Wenn du eine Nebenkostenabrechnung erhältst, ist die Gesamtsumme nur ein Teil der Prüfung. Mindestens ebenso wichtig ist die Frage, ob die aufgeführten Kosten überhaupt auf dich als Mieter umgelegt werden dürfen. Denn nicht jede Ausgabe, die einem Vermieter rund um ein Gebäude entsteht, gehört automatisch in die Betriebskostenabrechnung. Reparaturen, Verwaltungskosten oder bestimmte einmalige Ausgaben sind grundsätzlich Sache des Vermieters.

Gleichzeitig gibt es zahlreiche laufende Kosten, die durchaus umlagefähig sein können: von Grundsteuer und Wasserversorgung über Gebäudereinigung und Gartenpflege bis zu Versicherungen, Hausmeister oder Aufzug. Ob du eine Position tatsächlich bezahlen musst, hängt jedoch nicht allein von der Kostenart ab. Auch der Mietvertrag, die konkrete Leistung, der Verteilerschlüssel und teilweise besondere gesetzliche Vorgaben spielen eine Rolle.

Gerade bei größeren Wohnanlagen können sich falsch angesetzte oder falsch aufgeteilte Kosten schnell auf mehrere Hundert Euro auswirken. Deshalb lohnt es sich, nicht nur nachzurechnen, sondern jede größere Position danach zu beurteilen, ob sie rechtlich als umlagefähige Betriebskosten einzuordnen ist.

Was sind umlagefähige Kosten?

Umlagefähige Kosten sind laufende Betriebskosten eines Grundstücks oder Gebäudes, die ein Vermieter unter bestimmten Voraussetzungen auf seine Mieter übertragen darf. Rechtlich maßgeblich sind insbesondere § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung. Betriebskosten entstehen laufend durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, seiner Anlagen und Einrichtungen.

Das Wort „laufend“ ist dabei besonders wichtig. Eine regelmäßig wiederkehrende Ausgabe kann Betriebskostencharakter haben. Muss dagegen beispielsweise eine defekte Heizungsanlage repariert, ein kaputtes Dach instand gesetzt oder eine verschlissene Einrichtung erneuert werden, handelt es sich nicht deshalb um Betriebskosten, weil sich die Maßnahme auf das Gebäude bezieht.

Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten. Der Vermieter kann also nicht sämtliche Kosten des Gebäudes sammeln und anschließend anteilig auf die Bewohner verteilen.

Im Alltag werden die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten häufig gleichbedeutend verwendet. Für die rechtliche Prüfung deiner Abrechnung solltest du dich jedoch an den Betriebskosten orientieren, denn diese sind gesetzlich definiert.

Nicht jede Betriebskostenart darf automatisch berechnet werden

Dass eine Kostenposition grundsätzlich in der Betriebskostenverordnung auftaucht, reicht allein noch nicht immer aus. Der Mietvertrag muss vorsehen, dass du als Mieter Betriebskosten zusätzlich zur Grundmiete trägst. § 556 BGB erlaubt eine solche Vereinbarung ausdrücklich. Ohne entsprechende Vereinbarung sind Betriebskosten grundsätzlich mit der vereinbarten Miete abgegolten.

Bei Wohnraummietverträgen kann eine allgemeine Vereinbarung über die Übernahme der Betriebskosten beziehungsweise eine Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung für die dort aufgeführten Standardpositionen genügen. Bei den sogenannten sonstigen Betriebskosten ist besondere Aufmerksamkeit angebracht. Kosten, die lediglich unter diese Auffangposition fallen, müssen im Mietvertrag ausreichend konkret vereinbart sein.

Das bedeutet für deine Prüfung: Schau nicht ausschließlich auf die Nebenkostenabrechnung. Nimm zusätzlich deinen Mietvertrag zur Hand. Gerade bei ungewöhnlichen Positionen solltest du kontrollieren, ob sie dort überhaupt vorgesehen sind.

Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber Nebenkostenabrechnung verstehen.

Welche Kosten grundsätzlich umlagefähig sein können

Die Betriebskostenverordnung nennt zahlreiche Kostenarten, die grundsätzlich als Betriebskosten in Betracht kommen. Dazu gehören klassische Positionen wie Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Müllabfuhr oder Gebäudereinigung, aber auch Kosten für Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Versicherungen und den Hauswart.

Eine kompakte Einordnung hilft bei der ersten Kontrolle:

Die Tabelle ist eine erste Orientierung. Eine Position kann im konkreten Fall trotzdem problematisch sein, wenn beispielsweise nicht umlagefähige Leistungen darin enthalten sind oder die Kosten falsch verteilt wurden.

Grundsteuer: klassische Betriebskosten mit spürbarem Einfluss

Die Grundsteuer zählt ausdrücklich zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks und kann grundsätzlich als Betriebskostenposition umgelegt werden.

Für Mieter ist vor allem interessant, wie hoch der auf die eigene Wohnung entfallende Anteil ausfällt. Bei Mehrfamilienhäusern wird die Grundsteuer üblicherweise anhand des vereinbarten Verteilerschlüssels aufgeteilt. Fehlt eine andere wirksame Vereinbarung, sieht das Gesetz für viele Betriebskosten grundsätzlich die Wohnfläche als Maßstab vor. Verbrauchsabhängige beziehungsweise verursachungsabhängig erfasste Kosten müssen dagegen nach einem Maßstab verteilt werden, der den unterschiedlichen Verbrauch beziehungsweise die unterschiedliche Verursachung berücksichtigt.

Hat sich die Grundsteuer im Vergleich zum Vorjahr deutlich verändert, solltest du daher nicht nur die Summe betrachten. Prüfe auch, ob der Gesamtbetrag für das Grundstück und dein daraus berechneter Anteil nachvollziehbar dargestellt sind.

Wasser, Abwasser und Entwässerung

Zu den umlagefähigen Kosten der Wasserversorgung gehören nicht nur die reinen Verbrauchskosten. Auch Grundgebühren, bestimmte Kosten für Wasserzähler, deren Verwendung sowie weitere mit der Wasserversorgung verbundene laufende Aufwendungen können dazugehören. Auch die Kosten der Entwässerung sind in der Betriebskostenverordnung vorgesehen.

Bei Wasser lohnt sich ein Vergleich mit dem eigenen Verbrauch beziehungsweise mit den Vorjahreswerten besonders. Ein ungewöhnlich hoher Betrag kann verschiedene Ursachen haben: gestiegene Gebühren, höheren Verbrauch, eine veränderte Belegung des Hauses oder einen anderen Abrechnungsmaßstab.

Wird dein Wasserverbrauch individuell erfasst, sollte die Kostenverteilung diese Verbrauchsdaten berücksichtigen. Bei größeren Abweichungen solltest du Zählerstände und Ablesedaten mit den Angaben in der Abrechnung vergleichen.

Heizkosten und Warmwasser folgen besonderen Regeln

Heiz- und Warmwasserkosten sind zwar Betriebskosten, werden aber nicht einfach wie jede andere Kostenposition verteilt. Für viele zentral versorgte Gebäude schreibt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor.

Bei Heizkosten müssen grundsätzlich mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten anhand des erfassten Wärmeverbrauchs verteilt werden. Der verbleibende Anteil wird beispielsweise nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Für Warmwasserkosten gelten vergleichbare Vorgaben.

Dadurch soll verhindert werden, dass ein sparsamer Haushalt genauso stark belastet wird wie ein Haushalt mit deutlich höherem Verbrauch. Trotzdem bedeutet ein niedriger eigener Verbrauch nicht, dass sämtliche Heizkosten entsprechend niedrig ausfallen, weil ein Teil der Gesamtkosten unabhängig vom individuellen Verbrauch verteilt wird.

Hinzu kommt die Aufteilung bestimmter CO₂-Kosten zwischen Mietern und Vermietern. Bei Wohngebäuden richtet sich die Aufteilung grundsätzlich nach der energetischen Qualität beziehungsweise dem spezifischen Kohlendioxidausstoß des Gebäudes. Je ungünstiger die Einstufung, desto größer kann der Anteil sein, den der Vermieter selbst tragen muss. Eine vollständige Weitergabe der CO₂-Kosten an den Mieter ist deshalb nicht in jedem Fall zulässig.

Wie du diese Positionen kontrollierst, zeigen wir ausführlich im Ratgeber Heizkosten prüfen.

Gebäudereinigung, Gartenpflege und Allgemeinstrom

Die Reinigung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile kann zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören. Gemeint sind beispielsweise Treppenhäuser, Flure, Zugänge, Kellerbereiche oder gemeinsam genutzte Waschräume. Auch laufende Kosten der Gartenpflege sind grundsätzlich vorgesehen. Dazu können beispielsweise die Pflege angelegter Grünflächen, Spielplätze oder bestimmter Zugangsflächen gehören.

Beim Allgemeinstrom solltest du darauf achten, was tatsächlich darüber betrieben wird. Umlagefähig sind typischerweise Stromkosten für gemeinschaftlich genutzte Gebäudeteile, beispielsweise Flur-, Treppenhaus-, Keller- oder Außenbeleuchtung. Strom für die private Wohnung gehört selbstverständlich nicht in diese Position.

Auffällig wird eine Abrechnung vor allem dann, wenn unter einem sehr allgemeinen Begriff ungewöhnlich hohe Beträge zusammengefasst werden. Eine Bezeichnung wie „Hausstrom“ oder „Allgemeinstrom“ sollte nicht dazu führen, dass völlig andere Verbrauchsstellen unbemerkt mitgerechnet werden.

Hausmeisterkosten: ein häufiger Prüfpunkt

Hausmeisterkosten gehören zu den Positionen, bei denen sich ein genauer Blick besonders lohnt. Die laufende Tätigkeit eines Hauswarts kann grundsätzlich umgelegt werden. Nicht umlagefähig sind jedoch Bestandteile seiner Vergütung, die beispielsweise auf Hausverwaltung, Instandhaltung, Instandsetzung oder Erneuerungsarbeiten entfallen.

Angenommen, ein Hausmeister übernimmt regelmäßig Treppenhauskontrollen, Winterdienst und kleinere organisatorische Aufgaben. Gleichzeitig führt er Reparaturen an Türen oder technischen Einrichtungen durch. Dann darf nicht automatisch sein gesamter Arbeitsaufwand als Hausmeisterkosten auf die Mieter verteilt werden.

Zusätzlich darf dieselbe Tätigkeit nicht doppelt abgerechnet werden. Wird beispielsweise eine Leistung bereits als gesonderte Betriebskostenposition berechnet, darf sie nicht ein zweites Mal vollständig in den Hausmeisterkosten auftauchen.

Mehr dazu erfährst du im Ratgeber Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung.

Welche Versicherungen dürfen Mieter bezahlen?

Auch bestimmte Versicherungen des Gebäudes können umlagefähige Betriebskosten sein. Die Betriebskostenverordnung nennt insbesondere Sach- und Haftpflichtversicherungen des Gebäudes, beispielsweise Versicherungen gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- oder bestimmte Elementarschäden sowie bestimmte Haftpflichtversicherungen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Versicherung des Vermieters auf die Bewohner übertragen werden darf. Eine private Rechtsschutzversicherung des Eigentümers oder eine Versicherung, die nicht dem laufenden Betrieb des Gebäudes zuzurechnen ist, wird nicht allein dadurch umlagefähig, dass sie mit der Immobilie in irgendeinem Zusammenhang steht.

Bei auffälligen Versicherungsbeträgen solltest du deshalb prüfen, welche konkrete Versicherung hinter der Position steckt. Gerade Sammelbezeichnungen können mehrere Versicherungsverträge enthalten.

Aufzugskosten können auch im Erdgeschoss relevant sein

Zu den Betriebskosten eines Personen- oder Lastenaufzugs können unter anderem Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, regelmäßige Prüfungen und Reinigung gehören.

Ob ein Bewohner im Erdgeschoss ebenfalls einen Anteil tragen muss, lässt sich nicht pauschal allein aus der tatsächlichen Nutzung ableiten. Die vertragliche Gestaltung und der verwendete Umlagemaßstab spielen eine Rolle. Eine Nebenkostenprüfung sollte daher nicht bei der Frage enden: „Benutze ich den Aufzug?“ Wichtiger ist, ob die Kosten grundsätzlich umlagefähig sind und nach welchem Schlüssel sie verteilt werden.

Nicht unter die laufenden Aufzugskosten fallen dagegen beispielsweise größere Reparaturen oder der Austausch wesentlicher Anlagenteile. Solche Erhaltungsmaßnahmen bleiben grundsätzlich Vermietersache.

Kabelanschluss: alte Regeln gelten nicht mehr unverändert

Bei Kabel- und Breitbandkosten hat sich die Rechtslage in den vergangenen Jahren verändert. Laufende monatliche Grundgebühren für Breitbandanschlüsse, die früher über die Betriebskosten abgerechnet werden konnten, sind nach der Betriebskostenverordnung nur bis zum 30. Juni 2024 in dieser bisherigen Form erfasst. Bestimmte Betriebskosten technischer Verteilanlagen können weiterhin berücksichtigt werden. Für bestimmte gebäudeinterne Glasfasernetze kann außerdem unter gesetzlichen Voraussetzungen ein Glasfaserbereitstellungsentgelt relevant sein.

Taucht in einer neueren Nebenkostenabrechnung weiterhin eine klassische monatliche Kabel-TV-Grundgebühr auf, solltest du die Position deshalb nicht ungeprüft akzeptieren. Lass dir erklären, welche konkrete Leistung berechnet wird und auf welcher Grundlage sie umgelegt wird.

Gerade ältere Abrechnungsvorlagen werden nicht immer sauber an geänderte Regelungen angepasst.

Was nicht als Betriebskosten auf dich abgewälzt werden darf

Die wichtigste Abgrenzung verläuft zwischen laufenden Betriebskosten und Kosten, die der Vermieter für Verwaltung, Erhaltung oder Reparatur seines Eigentums trägt. Die Betriebskostenverordnung schließt Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich aus.

Ein typisches Beispiel ist eine Heizungsanlage. Die regelmäßige Wartung kann unter bestimmten Voraussetzungen Betriebskostencharakter haben. Wird dagegen eine defekte Pumpe ersetzt oder eine größere Reparatur durchgeführt, handelt es sich grundsätzlich nicht einfach um laufende Heizkosten. Ähnliches gilt beim Aufzug, bei Türen, Dach, Leitungen oder anderen Gebäudebestandteilen.

Auch klassische Verwaltungsarbeiten gehören nicht in deine Betriebskostenabrechnung. Der Aufwand für die Organisation und Verwaltung des Mietobjekts ist grundsätzlich Sache des Vermieters.

Eine hohe Rechnung eines Dienstleisters ist daher nicht automatisch umlagefähig. Du solltest immer fragen: Welche konkrete Leistung wurde erbracht?

Umlagefähig bedeutet noch nicht automatisch korrekt abgerechnet

Selbst wenn eine Kostenposition grundsätzlich zulässig ist, kann der für deine Wohnung berechnete Betrag falsch sein. Eine vollständige Prüfung umfasst deshalb mindestens drei Ebenen: die Kostenart, die tatsächliche Höhe der Gesamtkosten und die Verteilung auf die einzelnen Wohnungen.

Fehlt eine abweichende Vereinbarung, werden viele Betriebskosten grundsätzlich nach Wohnfläche verteilt. Kosten, deren Verbrauch oder Verursachung erfasst wird, müssen dagegen entsprechend berücksichtigt werden. Für Heiz- und Warmwasserkosten bestehen zusätzlich besondere Vorschriften.

Ein einfaches Beispiel zeigt die finanzielle Wirkung. Angenommen, für ein Gebäude fallen 4.800 Euro umlagefähige Kosten einer bestimmten Position an. Die Gesamtwohnfläche beträgt 800 Quadratmeter. Deine Wohnung hat 80 Quadratmeter. Bei einer reinen Verteilung nach Wohnfläche würden 10 Prozent und damit 480 Euro auf deine Wohnung entfallen.

Ist allerdings schon der Ausgangsbetrag von 4.800 Euro falsch, wurden nicht umlagefähige Leistungen eingerechnet oder beträgt deine tatsächliche Wohnfläche nur 75 Quadratmeter, verändert sich auch dein Anteil.

So prüfst du umlagefähige Kosten Schritt für Schritt

Bei einer längeren Nebenkostenabrechnung musst du nicht jede Zahl wahllos kontrollieren. Sinnvoller ist ein systematisches Vorgehen:

1. Vergleiche die Positionen mit deinem Mietvertrag. Prüfe, ob Betriebskosten vereinbart sind und ob ungewöhnliche sonstige Betriebskosten ausreichend benannt wurden.
2. Trenne laufende Kosten von Reparaturen und Verwaltung. Begriffe wie Reparatur, Instandsetzung, Erneuerung oder Verwaltung verdienen besondere Aufmerksamkeit.
3. Vergleiche mit der Vorjahresabrechnung. Große Sprünge bei einzelnen Positionen sind ein guter Ausgangspunkt für eine genauere Prüfung.
4. Kontrolliere den Verteilerschlüssel. Stimmen Gesamtfläche, deine Wohnfläche, Verbrauchswerte oder andere verwendete Bezugsgrößen?
5. Prüfe Mischpositionen besonders genau. Hausmeister, Wartungsverträge oder technische Dienstleistungen können umlagefähige und nicht umlagefähige Bestandteile gleichzeitig enthalten.
6. Fordere bei Bedarf Belege an. Vermieter müssen Mietern auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege ermöglichen. Nach geltender Rechtslage können Belege auch elektronisch bereitgestellt werden.

Gerade bei einer hohen Nachzahlung solltest du nicht ausschließlich kontrollieren, ob die Addition stimmt. Ein rechnerisch korrektes Endergebnis kann trotzdem auf Kosten beruhen, die ganz oder teilweise nicht auf dich hätten verteilt werden dürfen.

Wie du die komplette Abrechnung kontrollierst, zeigen wir dir im Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen.

Wann sich die Prüfung finanziell besonders lohnt

Je höher eine einzelne Position ist, desto größer ist naturgemäß das mögliche Einsparpotenzial. Besonders aufmerksam solltest du werden, wenn Hausmeisterkosten, Versicherungen, Gartenpflege, Gebäudereinigung oder technische Dienstleistungen gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen sind.

Auch neue Kostenarten verdienen Aufmerksamkeit. Taucht eine Position erstmals auf, solltest du klären, wodurch sie entstanden ist und ob dein Mietvertrag ihre Umlage überhaupt abdeckt. Bei „sonstigen Betriebskosten“ ist diese Kontrolle besonders relevant.

Eine Abweichung bedeutet allerdings nicht automatisch, dass die Abrechnung falsch ist. Gebühren können steigen, Dienstleistungen teurer werden und neue laufende Betriebskosten können tatsächlich entstehen. Dein Ziel sollte deshalb nicht sein, jede Erhöhung grundsätzlich anzuzweifeln, sondern ungewöhnliche Beträge nachvollziehen zu können.

Fristen bei der Nebenkostenabrechnung nicht übersehen

Wenn über Betriebskostenvorauszahlungen abgerechnet wird, muss der Vermieter grundsätzlich jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Nach Ablauf dieser Frist kann eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen sein, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.

Auch Mieter sollten nicht unbegrenzt warten. Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung müssen grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung mitgeteilt werden. Ausnahmen können bestehen, wenn der Mieter eine verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.

Du solltest eine auffällige Position deshalb nicht monatelang zur Seite legen. Je früher du Belege anforderst und konkrete Fragen stellst, desto leichter lassen sich Unklarheiten aufklären.

Mehr zu den zeitlichen Vorgaben findest du in unserem Ratgeber Abrechnungsfrist bei Nebenkosten.

Häufige Fragen zu umlagefähigen Kosten

Welche Nebenkosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen?

Grundsätzlich können laufende Betriebskosten umgelegt werden, wenn eine entsprechende Vereinbarung im Mietverhältnis besteht. Dazu zählen unter anderem Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heiz- und Warmwasserkosten, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinbeleuchtung, bestimmte Versicherungen, Aufzugskosten und unter bestimmten Voraussetzungen Hausmeisterkosten. Welche Positionen tatsächlich berechnet werden dürfen, hängt jedoch vom Mietvertrag und von der konkreten Leistung ab. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören grundsätzlich nicht dazu.

Sind Reparaturkosten über die Nebenkosten umlagefähig?

Grundsätzlich nein. Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung gehören nach der Betriebskostenverordnung nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Wenn beispielsweise ein defektes Bauteil der Heizungsanlage ausgetauscht, eine kaputte Tür repariert oder eine technische Anlage instand gesetzt wird, dürfen diese Ausgaben nicht einfach als laufende Nebenkosten auf die Mieter verteilt werden. Anders kann es bei regelmäßigen Wartungs-, Prüfungs- oder Pflegeleistungen aussehen. Deshalb solltest du bei Rechnungen genau unterscheiden, ob eine laufende Wartung oder eine konkrete Reparatur abgerechnet wurde.

Können Hausmeisterkosten vollständig auf die Mieter umgelegt werden?

Nicht zwangsläufig. Laufende Hausmeistertätigkeiten können grundsätzlich Betriebskosten sein. Übernimmt der Hausmeister jedoch zusätzlich Verwaltungs-, Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Erneuerungsarbeiten, dürfen die darauf entfallenden Kostenanteile nicht als umlagefähige Hauswartkosten angesetzt werden. Bei hohen Hausmeisterkosten lohnt es sich deshalb, die Tätigkeitsbeschreibung oder zugrunde liegenden Rechnungen beziehungsweise Verträge anzusehen. Außerdem sollten Leistungen nicht doppelt auftauchen, beispielsweise gleichzeitig vollständig beim Hausmeister und noch einmal als eigene Reinigungs- oder Gartenpflegeposition.

Ist die Grundsteuer auf Mieter umlagefähig?

Ja, die Grundsteuer gehört ausdrücklich zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks und ist in der Betriebskostenverordnung als Betriebskostenposition aufgeführt. Voraussetzung ist allerdings, dass die Betriebskosten wirksam auf den Mieter übertragen wurden. Bei Mehrfamilienhäusern wird der Gesamtbetrag anschließend nach dem maßgeblichen Verteilerschlüssel auf die Wohnungen verteilt. Deshalb solltest du bei einer auffälligen Grundsteuerposition sowohl den Gesamtbetrag als auch die Berechnung deines Anteils kontrollieren.

Muss ich Aufzugskosten zahlen, obwohl ich im Erdgeschoss wohne?

Dass du einen Aufzug persönlich kaum oder überhaupt nicht benutzt, bedeutet nicht automatisch, dass du keinerlei Aufzugskosten tragen musst. Maßgeblich sind unter anderem die mietvertragliche Vereinbarung und der angewendete Verteilerschlüssel. Umlagefähig können beispielsweise Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, bestimmte Prüfungen und Reinigung des Aufzugs sein. Reparaturen und Instandsetzungen gehören dagegen nicht einfach zu den laufenden Betriebskosten. Prüfe daher nicht nur die grundsätzliche Aufzugposition, sondern auch, welche einzelnen Leistungen darin enthalten sind.

Darf der Vermieter Kabel-TV weiterhin über die Nebenkosten abrechnen?

Die früher verbreitete Umlage monatlicher Kabelanschluss-Grundgebühren über die Betriebskosten ist seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr in der bisherigen Form möglich. Die Betriebskostenverordnung nennt solche Grundgebühren nur bis zum 30. Juni 2024. Bestimmte Betriebskosten technischer Verteilanlagen können weiterhin relevant sein; bei bestimmten Glasfasernetzen bestehen zudem spezielle gesetzliche Regelungen. Wenn eine aktuelle Abrechnung weiterhin eine klassische Kabel-TV-Grundgebühr enthält, solltest du deshalb genau prüfen, welche Leistung tatsächlich berechnet wird.

Was bedeutet „sonstige Betriebskosten“?

Die Betriebskostenverordnung enthält neben konkret benannten Positionen eine Auffangkategorie für sonstige Betriebskosten. Darunter können laufende Gebäudekosten fallen, die nicht bereits von den anderen Kostenarten erfasst werden. Das bedeutet aber nicht, dass der Vermieter beliebige zusätzliche Ausgaben unter diesem Begriff abrechnen darf. Gerade sonstige Betriebskosten müssen mietvertraglich ausreichend konkret vereinbart sein. Taucht eine ungewöhnliche Position auf, solltest du deshalb den Mietvertrag prüfen und dir erklären lassen, welche Leistung hinter der Bezeichnung steckt.

Was kann ich tun, wenn mir eine Kostenposition falsch vorkommt?

Prüfe zunächst die Bezeichnung, den Gesamtbetrag und den Verteilerschlüssel und vergleiche die Position mit dem Vorjahr. Anschließend solltest du deinen Mietvertrag heranziehen. Bleibt die Kostenart unklar oder erscheint der Betrag ungewöhnlich hoch, kannst du Belegeinsicht verlangen. Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die Unterlagen ermöglichen, auf denen die Abrechnung beruht. Einwendungen gegen eine Betriebskostenabrechnung müssen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang mitgeteilt werden. Bei größeren Streitbeträgen oder komplizierten rechtlichen Fragen kann zusätzlich eine individuelle Beratung sinnvoll sein.

Fazit: Umlagefähige Kosten immer in drei Schritten prüfen

Eine Nebenkostenposition ist nicht schon deshalb korrekt, weil sie nach einer typischen Betriebskostenart klingt. Zuerst muss es sich überhaupt um laufende Betriebskosten handeln. Danach ist zu prüfen, ob die Kosten nach Mietvertrag und gesetzlichen Regeln auf dich übertragen werden dürfen. Erst im dritten Schritt geht es darum, ob der konkrete Betrag und der verwendete Verteilerschlüssel stimmen. Besonders bei Hausmeisterkosten, Wartungsverträgen, Versicherungen, technischen Leistungen und sonstigen Betriebskosten können sich umlagefähige und nicht umlagefähige Bestandteile vermischen.

Bei einer hohen Nachzahlung lohnt sich diese Prüfung besonders. Vergleiche deine Abrechnung mit dem Vorjahr, kontrolliere ungewöhnlich hohe oder neue Positionen und fordere bei Bedarf die zugrunde liegenden Belege an. Schon eine einzige falsch eingeordnete größere Kostenposition kann deinen Anteil deutlich verändern. Wenn du die komplette Abrechnung systematisch durchgehen möchtest, hilft dir unser Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen beim nächsten Schritt.