Mieteinnahmen gehören in Deutschland grundsätzlich zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Für die Einkommensteuer zählt dabei nicht, wie viel Geld nach Kreditrate und sonstigen Zahlungen tatsächlich auf dem Konto übrig bleibt. Steuerlich wird eine eigene Rechnung aufgemacht: Von den Einnahmen aus der Vermietung werden die anerkannten Werbungskosten abgezogen.

Das führt zu einem wichtigen Unterschied. Ein Vermieter kann beispielsweise 12.000 Euro Kaltmiete im Jahr erhalten, aber wegen Zinsen, Abschreibung, Reparaturen und anderer Kosten nur 4.000 Euro steuerpflichtigen Überschuss erzielen. Umgekehrt kann die tatsächliche Liquidität deutlich niedriger sein als der steuerliche Überschuss, weil etwa die Tilgung eines Immobilienkredits zwar Geld kostet, steuerlich aber nicht als Werbungskosten abgezogen werden kann.

Wer seine Vermietung versteuern möchte, sollte deshalb drei Dinge sauber auseinanderhalten: Welche Zahlungen sind Einnahmen? Welche Ausgaben sind Werbungskosten? Und welche Kosten dürfen nicht sofort oder überhaupt nicht abgezogen werden?

Versteuert wird der Überschuss – nicht die gesamte Miete

Bei einer privaten Vermietung wird grundsätzlich der Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten ermittelt. Vereinfacht lautet die Rechnung:

steuerpflichtige Einnahmen – abzugsfähige Werbungskosten = Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

Ist das Ergebnis positiv, erhöht dieser Überschuss grundsätzlich das zu versteuernde Einkommen. Es gibt für private Mieteinnahmen keinen eigenen pauschalen Steuersatz wie etwa die Abgeltungsteuer bei bestimmten Kapitalerträgen. Die tatsächliche steuerliche Wirkung hängt deshalb von der gesamten persönlichen Einkommenssituation ab.

Ein einfaches Beispiel zeigt die Größenordnung. Eine vermietete Wohnung bringt monatlich 900 Euro Kaltmiete und 250 Euro Nebenkostenvorauszahlung. Im Jahr fließen damit zunächst 13.800 Euro ein. Dem stehen beispielsweise 2.400 Euro umlagefähige Betriebskosten, 3.200 Euro Kreditzinsen, 2.000 Euro Gebäudeabschreibung und weitere 700 Euro abzugsfähige Aufwendungen gegenüber.

Obwohl 13.800 Euro vom Mieter geflossen sind, werden in diesem vereinfachten Beispiel nicht 13.800 Euro als Überschuss versteuert. Nach Abzug der berücksichtigten Werbungskosten bleiben 5.500 Euro Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung.

Das Beispiel verdeutlicht zugleich, warum eine reine Betrachtung der Kaltmiete zu kurz greift. Auch vom Mieter gezahlte Nebenkosten können steuerlich Einnahmen darstellen. Die dazugehörigen Ausgaben können auf der anderen Seite als Werbungskosten berücksichtigt werden. Wirtschaftlich gleichen sich beide Positionen häufig weitgehend aus, in der Steuererklärung müssen sie dennoch korrekt erfasst werden.

Welche Einnahmen aus der Vermietung zählen?

Der offensichtlichste Bestandteil ist die vereinbarte Miete. Dazu gehören jedoch nicht nur die monatlichen Zahlungen für die eigentliche Nutzung der Wohnung. Auch weitere Entgelte können im Zusammenhang mit der Vermietung steuerlich relevant sein.

Typische Einnahmen sind beispielsweise die Kaltmiete, Vorauszahlungen des Mieters auf Betriebskosten und Nachzahlungen aus Nebenkostenabrechnungen. Wird zusätzlich eine Garage, ein Stellplatz, ein Kellerraum oder eine mitvermietete Einrichtung gegen Entgelt überlassen, gehören auch diese Zahlungen regelmäßig in die Betrachtung.

Bei einer möblierten Wohnung kann deshalb die gesamte vereinbarte Miete einschließlich des Möblierungsanteils relevant sein. Ähnliches gilt, wenn ein Vermieter neben der Wohnung einen Stellplatz gegen eine zusätzliche monatliche Zahlung überlässt.

Eine Besonderheit sind Betriebskosten. Angenommen, der Mieter zahlt jeden Monat 200 Euro Betriebskostenvorauszahlung. Das sind 2.400 Euro im Jahr. Diese Zahlungen verschwinden steuerlich nicht deshalb, weil der Vermieter das Geld später für Heizung, Wasser, Grundsteuer oder andere laufende Kosten verwendet. Auf der Einnahmenseite werden die Zahlungen berücksichtigt; auf der Ausgabenseite können die entsprechenden vermietungsbezogenen Aufwendungen als Werbungskosten gegenüberstehen.

Auch eine spätere Nachzahlung des Mieters aus der Betriebskostenabrechnung ist grundsätzlich zu berücksichtigen. Umgekehrt kann eine Rückzahlung an den Mieter die steuerliche Rechnung beeinflussen.

Eine Mietkaution ist nicht automatisch eine Einnahme

Bei einer normalen Mietkaution liegt die Situation anders. Solange der Vermieter die Kaution lediglich als Sicherheit hält und zur Rückzahlung verpflichtet bleibt, handelt es sich nicht um eine normale Mieteinnahme.

Steuerlich relevant kann es werden, wenn der Vermieter berechtigt auf die Kaution zugreift und sie beispielsweise zur Begleichung rückständiger Miete verwendet. Entscheidend ist dann, wofür der einbehaltene Betrag eingesetzt wird. Eine Kaution sollte deshalb buchhalterisch nicht einfach mit den laufenden Mieteinnahmen vermischt werden.

Wann müssen Mieteinnahmen versteuert werden?

Bei privaten Vermietungseinkünften ist grundsätzlich entscheidend, wann Geld tatsächlich zufließt beziehungsweise eine Ausgabe geleistet wird. Dieses sogenannte Zufluss- und Abflussprinzip kann besonders rund um den Jahreswechsel eine Rolle spielen.

Geht beispielsweise eine verspätete Mietzahlung für Dezember erst im Januar des folgenden Jahres ein, wird sie grundsätzlich erst im Jahr des tatsächlichen Zuflusses berücksichtigt. Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben rund um den Jahreswechsel gibt es allerdings eine Sonderregelung, wenn Zahlung und wirtschaftliche Zugehörigkeit zeitlich eng zusammenliegen.

Für die laufende Verwaltung ist deshalb eine objektbezogene Aufzeichnung sinnvoll. Wer Einnahmen und Ausgaben nur anhand des Mietvertrags rekonstruiert, übersieht schnell verspätete Zahlungen, Nebenkostennachzahlungen oder Ausgaben, die erst im folgenden Kalenderjahr vom Konto abgegangen sind.

Welche Kosten Vermieter als Werbungskosten absetzen können

Werbungskosten sind Aufwendungen, die mit der Erwerbung, Sicherung oder Erhaltung der Vermietungseinnahmen wirtschaftlich zusammenhängen. Bei Immobilien können dadurch zahlreiche Kosten berücksichtigt werden.

Besonders relevant sind regelmäßig Finanzierungskosten, laufende Bewirtschaftungskosten, Reparaturen und die Abschreibung des Gebäudes. Ob eine Ausgabe sofort vollständig abziehbar ist, über mehrere Jahre verteilt werden muss oder überhaupt nicht berücksichtigt werden kann, hängt jedoch von der Art der Ausgabe ab.

Gerade bei größeren Beträgen lohnt deshalb eine genaue Einordnung. Eine Handwerkerrechnung über 800 Euro für eine normale Reparatur ist steuerlich etwas anderes als eine umfangreiche Modernisierung unmittelbar nach dem Immobilienkauf.

Kreditzinsen sind absetzbar – die Tilgung nicht

Bei finanzierten Immobilien gehört dieser Unterschied zu den wichtigsten Steuerregeln. Wird ein Darlehen für eine vermietete Immobilie eingesetzt, können die damit wirtschaftlich zusammenhängenden Schuldzinsen grundsätzlich Werbungskosten sein.

Die Tilgung des Darlehens ist dagegen nicht als Werbungskosten abzugsfähig. Mit der Tilgung wird keine steuerliche Ausgabe im gleichen Sinn verursacht, sondern eine bestehende Schuld zurückgeführt.

Angenommen, die monatliche Kreditrate beträgt 1.000 Euro. Davon entfallen im betreffenden Jahr durchschnittlich 500 Euro auf Zinsen und 500 Euro auf Tilgung. Der Vermieter zahlt somit 12.000 Euro an die Bank. Als laufende Finanzierungskosten sind in diesem vereinfachten Beispiel jedoch nur 6.000 Euro Zinsen relevant, nicht die gesamten 12.000 Euro.

Das kann zu einer überraschenden Situation führen: Die steuerpflichtigen Vermietungseinkünfte können höher sein als der Betrag, der dem Eigentümer tatsächlich zur freien Verfügung bleibt. Wer eine vermietete Immobilie finanziert, sollte deshalb Steuerergebnis und Cashflow getrennt betrachten.

Neben den laufenden Zinsen können je nach Fall weitere Finanzierungskosten mit der Vermietung zusammenhängen. Dazu können etwa bestimmte Kosten für die Darlehenssicherung gehören. Entscheidend bleibt der nachweisbare wirtschaftliche Zusammenhang mit der vermieteten Immobilie.

Laufende Kosten können die Vermietungseinkünfte mindern

Viele typische Eigentümerkosten lassen sich steuerlich berücksichtigen, wenn sie mit dem vermieteten Objekt zusammenhängen. Dazu gehören beispielsweise Grundsteuer, bestimmte Versicherungen, Verwaltungskosten sowie zahlreiche Bewirtschaftungskosten.

Auch Kosten, die auf den Mieter umgelegt werden, können auf Vermieterseite Werbungskosten darstellen. Das wirkt zunächst widersprüchlich, ist aber folgerichtig: Die Umlage des Mieters erscheint als Einnahme, die Zahlung des Vermieters als Ausgabe.

Bei einer Eigentumswohnung kommen zusätzlich Zahlungen im Zusammenhang mit der Wohnungseigentümergemeinschaft ins Spiel. Hier muss allerdings genauer hingesehen werden. Nicht jede Überweisung des Eigentümers an die Gemeinschaft führt im selben Moment zu einem steuerlichen Abzug.

Die Erhaltungsrücklage ist ein wichtiger Sonderfall

Eigentümer einer vermieteten Eigentumswohnung zahlen häufig monatlich einen Anteil in die Erhaltungsrücklage der Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese Zahlung sollte steuerlich nicht wie eine gewöhnliche sofort abzugsfähige Verwaltungsausgabe behandelt werden.

Relevant wird die Rücklage grundsätzlich erst, wenn Mittel tatsächlich für entsprechende Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum verwendet werden und die steuerlichen Voraussetzungen für einen Abzug vorliegen. Wer lediglich die gesamten Hausgeldzahlungen eines Jahres als Werbungskosten übernimmt, kann seine Vermietungskosten deshalb falsch erfassen.

Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft ist für vermietete Eigentumswohnungen besonders wichtig. Sie hilft dabei, umlagefähige Kosten, nicht umlagefähige laufende Aufwendungen und Zuführungen beziehungsweise Verwendungen der Rücklage auseinanderzuhalten.

Reparatur, Renovierung oder Herstellungskosten: Der Unterschied entscheidet über den Zeitpunkt des Abzugs

Eine der steuerlich wichtigsten Fragen bei vermieteten Immobilien lautet, ob eine Baumaßnahme als sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand behandelt werden kann oder zu den Anschaffungs- beziehungsweise Herstellungskosten gehört.

Eine typische Reparatur dient dazu, einen bestehenden Zustand zu erhalten oder wiederherzustellen. Je nach konkretem Fall können etwa Reparaturen an Heizung, Dach, Fenstern, Sanitäranlagen oder Elektrik darunterfallen. Solche Aufwendungen können bei einer vermieteten Immobilie häufig als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Anders sieht es aus, wenn durch eine Maßnahme etwas Neues geschaffen, ein Gebäude erweitert oder die steuerliche Behandlung aus anderen Gründen den Herstellungskosten zugeordnet wird. Solche Beträge werden nicht einfach vollständig im Zahlungsjahr abgezogen. Sie erhöhen regelmäßig die Bemessungsgrundlage, von der über die Abschreibung verteilt steuerliche Beträge berücksichtigt werden.

Deshalb kann dieselbe Investitionssumme steuerlich völlig unterschiedliche Auswirkungen haben. 15.000 Euro sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand können das steuerliche Ergebnis eines Jahres erheblich reduzieren. Werden dieselben 15.000 Euro dagegen den Herstellungskosten zugerechnet, verteilt sich die steuerliche Wirkung über die maßgebliche Abschreibungsdauer.

Vorsicht mit Renovierungen in den ersten drei Jahren nach dem Kauf

Besonders genau sollten Käufer einer vermieteten Immobilie größere Renovierungsprogramme in den ersten drei Jahren nach der Anschaffung planen. Hier greift die Regel zu den anschaffungsnahen Herstellungskosten.

Übersteigen die Aufwendungen für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung des Gebäudes – ohne Umsatzsteuer gerechnet – insgesamt 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes, werden die betreffenden Aufwendungen grundsätzlich als anschaffungsnahe Herstellungskosten behandelt. Nicht in diese Regel fallen insbesondere Erweiterungen sowie Erhaltungsarbeiten, die jährlich üblicherweise anfallen.

Wichtig ist dabei, dass sich die 15-Prozent-Grenze auf die Anschaffungskosten des Gebäudes bezieht, nicht einfach auf den gesamten Kaufpreis einschließlich Grund und Boden.

Ein vereinfachtes Beispiel: Von einem Immobilienkaufpreis entfallen 240.000 Euro auf das Gebäude. 15 Prozent davon entsprechen 36.000 Euro. Werden innerhalb des maßgeblichen Dreijahreszeitraums beispielsweise 42.000 Euro netto für erfasste Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen ausgegeben, kann die Grenze überschritten sein. Dann lassen sich diese Aufwendungen nicht einfach vollständig als laufende Werbungskosten des jeweiligen Jahres behandeln.

Gerade bei sanierungsbedürftigen Kapitalanlageimmobilien kann diese Regel die Steuerplanung erheblich verändern. Vor umfangreichen Arbeiten kurz nach dem Kauf sollte deshalb nicht nur das Renovierungsbudget, sondern auch die steuerliche Einordnung geprüft werden.

Die Abschreibung kann jedes Jahr einen erheblichen Betrag ausmachen

Ein vermietetes Gebäude verliert steuerlich über die Zeit an Wert. Dieser Wertverzehr wird über die Absetzung für Abnutzung (AfA) berücksichtigt. Sie zählt zu den wichtigsten Werbungskosten einer langfristig vermieteten Immobilie.

Abgeschrieben wird allerdings grundsätzlich nur der auf das Gebäude entfallende Anteil der maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Grund und Boden wird nicht abgeschrieben, weil er steuerlich nicht als abnutzbares Wirtschaftsgut behandelt wird.

Beim Immobilienkauf muss der Gesamtaufwand deshalb zwischen Grundstück und Gebäude aufgeteilt werden. Neben dem eigentlichen Kaufpreis können dabei auch bestimmte Anschaffungsnebenkosten in die Berechnung einfließen. Eine sachgerechte Kaufpreisaufteilung ist damit keine Nebensache: Ein höherer nachvollziehbarer Gebäudeanteil kann die jährliche AfA erhöhen, während der Bodenanteil nicht abgeschrieben wird.

Für die lineare Gebäude-AfA gelten je nach Fertigstellungszeitpunkt unterschiedliche gesetzliche Sätze. Bei Gebäuden, die nach dem 31. Dezember 2022 fertiggestellt wurden, beträgt die lineare AfA grundsätzlich 3 Prozent jährlich. Für viele vor 2023 und nach 1924 fertiggestellte Gebäude beträgt sie grundsätzlich 2 Prozent; für Gebäude mit Fertigstellung vor 1925 grundsätzlich 2,5 Prozent. Daneben bestehen Sonderregelungen und unter bestimmten Voraussetzungen weitere Abschreibungsmöglichkeiten.

Ein Beispiel: Auf das Gebäude entfallen maßgebliche Anschaffungskosten von 250.000 Euro und es gilt ein linearer AfA-Satz von 2 Prozent. Daraus ergeben sich rechnerisch 5.000 Euro Gebäude-AfA pro vollem Jahr. Dieser Betrag kann das steuerliche Vermietungsergebnis mindern, obwohl dafür im jeweiligen Jahr keine erneute Zahlung von 5.000 Euro erfolgt.

Die AfA zeigt damit das Gegenstück zur Kredittilgung: Eine Tilgung belastet das Bankkonto, ist aber nicht als laufende Werbungskosten abziehbar. Die Abschreibung belastet das Bankkonto im laufenden Jahr dagegen nicht, kann aber das steuerliche Ergebnis reduzieren.

Kaufnebenkosten sind nicht automatisch sofort Werbungskosten

Wer eine Immobilie zur Vermietung kauft, zahlt neben dem Kaufpreis häufig erhebliche Nebenkosten. Dazu können beispielsweise Grunderwerbsteuer, Notar- und Grundbuchkosten für den Eigentumserwerb sowie eine Maklerprovision gehören.

Solche Erwerbsnebenkosten werden grundsätzlich nicht einfach im Kaufjahr vollständig als Werbungskosten abgezogen. Soweit sie Anschaffungskosten darstellen, werden sie dem erworbenen Wirtschaftsgut zugerechnet. Der auf das Gebäude entfallende Anteil kann sich dadurch über die AfA steuerlich auswirken; der auf Grund und Boden entfallende Anteil ist nicht über die normale Gebäude-AfA abschreibbar.

Davon zu unterscheiden sind Kosten, die unmittelbar mit der Finanzierung oder der Vermietung zusammenhängen. Die steuerliche Zuordnung hängt deshalb nicht allein davon ab, dass eine Rechnung beim Immobilienkauf entstanden ist, sondern davon, wofür die konkrete Leistung erbracht wurde.

Was bei teilweise selbst genutzten Immobilien gilt

Wird ein Gebäude nur teilweise vermietet und teilweise selbst genutzt, können die Kosten nicht automatisch vollständig der Vermietung zugerechnet werden.

Direkt zuordenbare Ausgaben lassen sich dem jeweiligen Gebäudeteil zurechnen. Betrifft beispielsweise eine Reparatur ausschließlich die vermietete Wohnung, besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit der Vermietung. Betrifft eine Ausgabe dagegen das gesamte Gebäude, muss häufig eine sachgerechte Aufteilung vorgenommen werden.

Das betrifft auch Finanzierungskosten. Bei gemischt genutzten Immobilien kann entscheidend sein, welcher Darlehensteil tatsächlich dem vermieteten Bereich zuzuordnen ist. Eine saubere Finanzierung und Dokumentation bereits beim Kauf kann spätere Abgrenzungsprobleme vermeiden.

Dasselbe Prinzip gilt für die Abschreibung. Nur der vermietete beziehungsweise zur Einkünfteerzielung verwendete Gebäudeteil kann im Rahmen der Vermietung berücksichtigt werden.

Verbilligte Vermietung an Angehörige kann den Kostenabzug begrenzen

Eltern vermieten eine Wohnung günstig an ihre Kinder, Eigentümer überlassen Angehörigen Wohnraum unterhalb der üblichen Miete oder innerhalb einer Familie wird bewusst nur eine geringe Miete verlangt. Steuerlich kann das Folgen haben.

Bei einer auf Dauer angelegten Wohnungsvermietung gilt die Vermietung bei einem Entgelt von mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Marktmiete grundsätzlich als entgeltlich. Die Werbungskosten können dann grundsätzlich vollständig berücksichtigt werden, sofern die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind.

Liegt das Entgelt unter 50 Prozent der ortsüblichen Marktmiete, wird die Nutzungsüberlassung steuerlich in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufgeteilt. Werbungskosten können dann nicht ohne Weiteres vollständig der steuerpflichtigen Vermietung zugerechnet werden.

Besonders aufmerksam muss der Bereich zwischen 50 und weniger als 66 Prozent betrachtet werden. Hier kann für den vollständigen Werbungskostenabzug eine Prüfung der Einkünfteerzielungsabsicht anhand einer Totalüberschussprognose erforderlich sein.

Wer günstig an Angehörige vermietet, sollte deshalb nicht nur die vereinbarte Kaltmiete betrachten. Für die steuerliche Prüfung ist die maßgebliche ortsübliche Miete korrekt zu bestimmen. Außerdem sollte das Mietverhältnis tatsächlich wie vereinbart durchgeführt werden: mit nachvollziehbarem Mietvertrag, regelmäßigen Zahlungen und einer klaren Nebenkostenregelung.

Leerstand bedeutet nicht automatisch, dass Werbungskosten verloren gehen

Eine Wohnung kann zeitweise leer stehen, obwohl sie weiterhin vermietet werden soll. Während eines solchen Leerstands entstehen möglicherweise Kreditzinsen, Grundsteuer, Versicherungsbeiträge, Heizkosten oder andere Aufwendungen.

Ein Leerstand führt nicht automatisch dazu, dass sämtliche Werbungskosten entfallen. Entscheidend ist insbesondere, ob weiterhin eine ernsthafte Absicht besteht, mit dem Objekt Vermietungseinkünfte zu erzielen.

Praktisch gewinnt deshalb die Dokumentation an Bedeutung. Inserate, Makleraufträge, Korrespondenz mit Interessenten und andere nachweisbare Vermietungsbemühungen können zeigen, dass der Leerstand nicht auf einer Aufgabe der Vermietungsabsicht beruht.

Problematischer wird es, wenn eine Wohnung über längere Zeit nicht angeboten wird, eine Eigennutzung vorbereitet wird oder Bedingungen gestellt werden, unter denen eine Vermietung tatsächlich kaum erreichbar erscheint. Die steuerliche Beurteilung hängt dann stärker vom konkreten Einzelfall ab.

Ein steuerlicher Verlust ist möglich

Sind die anerkannten Werbungskosten höher als die Einnahmen, können aus der Vermietung negative Einkünfte entstehen. Das ist beispielsweise in Jahren mit hohen Reparaturkosten oder Finanzierungskosten möglich.

Ein Beispiel: Ein Vermieter erzielt 12.000 Euro relevante Einnahmen. Die abzugsfähigen Werbungskosten betragen aufgrund einer größeren Reparatur insgesamt 17.000 Euro. Rechnerisch entstehen negative Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung von 5.000 Euro.

Solche Verluste können sich grundsätzlich auf das gesamte steuerliche Ergebnis auswirken. Das bedeutet allerdings nicht, dass jede dauerhaft verlustreiche Vermietung automatisch steuerlich anerkannt wird. Je nach Art und Gestaltung der Vermietung kann die Einkünfteerzielungsabsicht eine Rolle spielen.

Besonders bei Sonderkonstellationen – etwa verbilligter Vermietung, Ferienimmobilien mit Eigennutzung oder langem Leerstand – ist deshalb eine individuelle Prüfung sinnvoll.

Steuerlicher Gewinn und tatsächlicher Cashflow können weit auseinanderliegen

Für Immobilienbesitzer ist eine zweite Rechnung neben der Steuererklärung besonders hilfreich. Die steuerliche Überschussrechnung zeigt, welcher Betrag für die Einkommensteuer relevant ist. Die Cashflow-Rechnung zeigt dagegen, wie viel Geld die Immobilie tatsächlich einnimmt oder verbraucht.

Angenommen, eine Wohnung erzielt 12.000 Euro Kaltmiete. Es entstehen 3.000 Euro nicht vom Mieter getragene laufende Ausgaben, 4.000 Euro Kreditzinsen und 5.000 Euro Kredittilgung. Zusätzlich beträgt die steuerliche Gebäude-AfA 4.000 Euro.

Vereinfacht ergibt sich steuerlich:

12.000 Euro Einnahmen
− 3.000 Euro laufende Werbungskosten
− 4.000 Euro Zinsen
− 4.000 Euro AfA
= 1.000 Euro steuerlicher Überschuss

Beim tatsächlichen Geldfluss sieht es anders aus:

12.000 Euro Einnahmen
− 3.000 Euro laufende Ausgaben
− 4.000 Euro Zinsen
− 5.000 Euro Tilgung
= 0 Euro Cashflow vor Steuer

Die Immobilie erzeugt in diesem Beispiel also einen steuerpflichtigen Überschuss, obwohl vor Steuer kein freier Geldüberschuss verbleibt. Gleichzeitig wurden durch die Tilgung 5.000 Euro Schulden abgebaut. Für die wirtschaftliche Bewertung einer vermieteten Immobilie sollten daher mindestens Steuerergebnis, Liquidität und Vermögensentwicklung getrennt betrachtet werden.

Diese Unterlagen sollten Vermieter systematisch aufbewahren

Eine ordentliche Dokumentation spart nicht nur Arbeit bei der Steuererklärung. Sie verhindert auch, dass abzugsfähige Kosten vergessen oder Einnahmen falsch zugeordnet werden.

Sinnvoll ist eine objektbezogene Ablage. Besonders wichtig sind Mietverträge, Kontoauszüge beziehungsweise Zahlungsnachweise, Betriebskostenabrechnungen, Hausgeld- und WEG-Abrechnungen, Kreditunterlagen, Zinsbescheinigungen, Handwerkerrechnungen, Versicherungsunterlagen sowie Belege zu Verwaltung und sonstigen vermietungsbezogenen Ausgaben.

Bei gekauften Immobilien sollten zusätzlich Kaufvertrag und Belege über die Anschaffungsnebenkosten dauerhaft verfügbar sein. Sie können für die Ermittlung der Abschreibungsgrundlage noch viele Jahre später relevant sein.

Bei größeren Modernisierungen lohnt sich eine besonders genaue Dokumentation der einzelnen Maßnahmen und Rechnungen. Das erleichtert die Abgrenzung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten und hilft dabei, die 15-Prozent-Grenze für anschaffungsnahe Herstellungskosten im Blick zu behalten.

Häufige Fehler beim Versteuern einer Vermietung

Einer der häufigsten Denkfehler besteht darin, die komplette Kreditrate als Kosten anzusehen. Wirtschaftlich ist die Rate natürlich eine Belastung. Steuerlich muss aber zwischen Zins und Tilgung getrennt werden.

Ein weiterer Fehler entsteht bei Nebenkosten. Manche Vermieter berücksichtigen nur die Kaltmiete als Einnahme, obwohl auch vereinnahmte Betriebskostenvorauszahlungen und Nachzahlungen in die steuerliche Rechnung gehören können. Die entsprechenden Kosten werden anschließend auf der Ausgabenseite berücksichtigt.

Bei Eigentumswohnungen kann die Erhaltungsrücklage zur Stolperfalle werden. Wer sämtliche Hausgeldzahlungen ungeprüft als Werbungskosten übernimmt, kann Beträge zu früh berücksichtigen.

Besonders teuer kann schließlich eine falsche Behandlung größerer Renovierungen werden. Nicht jede Handwerkerrechnung ist automatisch sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand. Das gilt insbesondere bei umfangreichen Maßnahmen unmittelbar nach dem Kauf. Hier kann die Grenze für anschaffungsnahe Herstellungskosten dazu führen, dass sich die steuerliche Berücksichtigung über viele Jahre verteilt.

So lässt sich die Vermietung für die Steuer sauber vorbereiten

Für eine einzelne vermietete Wohnung braucht es keine komplizierte Buchhaltung wie bei einem großen Unternehmen. Eine konsequente Systematik macht die jährliche Steuererklärung jedoch erheblich einfacher.

1. Alle Einnahmen erfassen. Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlungen, Nachzahlungen und sonstige vermietungsbezogene Entgelte getrennt dokumentieren.
2. Kosten nach Arten sortieren. Finanzierung, laufende Bewirtschaftung, Verwaltung, Versicherungen, Reparaturen und sonstige Aufwendungen nicht vermischen.
3. Zins und Tilgung trennen. Für die Steuer ist diese Aufteilung entscheidend.
4. Hausgeldabrechnungen prüfen. Bei Eigentumswohnungen umlagefähige Kosten, nicht umlagefähige Kosten und Erhaltungsrücklage unterscheiden.
5. Renovierungen gesondert dokumentieren. Vor allem in den ersten drei Jahren nach dem Immobilienkauf die Gesamthöhe der relevanten Maßnahmen überwachen.
6. AfA jährlich berücksichtigen. Gebäudeanteil und Abschreibungsgrundlage sauber dokumentieren.
7. Steuer und Cashflow getrennt rechnen. Nur so lässt sich erkennen, wie profitabel und wie liquide die Vermietung tatsächlich ist.

Bei einer einfachen, langfristig vermieteten Wohnung lassen sich viele Positionen mit dieser Struktur gut nachvollziehen. Bei größeren Sanierungen, gemischt genutzten Gebäuden, Vermietung an Angehörige, Ferienwohnungen, ausländischen Immobilien oder komplizierten Finanzierungen können individuelle Besonderheiten die steuerliche Beurteilung verändern.

Fazit: Bei der Vermietung zählt die Differenz zwischen Einnahmen und Werbungskosten

Wer eine Immobilie vermietet, versteuert grundsätzlich nicht einfach seine Kaltmiete. Maßgeblich sind die steuerlich relevanten Einnahmen abzüglich der anerkannten Werbungskosten. Dadurch können Zinsen, laufende Objektkosten, Reparaturen und insbesondere die Gebäudeabschreibung den steuerpflichtigen Überschuss erheblich reduzieren.

Die entscheidenden Fehler entstehen häufig dort, wo Steuerrecht und tatsächlicher Geldfluss voneinander abweichen. Kreditzinsen können abzugsfähig sein, die Tilgung dagegen nicht. Die AfA kann steuerlich Kosten erzeugen, obwohl im betreffenden Jahr kein Geld abfließt. Nebenkostenvorauszahlungen können Einnahmen sein, während die dazugehörigen Zahlungen gleichzeitig Werbungskosten darstellen.

Wer Einnahmen, laufende Kosten, Finanzierung, Renovierungen und Abschreibung von Anfang an getrennt dokumentiert, hat deshalb nicht nur weniger Arbeit bei der Steuererklärung. Er erhält zugleich ein wesentlich klareres Bild davon, was seine vermietete Immobilie tatsächlich erwirtschaftet.

Häufige Fragen zur Besteuerung von Vermietungseinkünften

Bei der Vermietung tauchen besonders häufig Fragen zu einzelnen Zahlungen und Kosten auf. Entscheidend ist fast immer, ob eine Zahlung wirtschaftlich mit der Erzielung von Vermietungseinnahmen zusammenhängt und ob sie sofort oder nur über einen längeren Zeitraum steuerlich berücksichtigt werden darf.

Muss ich die komplette Miete versteuern?

Nein. Bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung wird grundsätzlich der Überschuss der steuerlich relevanten Einnahmen über die abzugsfähigen Werbungskosten ermittelt. Erst dieser Betrag fließt in die weitere Einkommensteuerberechnung ein.

Gehören Nebenkostenvorauszahlungen zu den Mieteinnahmen?

Vereinnahmte Betriebskostenvorauszahlungen gehören grundsätzlich zu den Einnahmen aus der Vermietung. Die vom Vermieter bezahlten entsprechenden Betriebskosten können auf der anderen Seite Werbungskosten darstellen.

Kann ich meine komplette Kreditrate absetzen?

Nein. Bei einem für die vermietete Immobilie verwendeten Darlehen können grundsätzlich die wirtschaftlich zugehörigen Schuldzinsen als Werbungskosten berücksichtigt werden. Die Tilgung des Darlehens ist dagegen nicht als Werbungskosten abziehbar.

Kann ich Renovierungskosten sofort absetzen?

Das hängt von der Maßnahme ab. Normaler Erhaltungsaufwand kann häufig unmittelbar als Werbungskosten berücksichtigt werden. Bei Herstellungskosten oder anschaffungsnahen Herstellungskosten erfolgt die steuerliche Berücksichtigung dagegen grundsätzlich über die Abschreibung. Gerade größere Renovierungen innerhalb der ersten drei Jahre nach dem Kauf müssen deshalb genau geprüft werden.

Kann ich den Kaufpreis einer vermieteten Wohnung absetzen?

Nicht auf einmal. Der auf das Gebäude entfallende Teil der maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten kann grundsätzlich über die AfA berücksichtigt werden. Grund und Boden ist dagegen nicht über die normale Gebäude-AfA abschreibbar.

Was passiert, wenn meine Kosten höher sind als die Mieteinnahmen?

Dann können negative Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung entstehen. Diese können sich grundsätzlich auf die Einkommensteuer auswirken. In besonderen Konstellationen kann allerdings geprüft werden, ob tatsächlich eine steuerlich anzuerkennende Einkünfteerzielungsabsicht besteht.

Kann ich Kosten während eines Leerstands absetzen?

Das kann möglich sein, wenn die Immobilie weiterhin ernsthaft zur Vermietung bestimmt ist. Nachweisbare Vermietungsbemühungen sind bei längerem Leerstand deshalb wichtig. Wird die Vermietungsabsicht aufgegeben, kann sich die steuerliche Behandlung ändern.

Was gilt, wenn ich günstig an mein Kind oder andere Angehörige vermiete?

Bei einer auf Dauer angelegten Wohnungsvermietung gilt die Vermietung ab mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Marktmiete grundsätzlich als entgeltlich. Unter 50 Prozent erfolgt eine Aufteilung in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil. Im Bereich von 50 bis unter 66 Prozent kann für den vollständigen Werbungskostenabzug eine Totalüberschussprognose erforderlich sein.