauftragt wurde.

Noch grundlegender ist die Prüfung der Hauptforderung. Hast du die Ware nie bestellt, einen Vertrag wirksam widerrufen, die Rechnung bereits bezahlt oder besteht die behauptete Forderung aus einem anderen Grund nicht, solltest du nicht nur über 30 oder 80 Euro Inkassokosten diskutieren. Dann steht bereits die Grundlage des gesamten Zahlungsbegehrens infrage. Die Verbraucherzentralen empfehlen deshalb ausdrücklich, zunächst die Hauptforderung und den Zahlungsverzug zu prüfen und erst anschließend die einzelnen Inkassokosten.

Wie hoch dürfen Inkassogebühren sein?

Inkassounternehmen können ihre Preise mit ihren Auftraggebern vereinbaren. Daraus folgt jedoch nicht, dass sämtliche intern vereinbarten Kosten an den Schuldner weitergereicht werden dürfen. Für die Erstattungsfähigkeit gegenüber dem Schuldner setzt § 13e Rechtsdienstleistungsgesetz eine klare Obergrenze: Mehr als die entsprechende Rechtsanwaltsvergütung darf grundsätzlich nicht als Schaden verlangt werden.

Die Berechnung orientiert sich deshalb am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz und am sogenannten Gegenstandswert. Bei einer Inkassoforderung entspricht dieser grundsätzlich dem Betrag der einzuziehenden Forderung. Je höher die Forderung ist, desto höher kann auch die zugrunde liegende Gebühr ausfallen. Für Forderungen bis 50 Euro gilt bei einer außergerichtlichen Inkassodienstleistung wegen einer unbestrittenen Forderung eine besondere Gebührengrundlage von 31,50 Euro. Bei einem Gegenstandswert bis 500 Euro beträgt die reguläre 1,0-Gebühr nach dem seit 2025 geltenden Gebührenrecht 51,50 Euro, bei 1.000 Euro sind es 93 Euro und bei 2.000 Euro 176 Euro.

Noch wichtiger als die Grundgebühr ist der angewendete Gebührensatz. Für Inkassodienstleistungen wegen einer unbestrittenen Forderung sieht das Vergütungsverzeichnis besondere Grenzen vor. In einem einfachen Fall darf lediglich eine 0,5-Geschäftsgebühr angesetzt werden. Als einfacher Fall gilt in der Regel insbesondere eine Situation, in der der Schuldner innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung des Inkassodienstleisters bezahlt. Bei einer normalen unbestrittenen Inkassoforderung darf ein Satz von mehr als 0,9 nur verlangt werden, wenn die Tätigkeit besonders umfangreich oder besonders schwierig war; für solche Inkassodienstleistungen liegt die Obergrenze bei 1,3.

Damit ist die häufig anzutreffende 0,9-Gebühr nicht automatisch in jedem Inkassofall gerechtfertigt. Wer nach dem ersten Inkassoschreiben schnell bezahlt und damit einen einfachen Fall schafft, sollte insbesondere prüfen, ob trotzdem ein höherer Gebührensatz berechnet wurde.

Was bedeuten 0,5-, 0,9- und 1,3-Gebühr konkret?

Die abstrakten Gebührensätze lassen sich am besten anhand tatsächlicher Beträge verstehen. Zusätzlich zur Geschäftsgebühr kann eine Pauschale für Post- und Telekommunikationskosten verlangt werden. Diese beträgt nach dem Vergütungsverzeichnis 20 Prozent der Gebühren, maximal jedoch 20 Euro.

Die folgende Übersicht zeigt beispielhaft, welche Beträge sich auf Basis der aktuellen RVG-Gebührentabelle ergeben können. Die Werte enthalten die jeweilige Geschäftsgebühr und die rechnerische Post- und Telekommunikationspauschale, jedoch keine gegebenenfalls erstattungsfähige Umsatzsteuer und keine weiteren individuellen Auslagen.

Bei einer offenen Rechnung über 300 Euro kann eine 0,5-Gebühr damit beispielsweise 25,75 Euro betragen. Hinzu kommen rechnerisch 5,15 Euro Auslagenpauschale, sodass 30,90 Euro entstehen. Wird dagegen eine 0,9-Gebühr zugrunde gelegt, ergeben sich 46,35 Euro Geschäftsgebühr plus 9,27 Euro Auslagenpauschale, insgesamt also 55,62 Euro. Die Hauptforderung ist identisch – allein die Einstufung des Inkassofalls verändert die Kosten in diesem Beispiel erheblich.

Die Tabelle sollte allerdings nicht als pauschaler „Preiskatalog“ verstanden werden. Entscheidend bleibt der tatsächliche Einzelfall. Ein Inkassounternehmen darf nicht allein deshalb einen möglichst hohen Gebührensatz ansetzen, weil dieser nach dem RVG theoretisch erreichbar wäre. Besonders bei einer unbestrittenen Forderung verlangt das Vergütungsverzeichnis ausdrücklich eine Abstufung zwischen einfachem, normalem und besonders umfangreichem oder schwierigem Inkasso.

Die 0,5-Gebühr ist bei schneller Zahlung besonders wichtig

Für Verbraucher ist die Regel zum einfachen Inkassofall einer der praktisch wichtigsten Punkte. Wird eine unbestrittene Forderung innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung des Inkassodienstleisters beglichen, handelt es sich nach dem gesetzlichen Leitbild in der Regel um einen einfachen Fall. Dann darf für die Inkassodienstleistung lediglich eine 0,5-Geschäftsgebühr gefordert werden.

Das kann einen erheblichen Unterschied machen. Bei einer Forderung von 800 Euro beträgt die aktuelle 1,0-Gebühr aufgrund des Gegenstandswerts bis 1.000 Euro 93 Euro. Eine 0,5-Gebühr entspricht 46,50 Euro, während eine 0,9-Gebühr bereits 83,70 Euro ausmacht. Selbst bevor Auslagen berücksichtigt werden, liegen zwischen beiden Varianten 37,20 Euro.

Wer eine eindeutig berechtigte Forderung erhält und sie bezahlen kann, sollte deshalb nicht unnötig abwarten. Neben zusätzlichen Zinsen und möglicherweise weiteren Verfahrensschritten kann sich auch die Einstufung des Inkassoaufwands auf die Kosten auswirken. Umgekehrt sollte niemand allein aus Angst vor steigenden Gebühren eine Forderung bezahlen, die er für unberechtigt hält. Dann ist eine zeitnahe schriftliche Prüfung und gegebenenfalls ein begründeter Widerspruch der sinnvollere Weg.

Welche zusätzlichen Kosten können neben der Inkassogebühr entstehen?

Ein Inkassoschreiben besteht selten nur aus Hauptforderung und Geschäftsgebühr. Häufig werden weitere Positionen ausgewiesen. Einige davon können grundsätzlich berechtigt sein, andere sollten besonders kritisch geprüft werden.

Verzugszinsen gehören grundsätzlich zu den möglichen Folgen eines Zahlungsverzugs. Bei einem Verbraucher beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz fünf Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 Prozent. Daraus ergibt sich für entsprechende Verbraucherschulden derzeit ein gesetzlicher Verzugszinssatz von 6,52 Prozent pro Jahr.

Wie viel das tatsächlich ausmacht, wird häufig überschätzt. Bei einer offenen Forderung von 500 Euro und 60 Tagen Zahlungsverzug entsprechen 6,52 Prozent Jahreszins beispielsweise rund 5,36 Euro Verzugszinsen. Eine Zinsforderung von beispielsweise 30 Euro bei einer kleinen, erst seit wenigen Wochen offenen Rechnung sollte deshalb rechnerisch überprüft werden. Das Inkassounternehmen muss bei Forderungen gegenüber Privatpersonen angeben, auf welchen Betrag die Zinsen berechnet wurden, welcher Zinssatz verwendet wird und für welchen Zeitraum sie verlangt werden. Wird ein Zinssatz oberhalb des gesetzlichen Verzugszinssatzes angesetzt, muss auch hierfür eine Begründung angegeben werden.

Daneben können notwendige tatsächliche Auslagen eine Rolle spielen. Musste etwa wegen eines nicht mitgeteilten Umzugs die aktuelle Anschrift kostenpflichtig ermittelt werden, können angemessene Kosten einer solchen Ermittlung grundsätzlich erstattungsfähig sein. Pauschale Fantasiepositionen sind damit jedoch nicht gemeint. Die Verbraucherzentralen weisen beispielsweise darauf hin, dass sogenannte Kontoführungskosten beim Inkasso nicht zusätzlich berechnet werden sollten, weil die Verwaltung und Überwachung der Forderung bereits zur normalen Inkassotätigkeit gehören.

Auch Mahnkosten des ursprünglichen Gläubigers sind kein beliebig festsetzbarer Strafbetrag. Erstattungsfähig können grundsätzlich die tatsächlich verursachten notwendigen Kosten einer Mahnung sein. Eigener Personal- und Verwaltungsaufwand kann dagegen nicht einfach pauschal aufgeschlagen werden. Bei automatisierten oder elektronischen Mahnungen können die tatsächlich entstandenen externen Kosten entsprechend gering sein. Die Rechtsprechung zu pauschalen Mahnkosten zeigt deshalb immer wieder, dass selbst scheinbar geringe Beträge nicht automatisch zulässig sind, wenn ihnen kein entsprechender Schaden gegenübersteht.

Wann darf Umsatzsteuer auf Inkassokosten verlangt werden?

Auf einer Inkassoabrechnung findet sich gelegentlich zusätzlich Umsatzsteuer. Auch diese Position ist nicht automatisch vom Schuldner zu erstatten. Entscheidend ist, ob der Auftraggeber des Inkassounternehmens die Umsatzsteuer selbst wirtschaftlich tragen muss oder als Vorsteuer abziehen kann.

Wird gegenüber einer Privatperson Umsatzsteuer auf Inkassokosten geltend gemacht, muss der Inkassodienstleister nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz ausdrücklich erklären, dass sein Auftraggeber diesen Betrag nicht als Vorsteuer abziehen kann. Kann der Gläubiger die Umsatzsteuer dagegen als Vorsteuer geltend machen, entsteht ihm in dieser Höhe grundsätzlich kein entsprechender Schaden, der zusätzlich auf den Schuldner übertragen werden müsste.

Gerade bei gewerblichen Gläubigern lohnt sich deshalb ein Blick auf diese Position. Ein pauschales Hinzurechnen von 19 Prozent zu sämtlichen Inkassokosten ist gegenüber dem Schuldner nicht in jedem Fall gerechtfertigt.

Die 40-Euro-Verzugspauschale gilt nicht gegenüber Verbrauchern

Eine weitere Position, die gelegentlich für Verwirrung sorgt, ist die gesetzliche Verzugspauschale von 40 Euro. Sie existiert tatsächlich – allerdings nicht für normale Forderungen gegen Verbraucher.

Nach § 288 Absatz 5 BGB kann der Gläubiger einer Entgeltforderung bei Zahlungsverzug zusätzlich 40 Euro verlangen, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Die Regel betrifft daher insbesondere Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Wer als Privatperson beispielsweise eine Onlinebestellung, Stromrechnung oder andere private Rechnung verspätet bezahlt, muss allein aufgrund dieser Vorschrift keine zusätzliche 40-Euro-Pauschale bezahlen.

Findet sich eine solche Position in einem Inkassoschreiben gegen einen Verbraucher, sollte deshalb genau geprüft werden, auf welcher rechtlichen Grundlage sie verlangt wird.

Ratenzahlung kann zusätzliche Inkassokosten verursachen

Wer die Forderung nicht auf einmal bezahlen kann, bekommt häufig schon im ersten oder zweiten Inkassoschreiben eine Ratenzahlung angeboten. Das kann finanziell sinnvoller sein, als die Angelegenheit weiter eskalieren zu lassen. Kostenlos ist eine solche Vereinbarung jedoch nicht zwangsläufig.

Für eine Zahlungsvereinbarung kann nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz eine zusätzliche Einigungsgebühr von 0,7 entstehen. Für ihre Berechnung wird nicht die vollständige Forderung als Gegenstandswert zugrunde gelegt, sondern 50 Prozent des Anspruchs.

Noch wichtiger für Verbraucher: Bevor ein Inkassodienstleister mit einer Privatperson eine Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarung abschließt, muss er in Textform auf die dadurch entstehenden Kosten hinweisen. Ein Angebot wie „nur 25 Euro monatlich“ sollte deshalb nie allein anhand der Monatsrate beurteilt werden. Entscheidend ist, welche zusätzlichen Gebühren, Zinsen und gegebenenfalls weiteren Verpflichtungen mit der Vereinbarung verbunden sind.

Besondere Vorsicht ist angebracht, wenn die Ratenzahlungsvereinbarung gleichzeitig ein Schuldanerkenntnis enthält. Wird eine Privatperson zu einem solchen Anerkenntnis aufgefordert, muss sie darüber informiert werden, dass dadurch vorhandene Einwendungen gegen die Forderung verloren gehen können – beispielsweise der Einwand, dass die Forderung bereits bezahlt, verjährt oder gar nicht entstanden ist.

Eine Ratenzahlung sollte deshalb erst unterschrieben werden, wenn die Hauptforderung und sämtliche wesentlichen Nebenforderungen geprüft wurden.

Inkassobüro und Rechtsanwalt dürfen Kosten nicht einfach verdoppeln

Problematisch wird es, wenn nach dem Inkassounternehmen zusätzlich ein Rechtsanwalt eingeschaltet wird und beide Stellen vollständige Gebühren verlangen. Der Gesetzgeber hat auch dafür eine Begrenzung vorgesehen.

Beauftragt ein Gläubiger für dieselbe Forderung sowohl einen Inkassodienstleister als auch einen Rechtsanwalt, können gegenüber dem Schuldner grundsätzlich nur Kosten bis zu der Höhe als Schaden geltend gemacht werden, die bei alleiniger Beauftragung eines Rechtsanwalts entstanden wären. Eine wichtige Ausnahme besteht, wenn der Schuldner die Forderung erst nach der Beauftragung des Inkassodienstleisters bestreitet und gerade dieses Bestreiten anschließend Anlass für die Einschaltung eines Rechtsanwalts gibt.

Damit soll verhindert werden, dass sich die Rechtsverfolgungskosten allein durch das Hintereinanderschalten mehrerer Dienstleister unnötig vervielfachen. Ein Wechsel vom Inkassounternehmen zum Rechtsanwalt bedeutet also nicht automatisch, dass der Schuldner zwei vollständige außergerichtliche Gebührenpakete bezahlen muss.

Davon zu unterscheiden sind echte Gerichtskosten und Gebühren eines späteren gerichtlichen Verfahrens. Kommt es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren oder einer Klage, können weitere Kosten entstehen. Spätestens bei einem gerichtlichen Mahnbescheid sollte ein Schreiben deshalb keinesfalls ignoriert werden. Ein Mahnbescheid bedeutet allerdings noch nicht, dass ein Gericht die Forderung vorher sachlich geprüft und für berechtigt erklärt hat.

Welche Angaben muss ein Inkassoschreiben enthalten?

Privatpersonen sollen nachvollziehen können, wer Geld verlangt und wie sich die Forderung zusammensetzt. Deshalb verpflichtet das Rechtsdienstleistungsgesetz registrierte Inkassodienstleister bereits bei der ersten Geltendmachung zu umfangreichen Informationen.

Dazu gehören insbesondere der Name beziehungsweise die Firma des Auftraggebers, grundsätzlich dessen Anschrift, der konkrete Forderungsgrund und bei Vertragsforderungen Angaben zum Vertragsgegenstand sowie zum Datum des Vertragsschlusses. Werden Zinsen verlangt, müssen Berechnungsgrundlage, Zinssatz und Zeitraum genannt werden. Inkassokosten müssen nach Art, Höhe und Entstehungsgrund erläutert werden. Außerdem muss das Schreiben die zuständige Aufsichtsbehörde mit Anschrift und elektronischer Erreichbarkeit nennen.

Ist nicht klar, woher eine Forderung stammt, kann eine Privatperson außerdem ergänzende Informationen verlangen. Der Inkassodienstleister muss dann unter anderem mitteilen, bei wem die Forderung ursprünglich entstanden ist und bei Vertragsforderungen weitere wesentliche Umstände des Vertragsschlusses nennen.

Das ist besonders hilfreich bei älteren Forderungen, verkauften Forderungsbeständen oder Verträgen, deren Bezeichnung im Inkassobrief nicht sofort wiedererkannt wird.

Typische Kostenpositionen, die du besonders genau prüfen solltest

Nicht jede ungewöhnliche Bezeichnung bedeutet automatisch, dass eine Position unzulässig ist. Umgekehrt wird eine Forderung nicht dadurch richtig, dass sie einen juristisch klingenden Namen trägt. Entscheidend bleibt, welcher konkrete Aufwand tatsächlich dahintersteht und ob er gegenüber dem Schuldner erstattungsfähig ist.

Besonders kritisch solltest du pauschale Kontoführungs- oder Überwachungsgebühren betrachten. Auch ungewöhnlich hohe Mahnkosten, nicht erläuterte „Servicekosten“, pauschale Recherchekosten oder Umsatzsteuer ohne den erforderlichen Hinweis zur fehlenden Vorsteuerabzugsberechtigung verdienen eine genaue Prüfung. Bei Adressermittlungskosten kann dagegen ein tatsächlicher, notwendiger Aufwand entstanden sein, beispielsweise wenn ein Schuldner umgezogen ist und seine neue Anschrift nicht mitgeteilt hat.

Ebenso sollte der angesetzte Gebührensatz kontrolliert werden. Bei einer unbestrittenen Forderung ist gerade die Frage relevant, ob wirklich ein Aufwand vorlag, der eine 0,9- oder sogar 1,3-Gebühr rechtfertigt. Wurde bereits kurz nach dem ersten Inkassoschreiben gezahlt, spricht die gesetzliche Regelung regelmäßig für einen einfachen Fall mit 0,5-Gebühr.

So prüfst du ein Inkassoschreiben systematisch

Wer nur den Endbetrag betrachtet, verliert schnell den Überblick. Sinnvoller ist es, die Forderung in einer festen Reihenfolge auseinanderzunehmen. So verhinderst du auch, dass eine möglicherweise korrekte Hauptforderung dazu führt, sämtliche Nebenforderungen ungeprüft mit zu bezahlen.

Checkliste: Inkassokosten prüfen

1. Hauptforderung prüfen: Hast du den Vertrag tatsächlich geschlossen und ist der verlangte Betrag noch offen?
2. Fälligkeit kontrollieren: Wann musste die ursprüngliche Rechnung bezahlt werden?
3. Verzug feststellen: Gab es eine Mahnung, einen festen Zahlungstermin oder einen wirksamen 30-Tage-Hinweis?
4. Inkassogebühr prüfen: Welcher Gegenstandswert und welcher Gebührensatz wurden verwendet?
5. Einfachen Fall beachten: Wurde innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Inkassoaufforderung gezahlt, sollte insbesondere die 0,5-Regel geprüft werden.
6. Nebenforderungen kontrollieren: Mahnkosten, Zinsen, Adressermittlung und sonstige Auslagen einzeln nachvollziehen.
7. Umsatzsteuer hinterfragen: Wird erklärt, warum der Auftraggeber keinen Vorsteuerabzug vornehmen kann?
8. Ratenvereinbarung genau lesen: Zusätzliche Einigungsgebühren und mögliche Schuldanerkenntnisse vor einer Unterschrift prüfen.
9. Unberechtigten Positionen widersprechen: Beanstandungen möglichst nachvollziehbar und in Textform mitteilen.
10. Gerichtspost niemals ignorieren: Bei Mahn- oder Vollstreckungsbescheid gelten eigene Fristen und Handlungsmöglichkeiten.

Zusätzlich kannst du überprüfen, ob das Unternehmen tatsächlich als Inkassodienstleister registriert ist. Das Bundesamt für Justiz führt hierfür das Rechtsdienstleistungsregister, in dem registrierte Personen und Unternehmen sowie Angaben zu deren Registrierung abrufbar sind.

Was tun, wenn nur ein Teil der Inkassoforderung berechtigt ist?

In der Praxis ist eine Forderung nicht immer komplett richtig oder komplett falsch. Beispielsweise kann die ursprüngliche Rechnung über 250 Euro eindeutig berechtigt sein, während du eine zusätzliche Inkassogebühr oder bestimmte Mahnkosten für überhöht hältst.

Dann sollte die berechtigte Hauptforderung nicht allein deshalb liegen bleiben, weil über Nebenforderungen gestritten wird. Andernfalls können weiterhin Verzugszinsen entstehen und weitere Schritte folgen. Gleichzeitig solltest du deutlich machen, welche Positionen du anerkennst und welche du bestreitest.

Wer eine Teilzahlung leistet, sollte sich außerdem mit der sogenannten Tilgungsbestimmung beschäftigen. Damit kann bei der Zahlung ausdrücklich erklärt werden, auf welche Forderungsbestandteile der Betrag angerechnet werden soll. Das kann insbesondere dann relevant sein, wenn einzelne Nebenforderungen bestritten werden und die Zahlung gezielt auf die unstrittige Hauptforderung erfolgen soll. Die Verbraucherzentralen weisen auf diese Möglichkeit gerade bei Inkassoforderungen ausdrücklich hin.

Bei größeren Forderungen, unklaren Vertragsverhältnissen, Verjährungsfragen oder bereits eingeleiteten gerichtlichen Schritten kann eine individuelle Beratung sinnvoll sein. Das gilt besonders dann, wenn nicht nur die Gebührenhöhe, sondern bereits das Bestehen der Hauptforderung umstritten ist.

Fazit: Inkassokosten müssen nachvollziehbar und begründet sein

Ein Inkassoschreiben bedeutet nicht, dass jede aufgeführte Position automatisch bezahlt werden muss. Die entscheidende Prüfung beginnt bei der Hauptforderung und beim Zahlungsverzug. Erst wenn diese Grundlage stimmt, stellt sich die Frage, welche Inkassokosten als notwendiger Verzugsschaden tatsächlich erstattungsfähig sind. Gleichzeitig begrenzt das Rechtsdienstleistungsgesetz die Höhe grundsätzlich auf die vergleichbare Rechtsanwaltsvergütung.

Besonders wichtig ist der Gebührensatz. Bei unbestrittenen Forderungen kann ein einfacher Inkassofall lediglich eine 0,5-Geschäftsgebühr rechtfertigen. Eine höhere 0,9-Gebühr ist nicht automatisch der Standardpreis für jedes Schreiben, und mehr als 0,9 setzt bei einer unbestrittenen Forderung einen besonders umfangreichen oder schwierigen Fall voraus.

Wer die Hauptforderung, Gebühren, Auslagen und Zinsen getrennt betrachtet, kann ein Inkassoschreiben deshalb wesentlich besser einordnen. Berechtigte Schulden sollten nicht unnötig verschleppt werden – überhöhte oder nicht nachvollziehbare Zusatzkosten müssen aber ebenso wenig ungeprüft akzeptiert werden.

Häufige Fragen zu Inkassokosten

Bei Inkassoforderungen entscheiden häufig Details darüber, welche Kosten tatsächlich verlangt werden können. Die folgenden Antworten ordnen einige besonders häufige Fragen kompakt ein.

Muss ich Inkassokosten bezahlen, wenn ich keine Mahnung bekommen habe?

Nicht zwingend. Eine Mahnung ist zwar ein typischer Weg, um Zahlungsverzug auszulösen, sie ist aber nicht in jedem Fall erforderlich. War beispielsweise ein konkreter Zahlungstermin vereinbart oder liegen andere gesetzliche Voraussetzungen vor, kann Verzug auch ohne vorherige Mahnung eintreten.

Wie hoch dürfen Inkassokosten bei 100 Euro Schulden sein?

Bei einer Forderung über 100 Euro beträgt die aktuelle 1,0-RVG-Gebühr 51,50 Euro. Bei einem einfachen unbestrittenen Inkassofall ergibt eine 0,5-Gebühr 25,75 Euro; zusammen mit der rechnerischen Post- und Telekommunikationspauschale sind das 30,90 Euro vor einer gegebenenfalls erstattungsfähigen Umsatzsteuer. Ob dieser oder ein anderer Gebührensatz zulässig ist, hängt vom tatsächlichen Inkassoaufwand ab.

Darf ein Inkassounternehmen immer eine 0,9-Gebühr berechnen?

Nein. Bei unbestrittenen Forderungen darf eine Gebühr oberhalb von 0,9 nur verlangt werden, wenn die Inkassotätigkeit besonders umfangreich oder schwierig war. In einfachen Fällen ist nur eine 0,5-Gebühr vorgesehen; als einfacher Fall gilt in der Regel insbesondere die Zahlung innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Inkassoaufforderung.

Sind Kontoführungsgebühren beim Inkasso zulässig?

Zusätzliche Kontoführungskosten sind kritisch zu sehen. Die Verwaltung und Überwachung einer Forderung gehört grundsätzlich zur normalen Inkassotätigkeit und wird bereits durch die Inkassogebühr abgegolten. Die Verbraucherzentralen raten deshalb dazu, solche Positionen nicht ungeprüft zu bezahlen.

Darf Inkasso zusätzliche Gebühren für eine Ratenzahlung verlangen?

Eine Zahlungsvereinbarung kann zusätzliche Kosten verursachen. Nach dem RVG kommt dafür insbesondere eine 0,7-Einigungsgebühr in Betracht, wobei der Gegenstandswert einer Zahlungsvereinbarung 50 Prozent des Anspruchs beträgt. Privatpersonen müssen vor Abschluss einer solchen Vereinbarung in Textform auf die entstehenden Kosten hingewiesen werden.

Muss ich bei Inkasso eine 40-Euro-Verzugspauschale bezahlen?

Als Verbraucher grundsätzlich nicht aufgrund der gesetzlichen 40-Euro-Pauschale aus § 288 Absatz 5 BGB. Dieser Anspruch besteht bei Entgeltforderungen nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Die Regel betrifft daher vor allem den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Kann ein Inkassounternehmen Umsatzsteuer verlangen?

Das ist möglich, wenn dem Gläubiger die Umsatzsteuer tatsächlich als Schaden verbleibt. Wird sie gegenüber einer Privatperson verlangt, muss das Inkassounternehmen erklären, dass sein Auftraggeber die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen kann. Fehlt diese Voraussetzung, sollte die Position geprüft werden.

Was passiert, wenn ich ein Inkassoschreiben einfach ignoriere?

Bei einer berechtigten Forderung können weitere Verzugszinsen und zusätzliche rechtliche Schritte folgen. Ein späterer gerichtlicher Mahnbescheid sollte keinesfalls ignoriert werden, da daraus bei fehlender Reaktion ein vollstreckbarer Titel entstehen kann. Hältst du die Forderung für unberechtigt, ist ein nachvollziehbarer Widerspruch sinnvoller als Schweigen.